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Piensa en tres cosas que quieres que sucedan como resultado del evento. Estos pueden ser objetivos financieros, objetivos sociales y objetivos personales. tu tienes el control. 
Asegúrese de mantener informados a los miembros de su equipo sobre sus planes. Si otros saben cuál es el objetivo, pueden ayudarlo mejor y estarán más motivados para trabajar con usted hacia su objetivo. Si no puede reclutar voluntarios, contrate personas. La ubicación donde organiza su evento probablemente pueda ayudarlo con eso. 
Busque maneras de mantener sus costos bajos. Por ejemplo, una ubicación más económica, o encargarte tú mismo de la decoración. Una simple reunión bien organizada deja más huella que una fiesta grandiosa que resulta ser un fracaso. 
Toma el calendario y piensa en quién es tu audiencia. ¿Se dirige a las mamás y papás que se quedan en casa?? Entonces una mañana de lunes a viernes es una buena opción. ¿Estás apuntando a los estudiantes?? A continuación, elija un lugar al que se pueda acceder fácilmente en tren o en bicicleta. Algunas ubicaciones deben reservarse con mucha anticipación. Una vez que sepa dónde desea realizar su evento, comuníquese con esa ubicación y pregunte si están disponibles en la fecha que desea. Arregle esto tan pronto como sea posible; las ubicaciones populares están completas con meses de anticipación. 
Es importante revisar la lista completa con el equipo y ver lo que aún te falta. ¿Qué problemas prácticos puede encontrar y cómo puede resolverlos por adelantado?? 
Piensa en otras formas de promocionar tu evento. Correo electrónico? Volantes? redes sociales? Piense en cómo puede alentar a las personas a asistir a su evento y cómo puede mantenerlas allí durante el evento. 
Crear una línea de tiempo para cada actividad. Cuándo comienza y termina la actividad, a quién se necesita para qué momento, qué atributos necesita y cuándo para qué actividad. De esta manera, su resumen de actividades se convierte gradualmente en un guión completo. 
Revise la planificación en detalle con su equipo y sus voluntarios. esta todo bien? ¿Dónde hay todavía cuellos de botella en la planificación y cómo los resuelven juntos?? Asegurarse de que no haya problemas dentro del equipo. No todos tienen que ser los mejores amigos de los demás, pero asegúrese de que las personas puedan trabajar bien juntas. 
Es importante que los visitantes del evento se sientan bienvenidos. Tenga un comité de recepción de una o dos personas que den la bienvenida a todos en la entrada y puedan responder las preguntas de los visitantes. 
Qué redes sociales son buenas para usar depende de quién es su público objetivo. Snapchat y Weibo para jóvenes, Instagram para jóvenes mayores, Twitter para personas de treinta y cuarenta años, LinkedIn para trabajadores (en su mayoría con educación superior). 
Asegúrese de guardar todos los recibos y facturas. Los vas a necesitar todos. Cuanto más claramente realice un seguimiento de esto desde el principio, más fácil será encontrar ciertas facturas y hacer la contabilidad más adelante. 
Piense en quién es su grupo objetivo y elija los medios que coincidan. Arriba ya hemos hablado de varias redes sociales. Lo mismo se aplica a los medios impresos: averigüe qué periódicos o revistas lee su grupo objetivo y publíquese en ellos. 
Tómate tu tiempo para esto. No dejes de pensar en cosas hasta que hayas encontrado al menos cinco cosas en las que no habías pensado antes. Bolígrafos, botiquines, alargaderas, rotafolios, percheros, etc. 
Pide comida y bebida a tiempo, o haz que te la preparen en el momento (no olvides el café, y la leche, el azúcar, los edulcorantes, las cucharas y las galletas). Si hay comida para los visitantes durante su evento (bocadillos o una comida), asegúrese de tener en cuenta los requisitos dietéticos (vegetariano, por ejemplo, pero sin gluten también es popular en estos días). Compruebe si hay suficientes mesas, sillas, micrófonos, proyectores, podios, etc. Proporcionar equipo adicional si es necesario. 
Supongamos que el catering no está presente a la hora acordada. Que estas haciendo entonces? Vas a tu lista súper útil en tu teléfono y los llamas. Oh, pensaron que vendrías a recoger esos 100 kilos de carne de barbacoa tú mismo? ay porque no. Le das la dirección a Tim, él se sube al auto y lo arregla. Se ha evitado una crisis. Y para la próxima ya sabes que tienes que concertar otro catering, o al menos hacer acuerdos más claros. 
Hable con su contacto de ubicación. Conocen la ubicación mejor que nadie. ¿Hay cosas que deberías tener en cuenta?? Volumen de la música o una hora de cierre prescrita, por ejemplo? 
Incluso si nadie tiene más preguntas, verifica si todos saben qué hacer. Vea si la colaboración sigue funcionando bien y arréglela si no es así. 
Llame o envíe un mensaje a los invitados VIP para recordarles que los esperan. Notarás que algunos de ellos ya lo habían olvidado. 
Compruebe si tiene suficientes voluntarios. No importa cuán leal sea tu equipo, alguien siempre puede enfermarse. Organizar el reemplazo si es necesario. 
Puede hacer esto para todos los visitantes, o solo para los invitados principales y sus voluntarios. 
Si realmente quieres ser súper organizado, puedes hacer un guión para todos los oradores y voluntarios. En él pones la información que es relevante para los ponentes o los voluntarios. Para los voluntarios, esto puede ser, por ejemplo, una descripción general de cuándo se necesita qué equipo y dónde, o un protocolo de limpieza. 
Si los miembros de su equipo tienen artículos en casa que deben llevar consigo, recuérdeles eso. Sería una pena que solo te enteraras durante el evento de que los 12.000 vasos de papel para café todavía están en algún lugar en un ático. 
Una pancarta en la entrada ayuda a dejar claro a los visitantes a dónde ir. También asegúrese de que el estacionamiento esté bien marcado. Crear un mostrador de recepción. Asegúrese de que los oradores y visitantes tengan claro dónde pueden informar. Arriba ya hemos hablado de un comité de bienvenida; asegúrese de que uno o más de los miembros de su equipo estén listos para recibir a los visitantes. enciende la musica. Especialmente si es un poco tranquilo al principio, la música ayuda a evitar silencios incómodos. 
Si quieres hacerlo aún mejor, contrata a un fotógrafo profesional. Ya tienes suficiente que hacer, y no importa lo bueno que sea tu iPhone o Samsung, un fotógrafo profesional toma fotos aún mejores. 
También puede dar a sus visitantes un enlace a una encuesta en línea con la que pueden dar su opinión. Si sus asistentes le informan lo que les gustó y lo que no les gustó del evento, puede organizar un evento aún mejor la próxima vez. 
Comprueba que tus visitantes no han dejado nada atrás. Si se olvidan objetos de valor, infórmele al lugar que se los llevará con usted para que pueda devolverlos cuando el propietario informe. Si algo se dañó durante el evento, informe a su persona de contacto en el lugar. Se enterarán de todos modos, y entonces será mejor que seas abierto al respecto de inmediato. Limpiar los residuos lo mejor posible. En cualquier caso, asegúrese de que todos los desechos estén en botes de basura o bolsas de basura. Luego, la ubicación puede eliminar los desechos. 
Agradecer a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. no hubiera sido posible sin ellos. completar la contabilidad. Hazlo lo antes posible. Cuanto antes acabes con esto, mejor. Organiza una fiesta de agradecimiento para tus voluntarios y patrocinadores. Quiere que se sientan apreciados y quiere que sepan lo importantes que son. Devolver materiales alquilados. Envía un mensaje a los invitados VIP sobre cuánto aprecias que asistan. Publica las mejores fotos en la web del evento. 
Si recibe comentarios, actúe en consecuencia. Si no recibe comentarios de los asistentes, pregunte a los miembros de su equipo qué pensaron del evento y la colaboración. Determine qué puede hacer usted mismo, qué pueden hacer los miembros de su equipo y para qué necesita la ayuda de otros. Si puede contratar a otros depende de cuánto necesite su ayuda y cuál sea su presupuesto. Sonrisa. Verse feliz hace maravillas. Te sientes mejor y los miembros de tu equipo hacen un esfuerzo adicional. Haga que las personas de su equipo sean responsables de lo siguiente: patrocinadores visitantes Invitados VIP y ponentes Diseño de logotipo, eslogan, sitio web Premios, certificados, bolsas de visitantes, regalos de despedida Transporte, restauración, ubicación Prensa y promoción Si otros le ofrecen su ayuda (manos, cosas o dinero), responda de inmediato y agradézcales sinceramente. Cosas a tener en cuenta al elegir una ubicación y negociar el precio: Capacidad Opciones de comida y bebida Horas (cuándo puede comenzar el evento, si hay una hora de finalización fija, puede configurar las cosas el día anterior) Luz (especialmente importante si tu evento es de noche) Qué equipo está presente (micrófonos, pantallas de proyección, amplificadores, etc.) Muebles (mesas, sillas, manteles) ¿Está permitida la música? Accesibilidad Disponibilidad de espacios extra para la organización, vestuarios, etc Costos totales La planificación es necesaria. Usted discute la planificación y la determina con su equipo. apégate a ello. Durante el evento, tenga miembros del equipo responsables de: Coordinación general Recepción de ponentes Comida y bebida Actividades escénicas Presidente del día / presentación Equipamiento (sonido, luz, ordenadores, etc.) Fotografía Recepción de visitantes Estacionamiento Seguridad Cosas a tener en cuenta al fijar una fecha: ¿Están disponibles sus invitados más importantes en esa fecha? Qué tipo de día funciona bien para su grupo objetivo Si hay un problema, no culpes a los demás, resuélvelo. Si está organizando un evento realmente grande, asegúrese de tener personal de seguridad y de primeros auxilios presente.
Organizar un evento
Contenido
Organizar un evento es un gran trabajo. Hay mucho que mirar. Puedes evitar mucho estrés si planificas bien. Una buena preparación comienza con meses de anticipación. En qué tienes que pensar para que seas la paz misma en el gran día? A continuación encontrará consejos útiles con los que puede organizar todo hasta el último detalle.
Pasos
Parte 1 de 4: comience a planificar con meses de anticipación
1. Determinar el propósito del evento. Si sabe cuál es el objetivo, le da un buen manejo para diseñar su evento. ¿Quieres transferir conocimientos sobre un tema específico?? ¿Quieres reclutar donantes para una buena causa?? O simplemente organiza una gran fiesta? Intenta que el objetivo sea lo más concreto posible: qué quieres lograr y por qué.
- El objetivo es tu misión. Tu camino al éxito. Si sabes exactamente lo que quieres, es mucho más fácil lograrlo.
2. Completa tu meta. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr?? Con esto no nos referimos a cuántas personas quiere que vengan, o si el evento se lleva a cabo, sino a lo que quiere lograr con su evento. Por ejemplo, si desea reclutar donantes para una buena causa, ¿está satisfecho si tiene 5 nuevos donantes, 50 o 500?? ¿O quieres que la gente se convenza de cierta idea?? O que meses después a la gente le sigan gustando los vídeos de tu fiesta en Facebook?
3. Reclutar voluntarios. Organizar un evento no se hace solo. Necesitas miembros del equipo con diferentes habilidades. Personas que pueden ayudarlo a diseñar un escenario y un presupuesto, que pueden hacer invitaciones y carteles, pero también personas que están presentes el día en sí, por ejemplo, para dar la bienvenida a los invitados y limpiar después. Tu equipo te ayuda a hacer el trabajo. Si es posible, asegúrese de reunir personas a su alrededor que conozca y en las que confíe.
4.Establecer un presupuesto. Su presupuesto debe incluir todos los gastos e ingresos posibles. También incluye el dinero del patrocinio en este. Si no configura un presupuesto, terminará con una pila de recibos y una cuenta bancaria vacía. Sé realista desde el primer momento. Esto evita sorpresas desagradables.
5. Establecer una fecha y una ubicación. Esto es lo más importante a la hora de organizar tu evento. Además de su tema, la fecha y el lugar son decisivos para la elección de las personas de si quieren venir o no. Quiere elegir una fecha en la que pueda ir mucha gente y un lugar que sea de fácil acceso y atractivo para su grupo objetivo. También tenga en cuenta que la ubicación debe ser asequible para usted.
6. Piensa en la logística. La logística de todo. ¿Cuánto espacio de estacionamiento necesita y cuánto hay disponible?? ¿El lugar es accesible para discapacitados?? ¿Cuántos espacios utilizables tiene la ubicación?? Que tipo de equipo necesitas? ¿Qué artículos adicionales necesita (agua para los parlantes, placas de identificación, carpetas, etc.) y por cuáles tiene que pagar más?? ¿Cuántas personas necesitas para que todo funcione sin problemas??
7. Piense en la comercialización. Piense en un cartel que mencione la fecha y hora del evento, la ubicación, el invitado o invitados principales, el nombre del evento y el tema del evento. No es necesario que diseñes un póster final en esta etapa, pero es bueno hacer un concepto con anticipación para ver qué tan genial será y usarlo como base para otros materiales promocionales.
8. organízate. ¿Todavía puedes ver el bosque por los árboles?? Respira hondo y abre Excel. Haz una planificación inicial de las actividades durante tu evento. ¿Qué actividades vas a organizar y cómo encajan todas en ese día?. Crea diferentes pestañas para organizar tus pensamientos. Cuanto más completo se vuelve el Excel, más claro se vuelve en tu cabeza.
Parte 2 de 4: Organiza el evento con dos semanas de anticipación
1. Asegúrate de que todo esté arreglado. Con al menos dos semanas de anticipación, se debe confirmar la fecha, el lugar, el invitado principal, los voluntarios durante el evento y el nombre del evento. Asegúrese de que todas estas cosas importantes se confirmen en blanco y negro.
2. Reúne a tu equipo. Discuta el presupuesto final y el cronograma diario con su equipo. Si hay dudas sobre el presupuesto o la planificación, ahora es el momento de sacarlas. ¿Todo el mundo sabe lo que se espera de él o ella??
3. Delega el trabajo a varias personas y haz que alguien con experiencia lo coordine. Si se trata de un evento muy grande, necesitará varios coordinadores con una persona que se encargue de la supervisión total.
4. Asegúrese de que la información sobre su evento en Internet esté actualizada. Probablemente estés en Facebook e Instagram con tu evento, pero hay otros sitios web donde puedes anunciar tu evento. Por ejemplo, Meetup y Nearify. Si desea vender boletos en línea, hay varios sitios web a través de los cuales puede organizar esto, como boletos GO.
5. Recoger patrocinadores. Organizar un evento cuesta mucho dinero. No querrás pagarlo todo tú mismo. Si cobras una entrada, puedes recuperar una parte de tus gastos, pero los patrocinadores también pueden contribuir económicamente (o una piedra). Por ejemplo, a cambio de una contribución económica, podría mencionar los nombres de los patrocinadores en el cartel o en su sitio web, pero también podría brindarles a los patrocinadores la oportunidad de recibir su propio material promocional durante el evento.
6. Promociona tu evento. Hemos mencionado el cartel antes. Además, puede pensar en volantes, anuncios en periódicos locales, comunicados de prensa, etc. Asegúrate de que la gente sepa qué gran evento estás organizando. Quieres ser completo en la información práctica que la gente necesita. Proporcione suficiente información sobre el contenido de su evento para despertar la curiosidad de las personas.
7. Reúne los suministros para tu evento. Dependiendo de su evento, estos incluyen premios que desea dar, bolígrafos y blocs de notas, obsequios que les da a los oradores y voluntarios como agradecimiento, etc. No olvides las cosas obvias, como mesas y sillas, manteles, equipo de sonido y letreros.
8. estar preparado para cualquier cosa. Asegúrese de que se tomen fotos y videos. Asegúrese de que haya transporte para los altavoces. Asegúrese de que haya comida para el equipo de limpieza. Marque lo que ya ha arreglado para que sepa lo que aún necesita arreglar.
9. Crear una lista de detalles de contacto. Recopile los números de teléfono, direcciones y direcciones de correo electrónico de los miembros de su equipo. También haga una lista con los datos de contacto de los oradores y otros invitados, y de todos los proveedores. Si alguien no se presenta o llega tarde, esta lista le ahorrará mucho tiempo buscando el número de teléfono correcto.
10. Vaya a la ubicación con los miembros de su equipo. Asegúrate de saber dónde están las plazas de aparcamiento, los aseos, los vestuarios, las entradas y las salidas de emergencia. También vea qué tiendas están cerca y dónde puede obtener baguette adicional en el último minuto si es necesario. Asegúrese de conocer la ubicación y el entorno inmediato como la palma de su mano.
Parte 3 de 4: puntear las i con un día de anticipación
1. mantén la calma. Puedes hacerlo. Es increíblemente importante mantener la calma y no rebotar. Has tenido meses de preparación; todo está arreglado. Todo saldrá bien. Cuanto más tranquilo estés, más tranquilo estará tu equipo y más tranquilo transcurrirá el evento.
- Realmente puedes hacerlo. tu arreglaste todo. Ha identificado todos los posibles problemas y, si algo sale mal, sabe qué hacer.
2. Haz una revisión final con tu equipo. Asegúrese de que todos los miembros de su equipo sepan cómo llegar al lugar, qué entrada tomar y a qué hora deben estar allí. No quieres recibir llamadas de miembros perdidos del equipo cinco minutos antes del inicio.
3. Revisa todas las invitaciones y respuestas a ellas. Asegúrese de que su lista de invitados esté completa; procesar los últimos inicios y cierres de sesión. Tenga en cuenta que no todos los que se registren asistirán. Dependiendo del tipo de evento, puede ser que solo el 30% de los que se registraron, todavía cancelen.
4. Vaya a la ubicación y compruebe si todo está bien. ¿Los espacios están limpios y disponibles?? ¿Está todo el equipo conectado y funcionando??
5. Preparar las bolsas de los visitantes. Si va a dar a todos una bolsa a la llegada, asegúrese de haberla llenado con anticipación. Por ejemplo con una botella de agua, un bloc de notas, un bolígrafo, un volante e información que los visitantes necesitan como el horario de las diferentes actividades. También puedes poner un pequeño recuerdo en las bolsas. Esto demuestra que es un evento bien pensado y organizado. Con tal regalo, los visitantes se sienten apreciados.
6. Imprime el guion. El guión en su teléfono es útil, pero un guión en papel le ayuda a tener una mejor visión general, especialmente si hay muchas páginas. El script contiene toda la información necesaria. Minuto a minuto se va registrando como va tu evento.
7. Haga una lista de verificación de las cosas que debe llevar al lugar. La lista de comprobación incluye al menos su teléfono, la lista de datos de contacto y el escenario. Haga una lista de verificación, verifique la lista, verifique la lista nuevamente y traiga todo lo que necesita con usted.
Parte 4 de 4: hacer que el evento funcione sin problemas ese día
1. estar allí a tiempo. Verifique que todos estén presentes y que todo el equipo esté funcionando. ¿Alguien todavía tiene preguntas?? Si tiene tiempo, vaya al café y tenga una charla de ánimo. Tu equipo puede hacerlo. puedes hacerlo.
- Asegúrese de que los miembros de su equipo sean reconocibles, por ejemplo, a través de una insignia de color. Los visitantes saben a quién contactar si tienen alguna pregunta.
2. prepara el atuendo. Dentro y fuera. ¿Quieres globos en el buzón?? Linternas en el baño? Carteles en las puertas y en los pasillos? Si tiene varias habitaciones, asegúrese de tener una buena señalización.
3. Asegúrate de que tu equipo sepa lo que está sucediendo. Si un orador llega tarde, asegúrese de que quien esté a cargo de esa actividad organice algo para que los visitantes no se sientan perdidos. Si un descanso lleva más tiempo de lo planeado, asegúrese de que su equipo sepa que el programa debe ajustarse. Siempre pasan cosas que te obligan a desviarte de tu horario. Asegúrese de comunicar esto con su equipo para que todos sepan que las cosas van a ser diferentes y cómo se resolverán.
4. tomar fotografías. Por supuesto que también querrás tener algo para recordar este gran día con. Además, a la mayoría de las personas les gusta que les tomen una foto. También tome hermosas fotos de pancartas de patrocinadores, la entrada y fotos generales con grupos de personas. Quién sabe, puedes usar esas fotos como material promocional para tu próximo evento.
5. Da un regalo de despedida a tus visitantes. Cuando sus asistentes se vayan a casa después de un evento exitoso, déles un recuerdo si aún no lo ha hecho a su llegada. También es bueno repartir un folleto que anuncie un próximo evento.
6. limpio. Aunque el local se encargue de la limpieza, asegúrate de dejarlo ordenado. Retire también todos los carteles, globos y otras decoraciones. Divide el trabajo entre los miembros de tu equipo; Muchas manos hacen trabajo liviano.
7. Manejar todas las cosas que deben hacerse después del evento. Dependiendo del tipo de evento, puede ser nada o una larga lista de agradecimientos repartidos y recibos para procesar. Aquí hay algunas ideas para comenzar:
8. Recopile comentarios de visitantes, voluntarios y oradores. Qué creían que salió bien, qué menos bien? ¿Qué puede ser aún mejor la próxima vez?? Qué habrías hecho diferente? Qué funcionó bien y qué no? ¿Volverías a organizar un evento así?? Qué aprendiste?
Consejos
- Las diferentes actividades involucradas en la organización de un evento son como las diferentes funciones en una empresa. Hacer la contabilidad es el departamento de finanzas, publicidad es el departamento de marketing, escribir comunicados de prensa y acercarse a los medios locales es el departamento de relaciones públicas, y así sucesivamente.
- Documentos y equipo que necesita para estar preparado:
- Presupuesto
- Horario (planificación de cada actividad durante el evento)
- Invitaciones
- Lista de invitados
- texto
- Habla
- Lista de oradores
- Resumen de los datos de contacto
- Lista de verificación de cosas para llevar
- Lista de verificación de cosas que hacer
- presione soltar
Advertencias
- No entrar en pánico. Lo tienes todo bien organizado y preparado. Hay algo mal? Mantén la calma y resuélvelo.
- Durante el evento, las cosas pueden desordenarse y pueden surgir tensiones entre los miembros de su equipo. Mantenga la calma, mantenga una visión general y asegúrese de que los miembros de su equipo tomen descansos a tiempo.
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