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Una disculpa breve y sencilla es suficiente, como: "Lo siento, no puedo asistir esta vez".` No utilice un lenguaje vago y no diga que "podría" no ser capaz de mantener el acuerdo. Siempre es mejor ser directo y honesto. 
No hay necesidad de entrar en detalles sobre el motivo, incluso si eres honesto. El bordado puede hacer que parezca que estás inventando algo. Nunca digas "ha surgido algo más importante" ni nada por el estilo. no inventes excusas. Corres el riesgo de que la otra persona descubra que no fuiste honesto, lo que podría empeorar la situación. 
Esto es especialmente importante si la otra persona te recibiría como un favor, como un profesional en tu campo con más experiencia. 
Por ejemplo, podrías decir: "Estoy libre los viernes después de las 2 p. m.".00 a. m. y siempre los lunes o martes entre las 13 p. m.00 horas y 17.00 horas. ¿Te convienen esos horarios o prefieres otro horario??` 
También puede sugerir una reunión de Skype o Google Hangouts si la persona que está tratando de reprogramar está muy ocupada o lejos. 
Por ejemplo, si no tiene ninguna cita en diciembre, pero sabe por experiencia que su calendario se llenará durante las vacaciones, es mejor no reprogramar su cita para esos días. 
Cancelar una cita
Ya sea por un retraso inesperado, problemas de tráfico o un malentendido en la planificación, en ocasiones tener que cancelar una cita es inevitable. Darle la noticia a la persona con la que vas a perder la cita puede ser desalentador, pero si eres honesto y cortés y se lo haces saber lo antes posible, la persona probablemente lo entenderá. Concierta una nueva cita al mismo tiempo que cancelas o lo antes posible, y ofrece quedar cerca de la persona para facilitarle las cosas.
Pasos
Parte 1 de 2: cancela educadamente tu cita
1. Póngase en contacto con la persona con la que ha acordado lo antes posible. Cuanto más esperes con eso, más difícil se lo harás a él o ella. Al cancelar con mucha antelación indicas que respetas su tiempo.
2. Llame para cancelar su cita en persona si cancela en el último minuto. Si es menos de un día, tienes que llamar directamente a la persona con la que acordaste. Enviar correos electrónicos, mensajes de texto o hacer que un agente llame en su lugar puede parecer desconsiderado cuando lo molesta con un cambio de último momento.
3. Ofrecer una disculpa sincera. Incluso si cancela con mucha anticipación, hágale saber que lamenta tener que cancelar la cita. Es posible que él o ella haya cancelado otros planes para encontrarse con usted y que usted les haya causado incomodidad al cancelar.
4. Explique brevemente por qué no tendrá éxito. Si tiene una buena razón, como problemas de tráfico o una enfermedad, infórmeles que por eso tuvo que cancelar. Si tiene una razón menos aceptable, como olvidar la cita o programar accidentalmente una cita duplicada, dé una explicación general, como "Sucedió algo de lo que no puedo salir".`
5. Hazle saber a la persona que aprecias su tiempo. Asegúrese de enfatizar que aprecia que él o ella cambie la cita y que lamenta tener que cancelarla. Deje en claro que reconoce que su tiempo no es ilimitado.
Parte 2 de 2: haz otra cita
1. Ofrezca reunirse nuevamente cuando cancela. Esto no solo le ahorrará la molestia de reprogramarla más tarde, sino que también demostrará que todavía está interesado en la cita. Cuando llame o envíe un correo electrónico para cancelar, debe terminar diciendo que desea reprogramar cuando sea más conveniente para él o ella.
2. Indique algunas veces cuando está disponible para reunirse. Tienes que hacer todo lo posible para cumplir con la agenda de la otra persona, pero es útil darles algunas opciones para elegir. Averigüe tres o cuatro veces que está disponible y pregúntele si esos horarios le convienen.
3. Ofrezca encontrarse cerca de él o ella. Para compensar la cancelación de la primera reunión, es una buena idea tratar de facilitarle la cita reprogramada. Ofrezca reunirse con la persona en su oficina o en algún lugar cercano a donde él o ella estará en ese momento.
4. Elige un momento en el que sepas que puedes lograrlo. Cancelar una vez puede hacer que sea aún más irritante o inconveniente cancelar nuevamente, y puede dañar su reputación con la persona con la que se va a reunir. Revise su agenda cuidadosamente y asegúrese de que el nuevo horario acordado sea conveniente para usted y que no haya grandes posibilidades de que ocurra algo inesperado durante ese tiempo.
5. Tenga en cuenta el tiempo acordado. Una vez que haya elegido una hora para reprogramar su cita, póngala en su calendario. También puede hacer una nota física y ponerla en algún lugar donde la verá para recordarla.
6. Agradécele a la persona por su paciencia cuando te encuentres. Inicie su cita agradeciendo a la persona o personas con las que estuvo de acuerdo por mover la cita. No tienes que disculparte de nuevo, pero mostrarle que lo aprecias por ajustar tu horario muestra que aprecias su tiempo.
Consejos
- Debes evitar en lo posible cancelar citas, porque esto puede ser malo para ti y dañar tus relaciones.
- Si has llegado a un acuerdo con alguien cuyos servicios estás pagando, como un consultor, verifica si tiene una política de cancelación.
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