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Tenga en cuenta que lo más probable es que también necesite poder usar la copiadora, el escáner y la impresora (y resolver los problemas que encuentran sus colegas cuando trabajan con estos dispositivos). Si sabes qué tipo de dispositivos usas, sumérgete en los manuales para que puedas solucionar los problemas más comunes. 
Asegúrese de escribir los mensajes en detalle y de leer lo que ha escrito. Repita el mensaje y/o los datos de contacto a medida que los escribe para asegurarse de que tiene la información correcta. 
Escuche atentamente el nombre de la persona por la que pregunta la persona que llama. Repite si quieres estar seguro. Pregunte si la persona que llama puede deletrear el nombre si es difícil de entender. Transfiera perfectamente la llamada con una frase estándar, como "Un momento, por favor, te comunicaré con el Sr. Smith". O si la persona está hablando: "Sr. Smith está actualmente en conversación. ¿Podría esperar o le paso el mensaje??". Agradezca cortésmente a la persona que llama y transfiera la llamada. 
Por ejemplo, puedes saludar con: "Buenos días! Si te sientas estaré contigo!". 
Consulta si tu empresa tiene una normativa específica en materia de vestuario. Es posible que a su empresa le guste la vestimenta formal de negocios, pero recuerde nunca.. en vístase formalmente (es posible que no se aprecien los corredores).
Conviértete en recepcionista
Contenido
Toda empresa que recibe visitantes necesita un recepcionista. Un recepcionista es alguien que recibe a los visitantes en el mostrador de la empresa o institución. Suele ser la primera persona con la que se debe encontrar el visitante, y como sabes, las primeras impresiones siempre son muy importantes. El recepcionista debe recibir al visitante con cortesía y hablar correctamente, también por teléfono o por correo electrónico. Es, por así decirlo, la tarjeta de presentación de la empresa.
Pasos
Parte 1 de 2: tener las habilidades adecuadas
1. Tener excelentes habilidades organizativas. Como recepcionista, usted es la tarjeta de presentación de la empresa: usted es con quien el cliente habla primero y a quien acuden los empleados para obtener información y planificación. Además de atender llamadas y derivar visitantes, a menudo hay que tratar con clientes, organizar todo tipo de eventos, concertar citas, etc. Debido a que esto implica muchas responsabilidades, es importante que usted como recepcionista esté bien organizado, para que pueda hacer varias cosas al mismo tiempo. Si no puede asumir varias tareas a la vez y completarlas en el orden correcto, no durará mucho como recepcionista.
- Una buena forma de organizarse es invertir en un sistema de archivo con el que pueda trabajar. Es importante que sepas qué papeles e información pueden necesitar tu jefe, compañeros y clientes. Guarde toda esta información en diferentes carpetas, en el escritorio de su computadora o en papel. Organice su sistema de la manera que mejor funcione para usted: si necesita notas adhesivas de color neón, también está bien.
- Ser organizado también significa que puede motivarse a sí mismo: no necesita que nadie le diga cómo hacer algo o que lo mantenga en el camino correcto. Si está bien organizado, sabe exactamente qué tareas debe completar en un día y qué cosas tienen prioridad.
- Asegúrese de tener (muchos) números de teléfono a mano, por ejemplo, los de colegas, contratistas, vendedores, servicios de emergencia, etc. Los necesitarás pieza por pieza en algún momento. Guarde los números de teléfono en un programa informático especial o en un Rolodex.
2. Asegúrate de tener algunos conocimientos técnicos. La pieza tecnológica más importante con la que debe lidiar una recepcionista es el teléfono, y todos los botones y líneas asociados con él. Las habilidades informáticas también son esenciales: la mayoría de los recepcionistas deben saber cómo enviar correos electrónicos y usar bien un procesador de textos. También es útil si sabe cómo crear hojas de cálculo y usar programas específicos de la empresa para la que trabaja.
3. Ser confiable. Se espera que el recepcionista esté en su escritorio en todo momento; la empresa tendrá mala fama si nadie atiende el teléfono o si los tiempos de espera son muy largos. Haga que ser confiable sea su prioridad: si su jefe sabe que puede confiar en usted y que siempre está ahí para ayudarlo, se vuelve indispensable.
4. Se un buen oyente. Una parte importante de ser recepcionista es escuchar a otras personas: en el teléfono, cuando un cliente hace una pregunta en el escritorio o cuando le pasan información. Ser un buen oyente puede ayudarlo a trabajar de manera más eficiente: podrá resolver problemas más fácilmente si comprende de inmediato lo que alguien le pregunta y podrá derivar mejor a los clientes al departamento donde pueden recibir ayuda.
5. Toma notas en todas partes. Si su jefe le pide que haga algo, tome nota de los detalles. Cuando un cliente llame, asegúrese de anotar su información (nombre, detalles de contacto, lo que quiere, etc.).). Las notas te ayudan a mantenerte organizado y te recuerdan todas las pequeñas cosas que pasarán algún día. Anota tus apuntes en un cuaderno o cuaderno y llévalo contigo en todo momento. Te sorprendería lo útil que es, especialmente si quieres saber qué quería de nuevo esa persona que llamó hace cinco horas.
6. Conteste cortésmente el teléfono con un saludo estándar, como "Buenos dias, hablas con ____(tu nombre), de ____(nombre de la empresa), como te puedo ayudar?". Contesta el teléfono después de uno o dos timbres. No es bueno poner a la gente en espera por más de un minuto (eso es más de lo que crees).
7. Recibir a los repartidores de paquetes con la misma profesionalidad y cortesía que cualquier otro visitante. Puede que tenga que firmar para una entrega. Asegúrate de que tu firma sea legible. El repartidor puede necesitar instrucciones sobre dónde colocar el paquete. Asegúrese de ponerse en contacto con los empleados adecuados para tales asuntos.
8. Recibir a los clientes que acuden a la empresa de manera eficaz y educada. Después de que el visitante le haya dicho quién es y a quién está buscando, conéctese con esa persona y dígale quién está allí. Una oración estándar que puede usar para esto es: "Sr. Smit, Sra. Jansen de XYZ b.v. está aquí para la cita de las 2 en punto". Siempre trate de dar un nombre y apellido, y la empresa a la que representa. Es útil preguntar si tiene una cita. El Sr. Smit luego le dará más instrucciones sobre dónde puede hacer que el cliente espere y cuánto tiempo tomará. A continuación, puede decirle al visitante: "El señor Smith viene pronto". O: "El Sr. Smith dice que está terminando una reunión y que llegará en 5 minutos. ¿Quieres sentarte?".
Parte 2 de 2: ser representativo
1. Asegúrate de tener una actitud positiva. Como se mencionó anteriormente, la recepcionista es la tarjeta de presentación de la empresa: los clientes lo ven primero y usted responde las preguntas de las personas que no pueden venir a la oficina. Nadie quiere ser recibido con una cara agria o gruñona. Ten siempre una sonrisa en la cara y una personalidad alegre. Ten paciencia con los clientes difíciles, incluso si te ponen de los nervios.
- Incluso si tiene un cliente muy difícil, recuerde que tiene una personalidad fuerte y feliz. Dígase a sí mismo que están descargando sus frustraciones con usted, pero sepa que mientras haga todo lo posible para acomodarlas, no es usted quien está haciendo nada malo. Es mejor mantener la calma que explotar.
2. ten listo un saludo. Siempre es importante saludar a los clientes de manera amistosa. Incluso si tiene que terminar algo antes de poder ayudar al cliente, es importante saludarlo para que sepa que lo ha visto y que lo ayudará.
3. Ser cortés. Se respetuoso. Trate a todos como si fueran la persona más importante que entró a la oficina hoy. Este es tu trabajo: a nadie le importa si estuviste atrapado en el tráfico durante horas esta mañana o si solo vertiste café en tus nuevos zapatos de cuero. Deja las preocupaciones personales en casa. Asegúrese de que el cliente se sienta cómodo y disfrute hablar con usted.
4. Viste de manera representativa. Representas a una empresa, por lo que debes lucir prolijo. Invierta en ropa que coincida con la cultura corporativa. Si eres recepcionista en un tipo específico de negocio (por ejemplo, una marca de ropa), podría ser bueno usar ropa de esa marca. Tiende al lado conservador, a menos que trabajes en un lugar donde la moda u otros factores son importantes.
Consejos
- Mantenga las cosas personales separadas de su trabajo. Eso también significa que no maneja llamadas y correos electrónicos personales en el trabajo. El departamento de TI puede rastrear las actividades de su computadora.
- Sea amable con los gerentes, vea si puede ayudarlos cuando no tenga nada que hacer.
- Recuerda quién paga tu salario y sé siempre respetuoso con ellos.
- Encuentre a alguien que pueda vigilar el escritorio o el teléfono cuando necesite ir al baño, cuando almuerce, cuando esté de vacaciones, etc. De esa manera, no habrá gente enojada esperándote cuando regreses.
- Pregunte a sus colegas si puede ayudar en algo. Mejor hacer amigos ayudando que enemigos quejándose.
- Manejar el correo a menudo también es parte de su trabajo. Averigüe en su primer día a dónde debe ir, quién lo entrega y cuándo.
- Estar siempre dispuesto a aprender una nueva tarea. La versatilidad puede aportarte mucho.
- Escribir mensajes por duplicado y entregar una copia a la persona a quien va dirigido el mensaje. O use un diario, las cosas son más fáciles de encontrar allí, especialmente si está buscando un nombre o un número de teléfono.
Advertencias
- Nunca digas "yo no hago eso". Pronto perderás tu trabajo.
- No pretendas ser amable. La gente ve a través de él. Ser genuinamente interesado, educado y respetuoso. Si no puedes hacer esto, no deberías ser recepcionista. Derriba la reputación de la empresa. Entonces busca un trabajo de oficina en el que no tengas que venir en público.
- No discuta con un cliente o una persona que llama. Remitirlo a un superior.
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