Planear fiestas de cumpleaños es divertido pero estresante. Hay muchos elementos de una buena fiesta a considerar, y la responsabilidad de hacer que la fiesta sea genial recae en ti. Hay algunos pasos seguros a seguir para planificar una gran fiesta de cumpleaños en la que todos puedan participar y divertirse. Asegúrate de eso Uds disfrútalo también!
Pasos
Parte 1 de 3: determinar la hora y el lugar de la fiesta de cumpleaños
1. Elige una fecha para la fiesta de cumpleaños. Cuanto antes elija una fecha, antes podrá comenzar a planificar otros elementos de la fiesta.
Consulta con la persona que cumple años cual sería un buen día para la fiesta. Tener en cuenta los acuerdos del otro y tomar nota de los días festivos por esa época. Tenga en cuenta que muchas personas viajan durante las vacaciones.
Se recomienda organizar la fiesta un fin de semana. Más personas estarán dispuestas y podrán venir si es un fin de semana, ya que muchas personas no tienen que trabajar los fines de semana.
2. Elige una hora para la fiesta. Los horarios adecuados variarán según para quién sea la fiesta y la edad de esa persona.
Si está organizando una fiesta de cumpleaños para niños, hágalo tarde en la mañana o temprano en la tarde. Esto es más conveniente para las familias.
Si está organizando una fiesta para un adulto, entonces una fiesta nocturna es apropiada.
3. Decidir sobre un presupuesto para la fiesta. Las fiestas pueden costar mucho dinero, por lo que es importante elaborar un presupuesto y ceñirse a él.
Acuerde un presupuesto total, es decir, una cantidad total que desea gastar en la fiesta de cumpleaños. La mayoría de la gente piensa que un presupuesto de $200-300 es razonable, y muchos encuentran que limitar los costos de la fiesta a un máximo de $150 es completamente factible.
Dividir al grupo en partes (p. ej. invitaciones, comida, bebidas, decoraciones, ubicación) y decidir cuánto se puede gastar en cada.
4. Haz una lista de invitados para la fiesta. Hay algunas razones para hacer esto:
Una lista de invitados lo ayuda a asegurarse de que nadie se olvide al enviar invitaciones.
Te ayudará a decidir dónde hacer la fiesta. Una lista de invitados de 12 personas significa que puede organizar la fiesta en la casa de alguien si lo desea, pero una lista de invitados de 50 personas probablemente tendrá que celebrarse en otro lugar.
Esto reduce el riesgo de que las personas que la persona que cumple años no quiere que vayan sigan apareciendo en la fiesta.
Con un número de invitados en mente, puede determinar cuánta comida y bebida se debe proporcionar, ya sea que lo haga usted mismo o que lo haga un catering.
5. Piensa dónde hacer la fiesta. Esto significa que sabes para quién se organiza la fiesta.
Considera lo que quiere el cumpleañero o la cumpleañera. Si quiere una fiesta más extensa, planifica la fiesta en un lugar que lo haga posible. Si él/ella prefiere pequeñas reuniones con amigos cercanos, apunta a eso.
Tienes que decidir si quieres hacer la fiesta en tu casa o en la casa de otra persona para mantener los costos bajos.
Recuerde que debe hacer una reserva en un restaurante si su grupo tiene un tamaño razonable. La mayoría de los restaurantes pueden acomodar hasta 25 personas sin demasiados problemas.
Otra idea es organizar la fiesta en un banquete o comedor. Esta será una opción más costosa pero puede acomodar fácilmente a más personas.
Piense en la lista de invitados y tenga en cuenta a los invitados que necesitan alojamiento. Tenga la seguridad de que cualquiera que sea el lugar que elija, debe ser adecuado para personas que requieren ciertos ajustes, como alguien en silla de ruedas.
CONSEJO DE EXPERTO
Stefanie Chu Leong
Propietaria y planificadora sénior de eventos, Stellify Events Stefanie Chu-Leong es propietaria y planificadora sénior de eventos en Stellify Events, una empresa de organización de eventos en el Área de la Bahía de San Francisco y el Valle Central de California. Stefanie tiene más de 15 años de experiencia como planificadora de eventos y se especializa en eventos a gran escala y ocasiones especiales. Tiene una licenciatura en marketing de la Universidad Estatal de San Francisco.
Stefanie Chu Leong Propietario y planificador de eventos sénior, Stellify Events
Elija una hora y un lugar que funcionen bien juntos. Una fiesta al aire libre en el bosque a las 5 pm.00 a. m. puede hacer frío rápidamente y requerir lámparas de calor, mientras que una fiesta en una casa club a la 1 p. m.00 a. m. puede hacer calor y requerir un vestidor. Asegúrese de tener las comodidades adecuadas para su tiempo y ubicación, y que se complementen entre sí.
Parte 2 de 3: Planificación de los detalles de la fiesta
1. Decide si la fiesta debe ser temática. Las fiestas de cumpleaños temáticas pueden ser muy divertidas, pero también pueden terminar siendo más caras si consideras comprar todo lo que se ajuste al tema.
Sopesar los pros y los contras de tener una fiesta temática dependiendo de la persona cuyo cumpleaños es. ¿Quiere una fiesta de cumpleaños temática??
Piensa si es una fiesta infantil o una fiesta de adultos. Elija un tema apropiado para su edad si decide seguir este camino. Por ejemplo, un tema adecuado para los niños podría basarse en programas de televisión o películas para niños, el circo, el cine, un libro infantil o el parque de atracciones. Por otro lado, los temas adecuados para adultos podrían ser corbata negra (asunto en blanco y negro), un tema de casino, un tema de una década específica o una película o programa de televisión para adultos.
2. Comprar y enviar invitaciones. Una vez establecidos los detalles anteriores, es el momento de enviar las invitaciones a los invitados de la lista.
Lo mejor es enviar las invitaciones unas 3 o 4 semanas antes de la fiesta para que todos tengan tiempo suficiente para planificarla. Asegúrese de que la información de contacto esté en la invitación.
Enviar las invitaciones después de que hayas decidido los detalles anteriores te dará una idea aproximada de quién lo hará y quién no, y de que has decidido si quieres tener una fiesta temática para que todo esté un poco más organizado.
Pídale a algunos de los invitados que ayuden. Pueden ayudar a instalar, limpiar, servir comida, decorar y mucho más. No hay necesidad de hacerlo todo usted mismo!
3. Haz un plan para comer y beber. Según lo que decidiste para la fiesta, tienes varias opciones para esto.
Decide qué tipo de comida es mejor para la fiesta. Si elige un tema, asegúrese de que la comida se ajuste a ese tema. Por ejemplo, un pastel de camuflaje se vería muy bien con un tema militar, pero no quedaría bien con un tema de princesa.
Sepa si alguno de sus invitados tiene alergias alimentarias. Si es así, bríndeles opciones que sean seguras para comer o hágales saber que pueden traer su propia comida.
Sepa cuánta comida y bebida debe proporcionar en función de la duración de la fiesta. Una fiesta planeada para durar una o dos horas puede requerir solo una bebida y un pastel, mientras que una fiesta que va a durar varias horas podría necesitar una comida en la planificación.
Asegúrese de planear comer y beber lo suficiente para servir a todos los invitados. Es mejor tener demasiada comida en casa que muy poca.
4. Conozca sus obligaciones para ofrecer comida y bebida. Puede o no ser responsable de encargarse de estas cosas, según su decisión sobre dónde va a tener la fiesta.
Si vas a organizar la fiesta en tu casa o en la de otra persona, decide si prepararás toda la comida tú mismo. Si no, pida ayuda a otros para cuidar la comida y la bebida. Un potluck es una gran idea!
Si la fiesta se lleva a cabo en un restaurante, entonces no hay una planificación real para hacer en esta área, ya que el restaurante lo arreglará por ti!
Si la fiesta se lleva a cabo en un salón de banquetes, debe consultar con el personal sobre las opciones de catering. Averigüe si puede traer la comida, si ellos la proporcionarán o si tienen ciertos proveedores con los que trabajan para atender las fiestas.
Decidir si se debe proporcionar alcohol, si se trata de una fiesta de cumpleaños para adultos. Supongamos, por ejemplo, que el cumpleañero o la cumpleañera no bebe y tiene muchos amigos y familiares que no beben, entonces el alcohol puede ser innecesario.
5. Colecciona adornos para la fiesta. Esta es una de las partes más divertidas de la planificación!
Si ha elegido un tema para la fiesta, será fácil porque solo compra decoraciones que coincidan con el tema.
Si aún no se te ha ocurrido una temática, piensa en qué le gustaría al cumpleañero o cumpleañera. ¿Le gustan muchas decoraciones, como globos, serpentinas y confeti?? ¿O es más bien una persona relajada a la que no le interesan las decoraciones?? Luego compre un número correspondiente de decoraciones.
Las decoraciones no son tan importantes para la fiesta de cumpleaños de un adulto, pero lo son para la fiesta de cumpleaños de un niño. Los niños son imaginativos, por lo que incluso los artículos del hogar pueden agregarse a la decoración si desea ahorrar dinero en esta área.
6. Elige entretenimiento para la fiesta de cumpleaños. Esto puede incluir diferentes tipos de entretenimiento.
Hay muchas opciones para una fiesta de cumpleaños infantil. Los juegos son geniales, pero a menudo requieren suministros adicionales, así que tenlo en cuenta. Podrías tener un momento de historia, si encaja con el tema. Otra idea es dejar que la música suene. También puede contratar a un animador, como un payaso, un mago o un científico, si se ajusta a su presupuesto.
Una fiesta de adultos también podría incluir juegos. También suele ser útil tener algo de música de fondo, ya sea a través de un disc jockey o mediante una configuración casera con una computadora o un teléfono inteligente y altavoces. Si la fiesta se llevará a cabo en algún lugar del distrito de entretenimiento, el entretenimiento puede ser una banda en vivo o una actividad, como un espectáculo de comedia.
7. Elige cuál será el postre. Para muchas fiestas de cumpleaños, esta es la parte más importante!
Normalmente el cumpleañero o la cumpleañera querrá una tarta, sobre todo si es un niño. Decide si hacer el pastel tú mismo o comprar uno en una panadería.
Sepa qué tipo de pastel quiere la persona que cumple años y tenga en cuenta las alergias alimentarias de los invitados. Tenga una alternativa lista si no les gusta el pastel.
Si el cumpleañero o la cumpleañera no quiere torta, dale lo que si quiere! El pastel de mantequilla, los pasteles de huevo y el pastel son excelentes sustitutos del pastel de cumpleaños.
8. Crea un plan alternativo en caso de que el clima no coopere, especialmente si la fiesta se llevara a cabo al aire libre. Prepare una ubicación y un sistema alternativos para notificar a los invitados si es necesario.
Parte 3 de 3: Haciendo los preparativos finales para la fiesta
1. Arréglelo para que la ayuda solicitada llegue el día antes de la fiesta para ayudar a configurar todo. Esta es la razón por la que les ha pedido ayuda, así que asegúrese de que realmente estén allí para ayudarlo!
Arregle las decoraciones y prepare la comida si es necesario.
Si te encargas de la comida en el lugar de la fiesta, asegúrate de estar en ese lugar a tiempo.
Date suficiente tiempo para configurar todo. Apresurarse conducirá a errores.
Tenga todo lo que necesita en un solo lugar, o deje que sus ayudantes se encarguen de los suministros que ayudan a proporcionar. Sepa dónde está todo para agilizar el proceso.
2. Tenga un plan para mantener la comida caliente o fría dependiendo de lo que necesite.
Si la comida la proporciona el restaurante, la proporcionará la empresa.
Si está sirviendo comida en su casa o en la casa de otra persona, no prepare la comida demasiado pronto. La comida puede echarse a perder si no se mantiene fría o caliente.
3. Notifique a los invitados lo antes posible si necesita trasladar la fiesta a la ubicación alternativa. Si planeaste una fiesta al aire libre pero hace mal tiempo, tus invitados necesitan saber a dónde ir.
4. Prepárate para que las cosas salgan mal, porque lo más probable es que sucedan. Trate de manejarlo lo mejor que pueda.
Proporcione un lugar especial donde un niño pueda calmarse si se enfada durante la fiesta. Es mejor si la habitación está un poco apartada del resto de los invitados.
Ten a mano un botiquín de primeros auxilios y cualquier cosa que creas que puedas necesitar en caso de que alguien se lastime durante la fiesta.
Si tiene mascotas, manténgalas alejadas de los invitados durante la fiesta. A menos que sus mascotas estén muy bien educadas y entrenadas, puede surgir un problema, como que alguien tenga miedo de las mascotas o que las mascotas salgan a caminar.
Consejos
Haz que la planificación sea un evento divertido! Después de todo, estás planeando una fiesta, así que asegúrate de disfrutarla.
No dudes en pedir ayuda!
Invita a personas con las que te sientas cómodo! No te sientas obligado a invitar a ciertas personas si no quieres. Tu fiesta debe ser divertida, no incómoda.
Advertencias
Mucho cuidado con las posibles alergias alimentarias. Las reacciones de las personas a las alergias alimentarias varían, pero pueden ser muy graves y requerir atención médica inmediata.
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