Tomar minutos (con fotos)

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Pasos
Consejos
Advertencia

Enhorabuena, acaba de ser elegido o nombrado secretario del consejo! ¿Sabes cómo funciona la toma de actas durante una reunión y cómo elaborar y presentar las actas tomadas?? A continuación se muestra una explicación paso a paso de cómo tomar actas tanto de reuniones informales como de reuniones más formales, para las cuales también puede utilizar el manual de reuniones y conferencias ampliamente utilizado en los Estados Unidos Las reglas de orden de Robert (literalmente: Las Reglas de Robert) quiero consultar.

Pasos

Parte 1 de 4: preparación

1. Asegúrese de estar familiarizado con las reglas de reunión de la organización. Si se supone que el secretario debe tomar actas oficiales, pregunte si necesita seguir las Reglas de Robert u otra guía. Si las reglas son menos oficiales, pregunte qué debe incluirse exactamente en las actas y cómo se usarán.

Como tomador de notas, no tienes que saber todas las Reglas de Robert de memoria. Sin embargo, puede ser una buena idea comprar el libro (o pedirlo prestado al presidente), ya que contiene mucha información útil y específica.
Asegúrate de saber cuál es tu función. Es posible que el secretario o secretario de actas no participe en la reunión, pero también es posible que sí participe en la discusión y levante acta al mismo tiempo. En cualquier caso, el papel del secretario es siempre más modesto y menos destacado que el presidente de la organización o la persona que dirige la reunión.

2. Preparar un modelo por adelantado. Las actas de las reuniones a menudo contienen gran parte de la misma información. Por lo tanto, crea un modelo con un formato estándar en el que ya incluyas partes recurrentes. En todo caso, reserve espacio para la siguiente información:

Nombre de la Organización.

Tipo de reunión. ¿Es una reunión regular semanal o anual, la reunión de un comité más pequeño, o es la reunión convocada por una razón especial??

Fecha, hora y lugar. Deje espacio para las horas de inicio y finalización (apertura y cierre).

El nombre del presidente o persona que preside la reunión y el nombre del secretario (o sus suplentes).

Lista de disculpas de `asistentes` y `ausentes`. Este es un nombre elegante para la lista de asistencia. Tome nota de si el quórum (el número mínimo de personas necesarias para votar sobre una propuesta) está presente.

Espacio para tu firma. Como tomador de notas siempre tienes que firmar tu trabajo. Si es necesario aprobar las actas, es posible que se requiera una firma adicional. Esto depende de la política de la organización.

Una agenda, si la hay. Si el presidente o la persona que dirige la reunión no le ha pedido que prepare una agenda, la agenda debe estar disponible a pedido. Una agenda es una buena herramienta para escribir actas de reuniones.

3. Asegúrese de tener un bloc de notas o una computadora portátil con usted. Traiga lo que traiga, asegúrese de que sea algo con lo que se sienta cómodo trabajando. Si va a tomar minutos con más frecuencia, compre un bloc de notas especial o cree una carpeta para él en su computadora.

Si tomó las actas de una reunión anterior y aún no se han enviado para su aprobación, tráigalas también a la reunión.

Opcionalmente, puede grabar la reunión con una grabadora de voz. Esto puede ser útil al calcular los minutos, pero siempre debe tomar notas también. Si está grabando la reunión, pregunte si todos están de acuerdo y asegúrese de que las actas no sean una transcripción literal de la grabación.

Puede tomar notas más rápido con la ayuda de taquigrafía o taquigrafía, pero no tiene que escribir cada palabra cuando toma minutos. Es incluso mejor no.

Si la intención es que todos puedan seguirte mientras tomas minutos, puedes usar un retroproyector o un soporte de presentación. Asegúrese de que puede llevar sus notas con cuidado y sin manchas ni arrugas después de la reunión para elaborar las actas.

Parte 2 de 4: tomar notas

1. Pasar una lista de asistencia. Tan pronto como todos estén allí, pase una hoja de papel (o en reuniones grandes con muchas personas, varias hojas) con espacio para el nombre y la información de contacto de todos. Puede usar esto después de la reunión para completar la sección de `asistencia` de su modelo, pero también puede adjuntar la lista completa de nombres directamente al acta.

Si hay mucha gente que no conoces (bueno), puede ser útil dibujar un mapa de todos los asientos y completarlo pidiendo a todos los presentes que se presenten uno por uno. Mantenga este mapa a mano mientras toma minutos para que pueda llamar a las personas por su nombre si corresponde (ver a continuación).

2. Complete tantas partes del modelo como sea posible. Mientras espera que comience la reunión, ya puede anotar el nombre de la organización, la fecha y el lugar de la reunión y el tipo de reunión (por ejemplo: reunión semanal de la junta, reunión de un comité especial, etc.).). Cuando comience la reunión, tenga en cuenta la hora de apertura.

Si no tiene un modelo, escriba esta información al principio de sus notas.

Si la reunión fuere convocada por causa especial o a una hora especial, conservar la convocatoria enviada a los socios. Agregar el oficial de convocatoria como un apéndice a las actas detalladas.

3. Tenga en cuenta el resultado de la primera propuesta. Una reunión oficial generalmente comienza con una propuesta (formalmente: una moción) para aprobar la agenda, por lo que lo usamos como ejemplo aquí. Si la reunión comienza con una propuesta diferente, anote al menos la misma información relevante:

Oficialmente, al hacer una propuesta (o presentar una moción), alguien dice `Propongo` (en inglés: `I move`). Entonces se dice `Propongo aprobar la agenda.`

El nombre de la persona que presenta la moción (es decir, la persona que hace la propuesta).

el resultado de la votacion. Si el voto es a favor, escribir `propuesta adoptada`.` Si el voto es en contra, escribir `propuesta rechazada`.`

Si una propuesta es demasiado larga para escribirla palabra por palabra, pregunte si la moción se puede presentar por escrito. Si esto sucede con más frecuencia, puede preguntar fuera de las reuniones si esto no puede convertirse en una política oficial para mociones o propuestas de un determinado número de palabras.

Si ha elaborado el orden del día, también es posible que usted sea un tomador de actas y la persona que presenta esta moción al mismo tiempo. Eso no es un problema. Mientras seas imparcial, puedes registrar tus propias acciones en las actas sin ningún problema.

4. Tenga en cuenta las otras propuestas durante la reunión. Escuche atentamente todas las discusiones, pero (a menos que se indique lo contrario)!) no las escribas. Cuando se haga una nueva propuesta, anote solo la información relevante.

Para cada nueva propuesta, no olvide anotar la redacción exacta de la moción, el nombre de la persona que presenta la moción y el resultado de la votación.

Para algunas mociones, la propuesta debe ser apoyada por un segundo antes de que pueda ser votada. Por ejemplo, si alguien dice "Apoyo la moción" o "Apoyo la propuesta", escriba el nombre de esa persona como segundo.

Si desea que se repita la moción pero no sabe el nombre de la persona que presenta la moción, cortésmente interrumpa la reunión y pregúntele a la persona su nombre. Escribir la información correcta exactamente es lo suficientemente importante como para justificar una breve interrupción.

Cuando se cambia una propuesta, simplemente vuelva a escribir la propuesta en sus notas. A menos que no todos estén de acuerdo con el cambio y genere mucha discusión, no es necesario señalar que se ha realizado un cambio (oficialmente: enmienda).

5. Escuche atentamente todos los informes e informes y solicite una copia. Cada vez que alguien lea en voz alta un informe, boletín de noticias o similar, escriba el nombre de esa persona (o el nombre del subcomité que redactó el primer borrador). Si se trata de una moción, escríbala de la misma manera que todas las demás propuestas.

Es muy útil asegurarse de obtener una copia al final de la reunión. Tenga en cuenta que al final de la reunión, debe pedir una copia al lector o a la persona que dirige la reunión (el presidente de la organización o de la reunión). Después de haber escrito las actas, agregue una copia de cada informe o informe como archivo adjunto.

Si no hay copias disponibles, anote dónde se guarda el original o solicítelo después de la reunión si es necesario.

Cuando un miembro de la reunión informe algo verbalmente, en lugar de leer el texto escrito, escriba un resumen breve y objetivo de ese informe. Evite detalles específicos y no cite al orador palabra por palabra.

6. Registrar todas las acciones realizadas y las tareas asignadas. Esto incluye lo que se dice sobre el desempeño de las tareas asignadas en la reunión anterior, así como las tareas asignadas recientemente y las acciones que se tomarán. ¿Hay alguien asignado para escribir una carta?? Luego escriba el nombre de esa persona y las instrucciones dadas.

Dependiendo de qué tan formal sea la reunión, muchas de estas acciones se clasificarán bajo el título de "mociones" (o "propuestas"). Durante una reunión más informal, manténgase atento a cualquier decisión formulada con menos claridad.

Indique brevemente, si se da, la razón por la cual se tomó una decisión en particular.

7. Tenga en cuenta todos los puntos de orden. Cuando se presente una objeción a un procedimiento en particular, escriba la objeción en su totalidad, el motivo de la misma y la decisión completa formulada por el presidente.

No olvide incluir en el acta cualquier referencia a las Reglas de Orden de Robert, los estatutos de la organización o el protocolo de la empresa.

8. Solo grabe resúmenes de discusión cuando se le solicite. Oficialmente, las actas deben ser un registro de lo que hecho es, y no de lo que es dicho es. En cualquier caso, en primer lugar, sigue siempre las normas de la organización con el mayor cuidado posible.

Al tomar nota de las discusiones, sea lo más objetivo e imparcial posible. Incluya puntos concretos, no opiniones, y use la menor cantidad posible de adverbios o adjetivos. Intenta escribir lo más seco, fáctico y aburrido que puedas!

No mencione nombres en el resumen de la discusión. Esto es especialmente importante en discusiones acaloradas que podrían ofender a ciertas personas.

9. Asegurar una buena conclusión al final de la reunión. Tenga en cuenta a qué hora cerró la reunión. No olvide traer copias de cualquier informe o pedirle a alguien que se las envíe por correo electrónico.

Siempre lea sus actas para ver si falta algo y si se debe dar una explicación adicional en algún lugar. Si necesitas preguntarle algo a alguien, hazlo antes de que todos se hayan ido.

Parte 3 de 4: Elaboración de minutos

1. Comience esto lo antes posible. Lo mejor es redactar el acta oficial inmediatamente después de la reunión, cuando todo esté fresco en la memoria.

2. Escriba las actas de la reunión en una computadora. Si usó una computadora portátil durante la reunión, ya lo ha hecho. Guarde sus notas y abra un nuevo documento para las actas para que al final pueda poner sus notas y las actas una al lado de la otra para compararlas.

3. Organiza tus notas en párrafos claros. Iniciar un nuevo párrafo para cada moción, decisión y punto de orden. Al preparar las actas, tenga en cuenta lo siguiente:

Evita errores ortográficos y gramaticales. Use el corrector ortográfico si es necesario.

Escribe todo el texto en el mismo tiempo verbal. Use el tiempo pasado o el presente, pero no los mezcle en el mismo documento.

Las actas deben ser lo más objetivas e imparciales posible. Tu propia opinión nunca debe aparecer en las actas. Se supone que debe escribir un informe objetivo e imparcial que pueda ser utilizado por cualquier persona.

Usa un lenguaje simple y preciso. Reescriba todo lo que suene vago en términos más precisos y elimine las descripciones demasiado coloridas o el lenguaje confuso.

Solo incluye las acciones tomadas, no las discusiones. A menos que le hayan indicado que anote todas las discusiones, concéntrese solo en lo que hecho es, y no en todo lo que es dicho es.

Numerar las páginas para una fácil referencia más adelante.

4. Envíe a todos los que asistieron a la reunión un primer borrador del acta. Puede usar la información de contacto en la lista de asistencia o, si no la tiene, preguntarle al presidente de la reunión cómo comunicarse con todos.

5. Obtener las actas aprobadas. Se le puede pedir que lea las actas en voz alta en la próxima reunión y las envíe para su aprobación. Si la propuesta es adoptada, indicar en el acta que ha sido aprobada.

Si se corrige el acta antes de aprobarse, modificar el documento e indicar al final que se ha corregido el acta. No tiene que dar descripciones de correcciones específicas.

Si, después de la aprobación del acta, alguien presenta una moción de corrección, incluya la redacción exacta de esa moción en el acta correspondiente y anote si la propuesta ha sido adoptada o no.

Parte 4 de 4: Usar plantillas de reuniones

1. Visite un sitio web para obtener plantillas de actas de reuniones. Con estas plantillas prefabricadas ahorrarás tiempo configurando tus minutos y evitarás errores.

2. Tómese el tiempo para navegar por los sitios. Utilice las funciones de búsqueda y explore las opciones para encontrar la que más le convenga.

Si necesita un tipo específico de plantilla, digamos un cierto estándar, explore los sitios para sus necesidades específicas y descargue uno haciendo clic en los botones `descargar` o `usar plantilla`. Asegúrate de guardarlo en un lugar fácil de encontrar para que no se pierda.

3. Abre el archivo. Ahora que lo ha descargado, extraiga el archivo y ábralo en Microsoft Word o Excel. Use la última versión de Microsoft Word para obtener la mejor calidad y facilidad de uso. Mantenerse actualizado facilita el trabajo y le permite aprovechar las nuevas funciones.

4. Agregue el logotipo de su empresa y el signo de derechos de autor en el encabezado. Elimine el otro logotipo de muestra, pero asegúrese de leer primero los términos de uso del sitio del que obtuvo la plantilla. Así te evitas problemas legales innecesarios.

5. cambiar el titulo. En el área del título, resalte las palabras `Reunión/Grupo` y escriba el título de las actas de la reunión.

6. Cambiar el tema (opcional). Para hacer que la plantilla de su reunión se vea más hermosa y profesional, considere cambiar los colores o elegir un tema ya creado. Es simple: busque la pestaña `Diseño de página` y sígala hasta la sección `Colores y temas`. Allí puede personalizar el aspecto de su plantilla. También puede combinarlo con los colores del logotipo de su empresa.

7. Nombre las secciones de la plantilla. La plantilla debe contener varios nombres de campo. Tal vez necesite más, tal vez menos, o tal vez no le guste la forma en que están etiquetados. Adáptalas a las necesidades de tus reuniones.

8. Guarde la plantilla en su computadora portátil para poder llevarla a las reuniones y tomar actas. Si continúa usando Microsoft Office, será rápido y fácil, y debería poder mantenerse al día con la reunión de una manera aún más organizada y precisa que antes. También puede imprimir su plantilla para escribir sus notas a mano, pero asegúrese de mantener la altura del campo para asegurarse de que puede incluir toda la información que necesita.

9. Revisa tu plantilla. Felicidades! Su plantilla de actas de reuniones está completa. Tu productividad y precisión en las reuniones debería aumentar exponencialmente ahora que tienes una plantilla para guiarte y organizar tus pensamientos. Al igual que con cualquier proyecto, explore los detalles de su plantilla para ver si falta algo o si no está claro. Una vez que esté seguro de que todo está en orden, su plantilla estará lista para usar y estará listo para sus próximas reuniones.

Consejos

Escriba el acta inmediatamente después de la reunión. Esto funciona mejor cuando todo está fresco en tu memoria. Por ello, es importante que los presentes reciban una copia lo antes posible en la que se anoten las tareas asignadas.

Siéntese lo más cerca posible del presidente de la reunión para que pueda entender todo con claridad y pedir explicaciones discretamente.

Pídeles a las personas que escriban sus propuestas para que no tengas que hacerlo en el momento.

Guarde las actas en un lugar seguro.

Puede interrumpir la reunión en cualquier momento y pedir una explicación.

Los minutos son muy importantes. Se guardan en un archivo y en ocasiones se consultan años después. Especialmente cuando se trata de un asunto legal, la reputación de alguien puede depender de ello.

Leer ciertos extractos Las reglas de orden de Robert, especialmente la parte de como ser una buena secretaria.

Enumera las cosas en el orden en que suceden. Si un tema en particular se menciona dos veces, escríbalo también dos veces y no lo resuma bajo un denominador.

Advertencia

No hagas las actas demasiado detalladas. Incluso si se le pide que muestre las discusiones, hágalo de la manera más breve posible. Limítese a mostrar los puntos principales, de lo contrario, rápidamente se volverá demasiado y perderá la noción y se arriesgará a aceptar todo tipo de detalles irrelevantes.
Las actas nunca deben reflejar la opinión personal o los sentimientos del tomador de notas!
Si parte de la reunión está sujeta al secreto profesional entre, por ejemplo, un abogado y su cliente, no debe tomar notas de esa parte. En cambio, señala que "la junta informó que la conversación estaba sujeta al secreto profesional entre abogado y cliente". No se levantó acta de la reunión.
Al tomar las actas de una reunión confidencial como se describe anteriormente, haga actas separadas y no las guarde junto con las actas de las reuniones regulares. Indique claramente que se trata de información confidencial y asegúrese de que quede claro quién tiene acceso a ella.