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Las teleconferencias funcionan bien para los teletrabajadores involucrados en estrategia o marketing, por ejemplo, porque facilitan hablar sobre planes e intercambiar ideas. Si usted y su empleado se encuentran en diferentes zonas horarias, asegúrese de elegir una hora que funcione para ambos. Un software muy conocido con el que puedes llamar o hacer videollamadas a través de Internet es, por ejemplo, skype o holgura.
Si su empleado de teletrabajo tiene preguntas sobre el trabajo, puede comunicarse con usted a través del servicio de mensajería instantánea y obtener una respuesta rápida de esa manera. Además, puede enviar comentarios rápidamente a través de mensajes instantáneos. Hay muchos servicios de mensajería instantánea gratuitos disponibles, por ejemplo, WhatsApp, Line y Spark. La mensajería instantánea es menos útil si su empleado de teletrabajo trabaja en horarios muy diferentes al resto del equipo.
Por ejemplo, no diga "Envíe su trabajo tan pronto como esté listo", sino "Haga clic en el botón `Enviar` para enviar su trabajo cuando esté listo. Esto guarda su trabajo y lo regresa al menú principal.” También explique cómo el empleado puede escribir sus horas, qué costos puede reclamar y a quién debe contactar si algo sale mal.
Para explicar cómo funciona un programa de computadora en particular, ayuda si la captura de pantalla hace cada paso del proceso. Los diagramas y dibujos pueden ser útiles para los empleados que necesitan instalar equipos especiales.
Los grandes proveedores de contratación a menudo pueden crear módulos de capacitación en línea, pero también hay pequeñas empresas que se especializan en esto. Aunque esta es una opción más costosa, le ahorrará mucho tiempo a largo plazo si tiene que capacitar a los empleados con frecuencia.
Por ejemplo, diga: "Me gustaría que supiera cómo funciona este software al final de su primera semana. Esperamos que pagues un total de 10€ en el primer mes.000 en pedidos.” 
Por ejemplo, di: “Tus diseños son muy buenos, pero creo que es mejor que te limites a un esquema de color. Eso se adapta mejor a nuestra marca.” La primera tarea es preferiblemente algo pequeño. Una tarea bien organizada que se puede completar rápidamente. Por ejemplo, un artículo breve o una hoja de cálculo simple que se puede hacer en un día. De esa manera puedes dar tu opinión rápidamente.
Si el empleado se acerca a usted con una pregunta, responda lo mejor que pueda. Si la respuesta está en el manual de capacitación, remita al empleado al capítulo correcto. Si el empleado no hace ninguna pregunta, pregúntele cómo van las cosas. ¿Funciona todo con el entrenamiento y el trabajo?? ¿Todavía hay cosas que no están claras?? Si desea recibir comentarios más generales, considere realizar una encuesta en línea. Con un breve cuestionario ya puede obtener mucha información útil a la superficie.
Capacitar a los teletrabajadores
Contenido
Los teletrabajadores pueden ofrecer muchos beneficios para su empresa. Pero capacitar a estos empleados puede ser difícil. Puede encontrar los desafíos necesarios al incorporarse. Si sus empleados viven lejos de su lugar de trabajo, asegúrese de configurar una plataforma de comunicación confiable. Envíe a sus empleados un buen material de capacitación para que puedan aprender mucho por sí mismos. Involucre a sus empleados rápidamente con control y retroalimentación consistentes.
Pasos
Método 1 de 3: elegir una plataforma de comunicación
1. Pídales que vengan a la oficina para recibir capacitación si es posible. Incluso si un empleado teletrabaja, es posible que aún pueda venir a la oficina para recibir capacitación. Esta suele ser la forma más rápida y eficaz de enseñar los trucos del oficio a los teletrabajadores que viven cerca de una oficina o sucursal de su empresa. Si el teletrabajador vive lejos, no siempre es posible.
2. Organizar conferencias telefónicas para una educación más personal. La formación por teléfono o por vídeo le da un toque más personal a la formación y puede ayudar a aclarar detalles importantes para el puesto. Si llama o realiza una videollamada a su empleado semanalmente, puede monitorear su progreso y al mismo tiempo darle al empleado mucha flexibilidad en el puesto.
3. Use un servicio de mensajería instantánea para responder preguntas rápidamente. Para trabajos que requieren colaboración o comunicación frecuente entre compañeros, la mensajería instantánea puede ser muy útil. Los colegas pueden comunicarse rápidamente entre sí con este.
4. Use el correo electrónico si el empleado establece su propio horario. El correo electrónico es una buena manera de comunicarse si el teletrabajador trabaja a diferentes horas, en una zona horaria completamente diferente o establece su propio horario. Puede enviar fácilmente anuncios, materiales de capacitación, enlaces y archivos adjuntos por correo electrónico.
Acuerde qué tan rápido espera una respuesta a los correos electrónicos.
Método 2 de 3: Desarrollar materiales de capacitación efectivos
1. Compilar un manual de capacitación para el empleado. Si hay instrucciones detalladas en papel, es más fácil para los empleados encontrar respuestas a sus preguntas. Envíe este manual por correo electrónico al empleado o colóquelo en un disco duro compartido o en una nube compartida. En el manual que describe en cualquier caso:
- Las funciones asociadas al puesto
- Las reglas del juego que se aplican en la empresa
- Cómo se deben usar el software y las herramientas de comunicación en línea para el trabajo
- Cómo los empleados pueden comunicarse con su supervisor
2. Explique detalladamente en qué consiste el trabajo. Trate de pensar qué preguntas podría tener el empleado y qué problemas podría encontrar. Incluya las respuestas a esas preguntas y las soluciones a esos problemas en el manual de capacitación. Cuanto más extenso sea, más fácil será para el empleado aprender el oficio.
3. Fijar metas. Dígale a su empleado no solo qué hacer, sino también cuánto hacer. ¿Hay una producción mínima por día o por semana?? Qué plazos se aplican? ¿Con qué frecuencia el empleado debe informarle sobre el progreso?? Sea claro acerca de esto a su empleado.
Por ejemplo, puede decir "Esperamos que atienda cinco llamadas por hora" o "Debe verificar si hay nuevos correos electrónicos al menos una vez por hora entre las 9 a. m. y las 5 p. m.”
4. Agregar videos e imágenes instructivos. Si el empleado necesita usar cierto software o equipo, proporcione videos instructivos claros o imágenes que expliquen cómo el empleado debe usar el software o el equipo.
5. Invierta en un programa de capacitación basado en la web para grandes empresas. Si tiene muchos teletrabajadores, considere contratar una empresa que cree un módulo de capacitación en línea que automatice parte del proceso de capacitación (e-learning). Dicha empresa lo ayuda a desarrollar una plataforma adaptada a su empresa en la que sus empleados pueden comenzar y aprender a través de videos y herramientas interactivas.
Método 3 de 3: Gestión del empleado
1. Dar al empleado los objetivos que debe alcanzar. Asigne al empleado las tareas que debe realizar en un orden determinado y establezca una fecha límite para cada tarea. Con esto le das dirección al teletrabajador, y el empleado sabe lo que se espera de él o ella.
2. Da muchos comentarios al principio. Proporcione comentarios constructivos sobre el trabajo del empleado regularmente durante las primeras semanas. Si nota que el empleado entiende el trabajo, puede dar menos retroalimentación gradualmente. Con comentarios constructivos, ayuda al empleado a dominar rápidamente la profesión.
3. Solicitar retroalimentación del empleado. Anime al empleado a hacer preguntas. También pregúntele al empleado qué piensa del programa de inducción. Puedes aprender de eso. Por ejemplo, si las cosas no están claras en el material de capacitación, puede ajustarlo para la próxima vez.
4. Comunicarse regularmente con todos los teletrabajadores. Manténgase en contacto con todos los teletrabajadores tanto durante el período de formación como después. Informarles sobre los desarrollos dentro de la empresa. Con boletines, seminarios web o conferencias telefónicas semanales, sus teletrabajadores se mantienen involucrados con la empresa.
Es fácil que los teletrabajadores se sientan excluidos. Como no acuden a un local de la empresa, se pierden las noticias que se comparten allí en la máquina de café. Anime a los teletrabajadores y colegas que no teletrabajan a mantenerse en contacto a través de las redes sociales y la mensajería instantánea, y opte por hacer videollamadas con más frecuencia que las llamadas "normales".
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