Cómo iniciar una llamada telefónica: 10 pasos (con fotos)

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Pasos
Consejos

No importa si quieres capturar una cita o intentar vender algo profesionalmente. Siempre habrá momentos en los que necesite hacer una llamada telefónica importante. Si no está acostumbrado a hablar por teléfono, puede ser intimidante iniciar una llamada telefónica. La clave para una llamada telefónica exitosa es asegurarse de que ambas partes se sientan cómodas para que pueda sacar el tema sin esfuerzo.

Pasos

Parte 1 de 3: Planificación anticipada

Imagen titulada Iniciar una conversación telefónica Paso 1

1. Sepa lo que está tratando de lograr con la llamada telefónica. Incluso antes de levantar el teléfono, es importante saber exactamente lo que está tratando de lograr. Por ejemplo, si llamas a alguien por quien tienes sentimientos románticos, el objetivo puede ser persuadir a esa persona para que tenga una cita contigo. Durante una conversación profesional, probablemente intentará vender bienes o servicios. Pregúntese qué está tratando de lograr con la llamada telefónica.

Si es posible, es bueno ser lo más específico posible al establecer su objetivo. Esto puede ayudarlo a prepararse mejor para la entrevista.
En algunos casos, su objetivo será más general. Por ejemplo, puedes tener una conversación profesional y preguntar sobre qué servicios se ofrecen sin saber qué es lo que quieres o qué te interesa. La información que obtiene puede ayudarlo a determinar lo que quiere o necesita.

Imagen titulada Iniciar una conversación telefónica Paso 2

2. Investigue un poco sobre la persona con la que hablará. Cuando hable con alguien que no conoce bien, puede ser útil obtener información de fondo sobre ellos. Esto puede ayudar a tener una mejor idea de qué esperar de la conversación. Por ejemplo, cuando hablas con el director general de una empresa, normalmente estará muy ocupado y no tendrá mucho tiempo para hablar contigo. Cuando llamas a alguien que es muy tímido, probablemente tendrás que hablar la mayor parte del tiempo.

Para una conversación profesional puede visitar el sitio web de la empresa en cuestión. Probablemente podrá encontrar el puesto y tal vez incluso una biografía del empleado con el que hablará, para que pueda tener una idea general de quién es esa persona.

Con una llamada personal puedes pedir información antes de llamar a un amigo que conoce a la persona a la que estás llamando.

Imagen titulada Iniciar una conversación telefónica Paso 3

3. Escribe algunos temas de conversación. Una vez que sepa lo que quiere y con quién hablará, puede sentirse bien tomar algunas notas durante la llamada telefónica. Estos pueden ser puntos que desea mencionar o preguntas que no debe olvidar hacer. Una lista puede ayudar a no pasar por alto nada importante.

También puede ayudar hacer una lista de todo lo que quieres decir durante la conversación. Por supuesto, tendrá que adaptarse a las respuestas de la otra persona, pero puede ser útil no perder el hilo mientras habla por teléfono.

Piensa en cuánto tiempo tendrás para la conversación. Es mejor asumir que no tendrá mucho tiempo para concentrarse en los temas importantes que desea discutir.

Parte 2 de 3: iniciar una conversación

Imagen titulada Iniciar una conversación telefónica Paso 4

1. Saluda a la otra persona y preséntate. Primero debes saludar a la persona que te contesta, por ejemplo con un hola o un hola. Hoy en día, la mayoría de las personas tienen un identificador de llamadas, pero aún debe presentarse a menos que la persona al otro lado de la línea lo salude con su nombre. Cuando llamas a alguien que conoces relativamente bien, tu nombre suele ser suficiente. En otras situaciones, sin embargo, deberá proporcionar un poco más de información para que la otra persona pueda identificarlo.

En cuanto a los saludos, también puede elegir algo que se ajuste a la hora específica del día, como "Buenos días", "Buenas tardes" o "Buenas noches".
En una entrevista profesional, también debe mencionar el nombre de la empresa para la que trabaja. Por ejemplo, puede decir "Buenos días, soy Jessica Verburgh de IBM".
Cuando llamas a alguien por quien tienes sentimientos románticos, puedes mencionar dónde se conocieron. Por ejemplo, puedes decir "Hola, soy Mike Daniels. Nos conocimos en el gimnasio la semana pasada".
Cuando llama a alguien con quien comparte un amigo en común, puede mencionar el nombre de ese amigo. Por ejemplo, di `Hola, soy Alicia. soy amigo de erik... Creo que te dijo que te llamaría.`
Cuando llame para una oferta de trabajo, debe mencionar dónde vio la vacante. Por ejemplo, diga "Hola, mi nombre es Noah Demacker. Llamo en relación con la vacante que leí en el periódico ayer.`
Cuando llama a una empresa para obtener información general, no necesariamente tiene que mencionar su nombre. Simplemente puede decir `Hola, estoy interesado en sus servicios de almacenamiento de artículos personales`.

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2. Preguntar si es un buen momento para hablar. Si desea tener una llamada telefónica exitosa, es importante que se asegure de que la persona a la que llama esté tan concentrada como usted. Por eso siempre es buena idea preguntar si la persona tiene tiempo para hablar contigo antes de iniciar la conversación. Iniciar la conversación cuando digan que tienen tiempo para hablar. Cuando digan que están ocupados, sugiera otro momento para volver a llamar.

Cuando la persona que te llama no esté lista para hablar, captura otro momento antes de finalizar la llamada. Puedes decir `¿Sería adecuado si volviera a llamar por la tarde?? Alrededor de las 3 en punto tal vez?`.

Cuando la otra persona quiera que le devuelvas la llamada, sugiere una fecha y hora en la que estés disponible. Por ejemplo, diga "Estoy disponible mañana por la mañana. alrededor de las 10 en punto tal vez?`.

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3. Rompe el hielo con una charla ligera. Cuando llamas a alguien para pedirle algo o para venderle algo, a veces es buena idea no ir directo al grano. Después de todo, eso puede asustar a la persona a la que llama. En su lugar, intente iniciar una conversación sobre temas alegres, como el clima.

No alargues demasiado esta charla. La otra persona puede impacientarse.

Cuando conoce a la persona a la que llama, puede hacer que la conversación sea más personal al hablar sobre los intereses de esa persona. Por ejemplo, cuando llamas a alguien que es aficionado a los deportes, puedes decir `Fue un gran partido del Club Brugge anoche, ¿no??`.

Si no conoce a la persona a la que llama, limite el chat a generalidades. Por ejemplo, puedes decir: "Hace calor, ¿no?"? No creo que fuera tan malo el verano pasado`.

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4. Ir al grano. Una vez que sienta que la otra persona está cómoda y relajada, puede abordar el tema real. Dile a la persona por qué estás llamando. Sea lo más claro y conciso posible porque sonará menos confiado si solo habla.

Si quieres transmitir confianza, asegúrate de ser cortés cuando le preguntes a la persona que te llama.

Si habla demasiado tiempo sin parar, la otra persona puede perder su atención. Es una buena idea detenerse de vez en cuando y obtener retroalimentación cuando tenga mucho que decir.

No comas nada y evita masticar chicle mientras llamas. Los sonidos pueden dar la impresión de que no estás realmente interesado en la conversación.

Parte 3 de 3: preparación para la llamada telefónica

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1. Encuentra un lugar tranquilo. Cuando tienes que llamar, la intención es que sea lo más exitosa posible. Esto significa crear un entorno adecuado para la conversación, así que busque un lugar tranquilo donde pueda llamar. Mantenga el ruido de fondo al mínimo para que no tenga que pedirle a la persona a la que llama que repita o gritar porque no la entiende correctamente.

El mejor lugar para llamar es en una habitación con la puerta cerrada. De esta manera usted está seguro de un lugar tranquilo.
Si tiene que llamar en una oficina abierta donde puede escuchar a sus colegas, intente hacer la llamada cuando no esté demasiado ocupado. Por ejemplo, puede llamar durante la hora del almuerzo o al final del día cuando todos estén de camino a casa.
Si es posible, evite tener conversaciones importantes en lugares públicos, como tiendas o restaurantes. Por lo general, están llenos de distracciones y son demasiado ruidosos para una conversación exitosa. Cuando necesite llamar a alguien fuera de la casa, intente encontrar un lugar tranquilo, como el pasillo frente al baño en un restaurante o un pasillo vacío en una tienda.

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2. Comprueba si tienes buena señal. Hoy en día la mayoría de la gente usa su móvil como teléfono fijo. Si esto también se aplica a usted, asegúrese de tener una buena señal en su teléfono antes de llamar. Así sabrás que la calidad de la conversación será suficiente. Camine hasta que tenga una señal lo suficientemente fuerte. Si esto no funciona con tu móvil, puedes optar por un teléfono fijo.

La calidad del sonido de un teléfono fijo suele ser mejor que la de un teléfono celular, por lo que si es una llamada muy importante, debe usar un teléfono fijo si es posible. Esto es especialmente cierto cuando se llama a alguien que es mayor y puede oír menos.

Cuando use un teléfono celular, asegúrese de sostenerlo de tal manera que el micrófono interno capte su voz sin esfuerzo. Es mejor no tener conversaciones importantes con el altavoz del móvil.

Imagen titulada Iniciar una conversación telefónica Paso 10

3. Asegúrate de estar cómodo. Antes de comenzar a llamar, asegúrese de poder concentrarse completamente en la conversación. Por ejemplo, debes comprobar que no tienes que ir al baño y que tienes una bebida a mano por si te da sed. También es una buena idea tener pañuelos a mano en caso de que tengas que estornudar durante la conversación.

Decide si te resulta más cómodo llamar sentado o de pie. Si está nervioso, caminar de un lado a otro mientras habla puede ayudar, ya que puede tener un efecto calmante.

Consejos

Cuando esté nervioso por tener una llamada telefónica en particular, puede ser útil practicar. Pídale a un amigo o familiar que se haga pasar por la persona a quien llamar para que pueda tener una llamada de prueba.
Cuando llame a alguien a título personal o social, puede comenzar con un mensaje que pregunte: "¿Tiene unos minutos para hablar por teléfono??`. La otra persona se sentirá más cómoda esperando tu llamada.
Trate de irradiar una actitud positiva durante la conversación. Aunque la otra persona no pueda verte, sonreír mientras hablas puede ayudarte a parecer más positivo y entusiasta por teléfono.
Asegúrese de articular claramente durante la llamada telefónica. La idea es que la otra persona pueda entender lo que le quieres decir sin ningún problema.
También presta atención a lo rápido que hablas. Cuando hablas demasiado rápido puede ser difícil entenderte.