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El idioma o las diferencias regionales pueden causar problemas de comunicación. Cuando las personas intentan usar el sarcasmo o el humor en un correo electrónico, a menudo se malinterpreta como descortesía. 
Luego puede responder con: `Todos mis informes están terminados excepto el que vence mañana. Necesito un borrador para un proyecto hoy?` No pidas una explicación de lo que significan y no seas brusco. Por ejemplo, no preguntes: `¿Qué significa esto??` o `¿Qué quieres decir con esto??` 
Diga: "He estado pensando en el proyecto nuevamente y pensé que sería más fácil hablar contigo en persona. Tienes un momento?` También puede decir: "Su correo electrónico sugirió que las especificaciones ya deberían estar listas, pero la fecha límite que me dieron indica que no es hasta la próxima semana". ¿Estoy trabajando con el horario equivocado??` 
No seas contundente en tu respuesta, ya que puede sonar grosero. 
Después de haber escrito su respuesta, déjela a un lado durante aproximadamente una hora. Si sabes que escribiste por emoción, pasa a otra tarea hasta que te hayas calmado un poco. Agregue la dirección de correo electrónico al final para evitar enviar el correo electrónico por error. 
Elija un tema relacionado con el trabajo para enfocarse. 
Por ejemplo, si el correo electrónico grosero pregunta sobre el estado de un informe, podría decir: "Gracias por consultar. Recibí los nuevos datos esta mañana, así que estoy actualizando mi informe. El nuevo informe estará disponible esta tarde.` Esto mantiene el enfoque de la respuesta en el trabajo que se le asignó y el progreso de su proyecto, no en su respuesta a su colega grosero. 
No acuses a la otra persona de comportamiento grosero. Mantenga sus sentimientos fuera del correo electrónico. Antes de presionar enviar, pregúntese si se está defendiendo en alguna parte del correo electrónico. 
Cuando decida a quién informarle esto, piense en la situación en su oficina. Por ejemplo, si tu jefe tiene una buena relación con la persona infractora, lo mejor es acudir al departamento de RRHH. 
Reportar los correos electrónicos groseros a Recursos Humanos es la única forma en que se puede abordar el comportamiento de su gerente hacia usted, si continúa. Necesita crear un archivo a partir de los correos electrónicos.
Responder a correos electrónicos groseros
Contenido
Recibir correos electrónicos groseros en el trabajo puede ser difícil de manejar. Si bien puede ser tentador reaccionar con dureza cuando siente que alguien está siendo grosero con usted, deberá mantener una conducta profesional. Antes de responder, ya sea por correo electrónico o en persona, tómese un momento para respirar profundamente, indique claramente la intención de su respuesta y formule lo que quiere decir.
Pasos
Parte 1 de 3: comprender la intención del remitente
1. Decide si vale la pena tu tiempo y energía. Es tentador responder de inmediato, pero trate de calmarse primero respirando profundamente varias veces. Luego pregúntese si el correo electrónico realmente merece su atención. Si bien puedes sentirte ofendido, no dejes que esta persona dicte cómo te sientes o cómo te irá el resto del día.
- Concéntrate en lo que es correcto para ti.
- Pregúntese: `¿Qué quiero lograr con este? ¿Qué pasará si me enfrento a esta persona?? ¿Qué pasará si no lo hago??`
2. Evite las suposiciones. Nos comunicamos de diferentes maneras, y escribir no es la habilidad más fuerte de todos. Lo que una persona encuentra como una declaración directa y profesional puede parecer descarada o grosera para otra. No asumas de inmediato que la persona lo dice de mala manera.
3. Pide más información al remitente. Responda solicitando más información, citando los comentarios específicos que desea aclarar. A veces, los mensajes groseros están mal redactados. Por ejemplo, es posible que su compañero de trabajo le haya enviado un mensaje que dice: "Espero que tenga tiempo hoy para terminar sus informes".`
4. Hablar con el remitente. Al hablar con la persona puedes escuchar mejor el tono de sus palabras. Vaya a su lugar de trabajo o llame a la persona para hablar sobre el trabajo compartido o temas relacionados con el correo electrónico. Luego pida una explicación sobre los comentarios contundentes en el correo electrónico.
Parte 2 de 3: escribir una respuesta
1. No responda si no se requiere respuesta. Si el correo electrónico no requiere una respuesta, entonces no responder es la mejor opción. Considere no responder si recibe correos electrónicos que no tienen sentido y no requieren su atención.
- Por ejemplo, los colegas a veces pueden hacer suposiciones sobre sus hábitos de trabajo. No responda a un correo electrónico como "Debe ser bueno tener almuerzos extra largos" o "Todo el mundo sabe que sus reuniones realmente no duran toda la tarde".Mientras su gerente sepa la verdad, puede mantenerse alejado del drama de la oficina.
2. mantente profesional. Si se necesita una respuesta, el tono debe ser profesional, incluso si el remitente no era profesional. Lea su correo electrónico en voz alta antes de enviarlo para asegurarse de que suene profesional y no grosero o emocional.
3. Tómese su tiempo para escribir su respuesta. Tu respuesta debe ser tranquila y profesional, así que no te apresures. La mayoría de los correos electrónicos no son sensibles al tiempo, por lo que puede tomarse todo el día para responderlos si lo desea.
4. Mantenga su mensaje corto y simple. No intentes responder a todo, y no hagas una defensa personal larga. Si desea aplastar el comportamiento grosero, asegúrese de mantener el correo electrónico enfocado en temas relacionados con el trabajo.
5. Cíñete a los hechos y no elabores. Para asegurarse de que su correo electrónico sea profesional, solo discuta hechos. Los hechos incluyen cosas específicas como qué trabajo se asignó y completó, fechas de vencimiento, cronogramas, datos y temas relacionados.
6. No dejes que las emociones atraviesen tu respuesta. Es tentador responder a la defensiva o de manera grosera a un correo electrónico abusivo, pero solo empeorará la situación. En cambio, es mejor que te comportes profesionalmente.
Parte 3 de 3: obtener apoyo adicional
1. Reportar lenguaje ofensivo o un ataque personal. Si el correo electrónico contiene amenazas o un ataque personal, debe hacer una copia y discutir el caso con su gerente y RRHH. Asegúrese de que el lugar de trabajo documente el incidente y solicite una investigación.
- Díganos si cree que el contenido del correo electrónico crea un entorno de trabajo hostil.
2. Indica cuándo la rudeza se convierte en intimidación. Lleve un registro de cada vez que ocurre un incidente para demostrar un patrón de comportamiento. Si recibe correos electrónicos groseros con frecuencia que afectan su entorno de trabajo, lleve sus registros de estos correos electrónicos a su gerente o departamento de recursos humanos. Traiga copias de los correos electrónicos para mostrar lo que quiere decir.
3. Hable con Recursos Humanos si su gerente le envía un correo electrónico grosero. Este departamento, o el supervisor de su gerente, pueden ayudarlo si su gerente es el remitente de un correo electrónico grosero. Antes de informar el incidente, debe poder explicar por qué cree que el correo electrónico es grosero. Dependiendo de lo que se haya dicho, se le puede pedir que complete un informe sobre el incidente, que se reúna con un mediador o que lo transfieran a otro departamento.
Consejos
- Si el remitente es alguien con un historial de correos electrónicos groseros, téngalo en cuenta cuando se acerque al correo electrónico.
- Si desea escribir su enojo, hágalo en un correo electrónico en blanco o en un documento de Word. De esa manera, puede eliminarlo y no presionar enviar accidentalmente.
- Sugiera que su lugar de trabajo haga una sesión sobre la etiqueta del correo electrónico. Si nadie sabe cómo impartir dicho curso, pida contratar a alguien que pueda hacerlo; esto también podría ser una señal de que se necesita dicha capacitación.
- Una forma de lidiar con un compañero de trabajo que constantemente envía correos electrónicos groseros es enviárselo en CC a tu jefe u otro compañero de trabajo relevante cada vez que respondes.
- Enviar correos electrónicos es difícil, incluso para un profesional, así que recuerda que transmitir emociones e intenciones correctamente no siempre es posible a través de un correo electrónico.
Advertencias
- Algunas personas son bombas de relojería y pueden dirigir su ira hacia ti si reaccionas de manera grosera. Manténgase cortés y profesional, y si tiene alguna pregunta o inquietud, hable con su jefe o con el departamento de recursos humanos.
- Cualquier cosa calumniosa, abusiva, acosadora, difamatoria, racista o insultante en un correo electrónico puede ser reportada. El correo electrónico se considera público en la mayoría de las jurisdicciones y puede exponer su negocio a disputas legales. Una persona que envía este tipo de correos electrónicos puede esperar medidas disciplinarias e incluso el despido. Si le preocupa que el correo electrónico contenga contenido tan ofensivo, hable con su jefe o con Recursos Humanos para obtener más consejos, o con su representante legal si no desea discutir esto con el lugar de trabajo.
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