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Comience con la fecha y la ciudad de donde proviene el comunicado de prensa. La ciudad posiblemente se puede omitir, por ejemplo, si el comunicado de prensa está escrito en Róterdam mientras que el mensaje es sobre la sucursal local en Ámsterdam. La primera oración o `principio` debe captar inmediatamente la atención del lector y contar de manera sucinta lo que está sucediendo. Por ejemplo, si el título es "Zeus Publishers publica una nueva novela de guerra", la primera oración podría ser: "Zeus B Publishers.V. publica hoy su primera novela de guerra, escrita por el célebre escritor Ercee Kaa.` Amplía el titular dando solo un poco más de detalle y sirve para guiar al lector a la historia. La siguiente oración o las siguientes dos oraciones son nuevamente una extensión de la primera oración. El cuerpo de un comunicado de prensa debe ser compacto. No utilices oraciones o párrafos demasiado largos. Evite la repetición y el uso frecuente de jerga jovial o hippy. Esfuércese por la simplicidad, sin una palabra demasiado. El primer párrafo (dos o tres oraciones) es un resumen del comunicado de prensa, todo lo que agregue a esto es elaboración. En el mundo acelerado de hoy, ni los periodistas ni otros lectores leerán un comunicado de prensa si el comienzo de un artículo no despierta interés de inmediato. Use hechos reales: eventos, productos, servicios, personas, objetivos, metas, planes, proyectos. Asegurar el máximo uso de hechos concretos. Una forma sencilla de escribir un comunicado de prensa eficaz es hacer una lista de las siguientes aclaraciones: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. 
Sobre quién trata? Editores Zeus. ¿Cuál es la noticia real?? Editorial Zeus publica un libro. Cuándo va a pasar? Mañana. donde ocurre esto? En todos los mercados principales, mañana. ¿Por qué es esta noticia?? Fue escrito por un célebre escritor, Ercee Kaa. Cómo sucede? El evento principal es una sesión de firmas en Ámsterdam, seguida de un recorrido por el Randstad. Una vez que haya hecho lo básico, puede completar los espacios con información sobre las personas, los productos, las fechas y cualquier otra cosa relacionada con las noticias. Si su empresa no es el tema principal de la noticia, pero es la fuente del comunicado de prensa, aclare esto en el cuerpo. mantenlo corto y dulce. Un comunicado de prensa nunca debe tener más de tres páginas. Si envía una copia impresa en papel, el texto debe estar a doble espacio. Cuanto mayor sea el interés periodístico de su comunicado de prensa, mayor será la posibilidad de que el artículo sea seleccionado por un periodista para su uso. Averigüe qué significa el `valor de la noticia` para un grupo objetivo específico y utilice este conocimiento para atraer al periodista. 
El título de esta sección debe ser---Acerca de COMPANY_XYZ. Después del título, usa uno o dos párrafos de 5 o 6 oraciones para describir tu empresa. El texto debe describir la empresa, la actividad principal y la política de la empresa. Muchas empresas ya tienen folletos, presentaciones, planes de negocios, etc. escritos profesionalmente. El texto introductorio se puede copiar aquí. Enlace a su sitio web al final de esta sección. El enlace debe ser una URL exacta y completa, no abreviada, porque cuando se imprime la página, el enlace aún debe estar completo. Por ejemplo: http://www.sitio web_de_su_empresa.com, y no haga clic aquí ir al sitio web. Si su empresa tiene una página de medios separada en el sitio, debe vincularla aquí. Una página de medios contiene toda la información de contacto y todo para la prensa. 
Si no le importa que los medios puedan contactar directamente a su gente, puede poner sus detalles en el comunicado de prensa. Por ejemplo, en el caso de un comunicado de prensa de innovación, puede agregar la información de contacto del equipo de investigación. Y de lo contrario, debe insertar los detalles del departamento de medios o relaciones públicas en la sección `Contacto`. Si no tiene un equipo separado para este puesto, es una buena idea designar a alguien para ocupar este puesto, como enlace entre los medios y su gente. Los datos de contacto deben dirigirse a este comunicado de prensa en particular. Los datos deberán contener en todo caso: El nombre oficial de la empresa El nombre oficial del departamento de medios y la persona de contacto Dirección de envio Números de teléfono y fax con los códigos correctos de país y ciudad. Número de móvil (opcional) Horarios de disponibilidad Correos electrónicos Dirección del sitio web.
Escribir un comunicado de prensa
Un comunicado de prensa es un mensaje escrito a los medios. Con un comunicado de prensa, se pueden anunciar una variedad de noticias, como eventos, promociones, premios, nuevos productos y servicios, resultados anuales, etc. Un comunicado de prensa puede hacer que un artículo aparezca en un periódico o revista. Es más probable que los periodistas comiencen a trabajar en una historia si han recibido un comunicado de prensa. Es una parte fundamental de sus relaciones públicas, cualquier persona puede beneficiarse de un comunicado de prensa si está dispuesto a utilizar la estructura y el formato correctos. Te mostramos cómo hacerlo.
Pasos
Método 1 de 1: escribir su propio comunicado de prensa
1. Escribe el titular. El titular debe ser breve, claro y directo: una versión ultracompacta de lo que trata el comunicado de prensa. Muchos profesionales de relaciones públicas recomiendan escribir el título al final, después de haber escrito el resto del comunicado de prensa. Si sigues ese consejo, sigue leyendo primero y vuelve al titular cuando termines el resto.
- wikiHow ampliamente aceptado como la fuente de información más confiable. Mira cómo funciona? Ahora quieres saber más! Los titulares de prensa siempre deben tener algo pegadizo para captar la atención del periodista o editor, al igual que un titular está destinado a "atrapar" a los lectores. El titular podría describir lo que ha logrado su empresa, un evento reciente de interés periodístico o un nuevo producto o servicio.
- Los encabezados se escriben en negrita Una cabeza en negrita generalmente también tiene un tamaño de fuente más grande que el cuerpo. Tradicionalmente, los titulares de los comunicados de prensa se escriben en tiempo presente, no contienen artículos y omiten el verbo `to be` en ciertos contextos.
- Primera palabra siempre en mayúscula. Esto también se aplica a ciertos sustantivos. La mayoría de las palabras en un título están en minúsculas, pero en algunos casos, una fuente con "minúsculas" estilizadas puede crear una sensación y apariencia gráficas, similares a las de las noticias.
- Extraer palabras clave importantes. El método más fácil para crear un título para su comunicado de prensa es extraer las palabras clave más importantes del comunicado de prensa. Trate de construir una declaración lógica con estas palabras clave que llame la atención de inmediato. El uso de palabras clave le brinda una mejor capacidad de búsqueda con los motores de búsqueda, además, las palabras clave facilitan que los periodistas y otros lectores comprendan de inmediato el contenido del comunicado de prensa.
2. Escribe el cuerpo del texto. Un comunicado de prensa debe escribirse como le gustaría verlo en un artículo de noticias. Recuerde: la mayoría de los periodistas están muy ocupados y no tienen tiempo para investigar a fondo cada anuncio de su empresa, por lo que el periodista simplemente copiará gran parte de lo que escriba en su comunicado de prensa. Así que pon exactamente en el cuerpo del texto lo que quieres que publiquen eventualmente.
3. Transmitir claramente las `5 W` (y la H). Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo le dice al lector todo lo que necesita saber. Considere esta lista de verificación en el contexto de los puntos a continuación, usando el ejemplo mencionado anteriormente.
4. Añadir información sobre la empresa. Si un periodista elige un comunicado de prensa para un artículo, siempre mencionará a la empresa en la pieza. En ese caso, los periodistas pueden encontrar la información de la empresa en esta sección.
5. Dar apoyo. Proporcione algunos enlaces informativos adicionales que respalden el comunicado de prensa.
6. Agregar información de contacto. Si su comunicado de prensa es realmente de interés periodístico, es probable que los periodistas quieran más información o que quieran entrevistar a personas relevantes.
7. Si es posible, incluya un enlace a una versión en línea del mismo comunicado de prensa. Es una práctica común mantener un registro de todos los comunicados de prensa en su sitio web. Esto hace que sea más fácil crear un enlace de este tipo e inmediatamente tiene un registro con fines de archivo.
8. Indique el final de un comunicado de prensa con tres almohadillas (###) centradas inmediatamente debajo de la última oración del mensaje. Este es un estándar periodístico.
Consejos
- Envíe el comunicado de prensa por correo electrónico y use poco formato. Las letras grandes y muchos colores solo distraen de las noticias. Coloque el comunicado de prensa en el cuerpo del correo electrónico, no en el archivo adjunto. Si debe usar un archivo adjunto, use texto sin formato o un archivo de formato de texto enriquecido. Normalmente se aceptan documentos de Word, pero guárdelo como.doctor, no si.docx (si está utilizando la última versión). Los periódicos en particular han tenido que hacer recortes últimamente y, a menudo, no usan la última versión de Word. Solo use archivos PDF si está enviando un dossier de prensa completo con muchas ilustraciones. Y no escriba el comunicado de prensa en papel con membrete y luego escanéelo y envíelo por correo electrónico como jpeg, una pérdida de su tiempo y del tiempo del editor. Escriba el comunicado de prensa directamente en el correo electrónico.
- Utilizar el título como asunto del correo electrónico. Si ya se te ocurrió un titular pegadizo, tu mensaje se destacará en la bandeja de entrada del editor.
- Asegúrese de que cada publicación esté dirigida a una empresa de medios específica y envíela al editor que se ocupa de este tipo de negocios. Por lo general, puede encontrar esta información en su sitio web. Enviar un comunicado de prensa idéntico a muchas empresas de medios o a muchos editores dentro de una empresa es una señal de que se está deshaciendo de él fácilmente en lugar de dirigirse a un mercado específico.
- Investigue los comunicados de prensa existentes en Internet para tener una idea del tono, el lenguaje, la estructura y el diseño de un comunicado de prensa
- No pierda tiempo en el titular hasta que haya terminado todo el comunicado de prensa. El titular de un periódico o una revista finalmente será escrito por un editor, pero siempre es bueno tener un título o titular pegadizo para el comunicado de prensa. Este titular puede ser tu única oportunidad. Mantenlo conciso y objetivo. Pero si está tratando de escribir el título del artículo, está perdiendo el tiempo. No sabes exactamente lo que dirás tú o la persona a la que vas a entrevistar. Una vez que haya terminado un primer borrador del comunicado de prensa, puede decidir editar la primera oración, o no. En ese momento, y no antes, puedes empezar a pensar en el titular.
- Si el comunicado de prensa es para publicación inmediata, escriba "PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA" arriba del título en letras mayúsculas. Si hay embargo, escribir `EMBARGO TOT...` con la fecha en que desea distribuir la historia. Se supone que un comunicado de prensa sin fecha de publicación se publica inmediatamente.
- Incluya el nombre de la empresa en el título, en cada subtítulo y en el cuerpo del primer párrafo para que sea visible en los motores de búsqueda. Si envía una versión en papel, puede utilizar el membrete de la empresa.
- El momento del comunicado de prensa es muy importante. Deben ser noticias relevantes y recientes, no demasiado antiguas ni demasiado lejanas en el futuro.
- Una llamada rápida puede garantizar que el comunicado de prensa se publique realmente.
- Incluya un `llamado a la acción` en su comunicado de prensa. Esta es información sobre lo que desea que el lector haga con el contenido del mensaje. Por ejemplo, ¿quieres que los lectores compren un producto?? En ese caso, debe mencionar dónde está disponible el producto. ¿Quiere que el lector visite su sitio web para participar en un concurso o aprender más sobre su empresa?? En ese caso deberá indicar la dirección web o un número de teléfono.
Advertencias
- No proporcione datos de contacto de terceros sin su permiso. Además, deberán estar disponibles en horario habitual en los días siguientes a la publicación de la nota de prensa.
- Recuerde que muchos editores están sobrecargados de trabajo y muchos editores están bajo control. Si les facilitas las cosas, harán algo antes. Si su comunicado de prensa se parece a la forma en que el editor finalmente publicará el artículo, es posible que se publique casi sin cambios. Pero si lo llenas de argumentos de venta confusos o si no sigues el libro verde, el editor lo cambiará todo. Todos dicen que son los mejores, así que no pierdas el tiempo del editor. El lugar correcto para poner una descripción es en la sección de información de la empresa del comunicado de prensa. Pero siempre manténgalo preciso y objetivo.
- Utilice siempre una cita, preferiblemente de la persona más importante involucrada en el tema del comunicado de prensa. No tiene que ser una cita real, pero debe ser algo plausible. En cualquier caso, es importante comprobar si la persona en cuestión está de acuerdo con lo que se lleva a la boca. Una cita le permite a un periodista ocupado preparar un artículo completo sin tener que hacer una entrevista adicional.
- Los comunicados de prensa deben ser lo más positivos posible. Evite frases como `después de la renuncia del presidente anterior` o `después de un período de silencio`. Un periodista puede decidir investigar estos asuntos en lugar de simplemente escribir sobre lo que está en el comunicado de prensa. Eso puede resultar en un artículo que no sea satisfactorio para usted, incluso si no hubo nada de malo en la renuncia (quizás el presidente estaba enfermo).
- Al enviar un comunicado de prensa por correo electrónico: el asunto nunca debe ser `nota de prensa`. Entonces no te destacarás. Atrae la atención del editor utilizando un título pegadizo como asunto del correo, por ejemplo, "Haas B.V. gana licitación de línea de alta velocidad`.
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