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Sea detallado y claro al tomar notas. No agrupe eventos individuales, no olvide las tareas pequeñas y asegúrese de usar marcas de tiempo exactas para realizar un seguimiento de su programación diaria. Puede ser útil categorizar ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, escribe las tareas del hogar en azul, las actividades en rojo y las actividades recreativas en negro. Esto te ayudará a visualizar cómo pasas tu tiempo. 
¿Estás perdiendo el tiempo por tu falta de autocontrol?? ¿Eres un procrastinador?? ¿Estás tomando demasiada responsabilidad sobre tus hombros?? Todas estas son preguntas que debe hacerse a sí mismo al evaluar cómo emplea su tiempo. Es posible que se encuentre dividiendo las actividades a lo largo del día de una manera que no tiene sentido. Por ejemplo, probablemente no sea prudente trabajar media hora y luego dedicar 10 minutos a asuntos triviales y luego trabajar otra media hora. Estarás más concentrado y productivo si trabajas durante una hora y te ocupas de las tareas triviales en otro momento. Es mejor abordar tus tareas `dividiéndolas en bloques`. Este es un método en el que programa una cantidad predeterminada de tiempo para una sola tarea, sin distracciones. 
Si pasa demasiado tiempo haciendo las tareas del hogar o cocinando sus comidas y puede permitírselo, considere contratar a un ayudante doméstico o a un cocinero. Para algunas personas su tiempo vale más que su dinero. Quizás pasas gran parte de tu día navegando por internet sin rumbo fijo. Puede restringir el acceso a ciertos sitios de Internet o cuentas de redes sociales (mientras se supone que debe estar trabajando en otra cosa). 
Muchas llamadas telefónicas consisten en charlas innecesarias e innecesarias, especialmente al comienzo o al final de la llamada. La gente tiende a perder el foco y divagar en el teléfono, así que tenga eso en cuenta. En las conversaciones presenciales, hay más necesidad de hablar solo de temas laborales. Esto se debe a que ninguna de las partes está rodeada de distracciones durante una reunión. 
Evite Facebook, Twitter y otros sitios de redes sociales cuando se supone que debe estar haciendo otra cosa. Buscar en Google diferentes temas también es una peligrosa pérdida de tiempo. Puede pensar que va a hacer una búsqueda rápida, pero antes de darse cuenta, habrá pasado más de tres horas en los confines de Internet. 
Si trabajas desde casa es fundamental que cuentes con un espacio de trabajo dedicado. No trabaje en las áreas comunes de su hogar, ya que la televisión, el teléfono o la consola de juegos pueden impedirle trabajar fácilmente. 
Esté preparado para cambiar sus prioridades de vez en cuando. Las cosas pueden surgir en el último minuto y requerir su atención inmediata. Tendrás que parar lo que estás haciendo de vez en cuando y concentrar tu energía y tiempo en estas tareas inesperadas. Solo asegúrate de que no suceda con demasiada frecuencia. Si te encuentras constantemente reorganizando tus prioridades a lo largo del día, algo anda mal. Si bien se pueden esperar pequeños ajustes en su horario, los ajustes constantes probablemente significan que básicamente no está acertando con sus prioridades. 
Siempre es más seguro errar por el lado de la precaución y darse más tiempo del necesario. Si termina su tarea antes, puede abordar la siguiente tarea, lo que en última instancia no debería afectar su productividad. 
Evitar la dependencia de otras personas para pensar en algo. Probablemente sean tan olvidadizos como tú. Si algo es extremadamente importante, establezca múltiples recordatorios para usted. Puede perderse un post-it o una alarma telefónica, pero no puede. 
Asegúrese de delegar responsabilidades a personas calificadas. No basta con pedirle a alguien una determinada tarea. Quieres que hagan bien ese trabajo. No adquiera el hábito de entregar su trabajo a otros. No refleja las habilidades de gestión del tiempo. Es más como si fueras perezoso y desmotivado. 
Asegúrate de que tu tiempo de descanso esté dedicado a disfrutar. Apague su teléfono de trabajo y no responda correos electrónicos. Si mezclas el trabajo con tu tiempo libre, no te recompensarás y no podrás evitar el burnout. Si trabajas de lunes a viernes, mantén tu fin de semana libre. Si ha estado trabajando en un proyecto durante tres meses, tómese unas vacaciones cortas cuando haya terminado.
Organiza tu tiempo sabiamente
Contenido
Todos a veces sentimos que no hay suficientes horas en un día para hacer todo lo que hay que hacer. Algunas habilidades simples de organización y administración del tiempo pueden ayudarlo a aprovechar al máximo el tiempo que tiene. Aprende a usar el tiempo sabiamente, para hacer más en el tiempo que tienes.
Pasos
Método 1 de 3: Sepa cómo usar su tiempo
1. Seguimiento de sus actividades diarias. Revisa lo que haces todos los días y toma nota de cuánto tiempo le dedicas. Es posible que se sorprenda de la cantidad de tiempo que realmente pierde en un día, en comparación con la cantidad real de trabajo que realiza.
- No olvide realizar un seguimiento de las tareas cotidianas, como preparar el desayuno, limpiar, ducharse, etc.
2. Registra todas tus actividades en un bloc de notas. Una vez que sepa lo que hace todos los días y cuánto tiempo pasa haciéndolo, anótelo. Recopilar toda esta información y verla en una página a la vez puede ayudarlo a detectar patrones y posiblemente incluso áreas en las que está perdiendo el tiempo.
3. Comprueba cómo pasas tu tiempo. ¿Pasas una hora al día sin hacer nada?? Dos horas para decidir dónde comer? Ocho horas de navegar por internet? Busque patrones en la forma en que pasa su tiempo y determine qué es y qué no es necesario.
4. Considere ajustes. Ahora que sabe exactamente en qué está gastando su tiempo, comience a hacer ajustes activos en su horario. Asegúrate de señalar las áreas en las que no puedes dedicar menos tiempo. El hecho de que algo tome mucho tiempo no significa que se desperdicie.
5. Si pasa tres horas al día enviando correos electrónicos relacionados con el trabajo, es poco probable que pueda reducir esta cantidad de tiempo. Sin embargo, si envía cuatro o cinco correos electrónicos personales durante sus correos electrónicos oficiales, definitivamente puede reducir la cantidad de tiempo que dedica a los correos electrónicos.
6. Cambia tus hábitos y normas. Sea cual sea su problema de gestión del tiempo, siempre hay una solución. Una vez que haya decidido dónde está perdiendo el tiempo o cómo debe gastarlo, deberá hacer un esfuerzo planificado para cambiar su gestión del tiempo.
Método 2 de 3: evitar distracciones
1. Descubre qué distracciones tienes en tu vida. La mayor amenaza para usar tu tiempo de manera útil es la distracción constante. Trate de clasificar qué actividades o personas tienden a hacerle perder el tiempo. Ya sea que se trate de un amigo que sigue hablando o de un hábito persistente que lo aleja de su trabajo, puede encontrar formas de evitar estas pérdidas de tiempo.
- Si pasa mucho tiempo haciendo algo que no le brinda un resultado deseable, probablemente sea solo una distracción en su vida que debe evitar.
- En un entorno de oficina, probablemente verá a muchos de sus colegas como distracciones. Evite charlas o conversaciones sobre el clima cuando necesite hacer algo. Sin embargo, tenga en cuenta que su actitud en la oficina es tan importante para su carrera como la gestión del tiempo, así que no sea grosero.
2. Evite las llamadas telefónicas largas. Si descubre que pasa mucho tiempo en largas llamadas telefónicas, entonces necesita cambiar sus hábitos telefónicos. A menudo puede lograr más hablando con alguien en persona que por teléfono, así que deje de hacer llamadas telefónicas largas.
3. No navegues demasiado por la web. Muchas personas usan Internet como una herramienta crucial para realizar las tareas que deben realizarse. Sin embargo, al igual que muchas personas son culpables de perderse en artículos de noticias inútiles, informes deportivos y fotos de celebridades, gatos jóvenes o cachorros. Manténgase enfocado cuando esté en línea. Hay programas disponibles que bloquean ciertas aplicaciones, sitios web y dominios, lo que ayuda a reducir las distracciones relacionadas con Internet.
4. Poner un cartel de `No molestar`. Seguro que conoces el cartel que puedes colgar en la puerta de tu habitación de hotel. Este letrero puede ser igual de efectivo en un entorno de oficina o lugar de trabajo. Puede imprimir un letrero de este tipo usted mismo y colgarlo en la puerta de su espacio de trabajo, si es necesario. Esto pone fin a la charla te encanta tu trabajo.
5. Haz tiempo para las distracciones inevitables. Hay tipos de distracciones que a veces simplemente no puedes evitar. A veces es tu jefe tomando un descanso de la jornada laboral para conversar, o tal vez un pariente anciano que necesita ayuda constante con tareas simples. Cualesquiera que sean estas distracciones inevitables, si les deja espacio con anticipación, le quitarán menos tiempo esencial del que necesita para otros proyectos y actividades necesarios.
Método 3 de 3: usar su tiempo de manera eficiente
1. escribir todo. No confíes en tu memoria para hacer tus tareas. Escriba todo lo que necesita hacer en un solo lugar y consulte esta lista con frecuencia para lograr sus objetivos.
- Incluso si una tarea parece menos grande o mundana, anótela. Su calendario debe estar lleno de pequeñas notas como "Llamar a Stefan", "Buscar márgenes de beneficio" o "Enviar un correo electrónico al Chef".
- Asegúrese de tener siempre un bloc de notas con usted y escriba las tareas a medida que se presenten. Crees que te acordarás de escribirlas más tarde, pero lo más probable es que las olvides.
2. usa un calendario. La simple adición de un calendario o planificador a su colección de herramientas de organización lo ayudará a organizar su tiempo de manera eficiente. Anote cada nueva fecha límite, tarea o reunión que se agregue a su agenda. Tómese un momento todas las mañanas para revisar su agenda del día para saber lo que está por venir.
3. Evita las obligaciones dobles. Organiza tu agenda evitando pensar demasiado en ti mismo y no asumir demasiados proyectos o eventos a la vez. Revisa tu calendario antes de aceptar cualquier cosa para asegurarte de que tienes tiempo. Esto mantiene tu tiempo organizado sin perder de vista tu horario habitual.
4. Evita distracciones. Administre su tiempo de manera productiva eliminando elementos que puedan distraerlo o hacer que se desvíe y se retrase en el horario. Mantenga la televisión y los juegos lejos de donde estudia o hace la administración para que pueda concentrarse en las tareas que deben hacerse primero y guardar las cosas divertidas para más adelante.
5. Ordena tus tareas por importancia. Administre su tiempo sabiamente completando primero las tareas más importantes o limitadas en el tiempo. Márcalos en tu horario con un resaltador de color especial o una pequeña calcomanía. Programe primero las tareas de máxima prioridad y tómese suficiente tiempo para completarlas, luego trabaje en cosas menos sensibles al tiempo en torno a las tareas mejor calificadas.
6. Ser realista. Date una cantidad de tiempo realista para completar cada tarea. Si crees que algo te llevará de media hora a una hora, date una hora completa. Sea realista acerca de cuánto tiempo lleva algo para evitar sentirse abrumado o retrasado.
7. Planifica tus necesidades básicas. No olvide programar tiempo para las cosas diarias, como comer y ducharse. Esto puede parecer obvio, pero es importante reservar tiempo para estas cosas, además de las otras tareas programadas, para asegurarse de no omitirlas y no retrasarse en su horario.
8. Usa un sistema de recordatorio. Use recordatorios simples junto con su planificador diario para ayudarlo a recordar tareas o fechas límite importantes. Use notas post-it o alertas de voz o texto en su teléfono celular para recordarle cosas que hacer o que tiene algo planeado. Tal sistema de respaldo lo ayudará a evitar olvidar cosas.
9. Pedir ayuda. Pida ayuda a otra persona y delegue tareas más pequeñas si es necesario. Tu horario general se beneficiará si puedes tragarte tu orgullo y pedirle a alguien que te ayude con algunas pequeñas tareas de la casa, o si preparas la cena en una noche ocupada entre semana.
10. Califica tu productividad. De vez en cuando es necesario mirar tu trabajo desde la distancia y analizar lo que has logrado, qué tan bien lo has hecho y cuánto tiempo te tomó. Ser consciente de estos aspectos de su trabajo y de su vida puede ayudarlo a realizar cambios en su horario y en el patrón diario de su trabajo, lo que producirá resultados sorprendentemente efectivos.
11. Recompénsate. Trabajar demasiado o durante demasiado tiempo puede provocar agotamiento, lo que dificulta concentrarse incluso en las tareas más simples. Así que tómate un momento de vez en cuando para celebrar lo que has logrado y recompénsate con algo que realmente disfrutes.
Advertencias
- No deje que su mente divague ni trate de soñar mientras trabaja en sus tareas diarias.
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