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Escriba su correo electrónico en un tamaño de fuente legible, como el tamaño de fuente 12. Evite los estilos especiales, como cursiva, fuentes resaltadas o multicolores, a menos que su uso esté justificado por el contenido y el propósito de su correo electrónico. No escriba en mayúsculas todo el texto. Si escribes todo en mayúsculas parece que le estás gritando al destinatario.
Temas como: `Pregunta`, `Mensaje mío` o `Correo electrónico sobre un tema importante` son demasiado vagos o redundantes y, por lo tanto, completamente inútiles. Por otro lado, un tema como "Programa, lista de invitados, preferencias de almuerzo y resumen de reuniones el 12 de marzo".s.demasiado tiempo para poder manejar. Además, este título cubre múltiples temas. Un título como `Reunión de escalera mecánica de daños el 12 de marzo` es breve y claro. Dirige al destinatario a un solo tema principal y la fecha asociada.
Si no sabe el nombre de la persona a la que va dirigido su correo electrónico, use un saludo como "Estimado señor/Señora", "Estimado presidente/Estimado directorio", o si es necesario: "A quien corresponda". No comience su correo electrónico con "Hola", "Hola", "Hola" u otros saludos informales. 
Por ejemplo, si estás enviando un correo electrónico a un maestro, no desperdicies espacio con cosas innecesarias como: "Soy Diana Franssen. Me conoces? Química 221 es mi materia favorita en este momento. Me gusta la forma en que se organizan las conferencias. Siempre puedo seguir todo a la perfección y siempre sé exactamente qué esperar en un examen. Hablando de exámenes, quería preguntar sobre la próxima semana de exámenes.` En cambio, es mucho más claro escribir algo como: `Mi nombre es Diana Franssen y estoy tomando Química 221 contigo. Te escribo con una consulta sobre un posible conflicto en la próxima época de exámenes.`
jerga Abreviaturas o contracciones innecesarias Emoticonos y Smileys lenguaje vulgar chistes
"A la espera de su respuesta, quedo", `Tuyo sinceramente,` `Atentamente,` `Muchas gracias de antemano,` `Amistoso gracias,`
Por ejemplo, agregue un comentario como: "Adjunto una copia de mi currículum y cartera en formato PDF.` 
Enviar un correo electrónico formal
Contenido
Muchas personas temen escribir un correo electrónico formal. Suele utilizar el correo electrónico para enviar mensajes personales e informales. Si necesita enviar un correo electrónico a un maestro, empleador, cliente, agencia gubernamental u otro destino formal, existen algunas pautas simples a seguir. Mantenga su mensaje claro y conciso y siga los estándares generalmente aceptados de estilo, tono y formato. Y no olvide leer y revisar su correo electrónico cuidadosamente antes de enviarlo.
Pasos
Método 1 de 3: Elegir el formato correcto
1. Utilice una dirección de correo electrónico neutral. Es mejor usar una dirección de correo electrónico que sea una variación de su nombre real y no un nombre de usuario, apodo o apodo. Para crear una dirección de correo electrónico que consista únicamente en su nombre, sin números ni letras adicionales, puede usar puntos y/o guiones bajos o de conexión.
- Una dirección de correo electrónico como [email protected] por ejemplo no se ve muy profesional. Con la dirección Jelle.de [email protected], por otro lado, das una impresión mucho más seria.
2. Cíñete a una fuente profesional. La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico no le permiten elegir entre una amplia variedad de fuentes y estilos de formato. En cualquier caso, en un email formal, lo mejor es ceñirse a un estilo tradicional, con una tipografía tipo Times New Roman o Arial. No uses fuentes decorativas como Comic Sans o Old English. Además, ten en cuenta lo siguiente:
3. Elige un tema corto y preciso. Use palabras clave en su asunto que indiquen exactamente de qué se trata el correo electrónico, en no más de unas pocas palabras. De esa manera, ayuda a evitar que el lector pase por alto su mensaje porque el correo electrónico no tiene asunto, un asunto que es demasiado vago o un asunto que da la impresión de que el correo electrónico no es importante.
Método 2 de 3: escribe tu mensaje
1. Elige un saludo adecuado. Siempre comience un correo electrónico formal con un saludo apropiado. Lo mejor es llamar al destinatario por su nombre (si lo conoces). En principio, el saludo de un correo electrónico formal siempre comienza con `Estimado...`, seguido del título (señor/señora), el apellido de la persona y una coma. Si ya conoce a la persona a quien va dirigido el correo electrónico, puede iniciar el saludo con `Estimado...`seguido del primer nombre.
2. Preséntese en el primer párrafo, si es necesario. Si su mensaje está dirigido a alguien con quien actualmente no tiene una relación, como un nuevo cliente, el jefe del Departamento de Reclutamiento & Selección de la empresa donde quieres aplicar, o un funcionario del municipio, primero di quién eres y el motivo de tu mensaje. Haz esto en una oración o dos al comienzo de tu correo electrónico.
Por ejemplo, si desea enviar un correo electrónico a un empleador potencial, podría decir: "Mi nombre es Erik van Raam". El motivo de este correo electrónico es que me gustaría postularme para el puesto de asistente administrativo que figura en el sitio web de CareerXYZ.Países Bajos.`
3. Comience con la información más importante. Después de presentarse y resumir el motivo de su mensaje, puede continuar con el cuerpo principal de su correo electrónico. Coloque la información más importante cerca de la parte superior. Con esto muestras respeto por el valioso tiempo del destinatario y aclaras rápidamente la intención de tu e-mail.
Por ejemplo, si le escribiera a un funcionario de una agencia gubernamental, lo primero que podría decir es: `Mi nombre es Aletta van Raam. Encontré su dirección de correo electrónico en la página web del Ministerio Público. Le escribo para cuestionar la citación que recibí el 31 de diciembre de 2009 en relación con una infracción de tránsito. `
4. Di directamente lo que es. En un correo electrónico formal, no hay absolutamente ningún problema en ser directo, siempre y cuando seas cortés. Al darle la vuelta al lío caliente, solo logras que la atención de tu lector disminuya, haciéndole más difícil determinar qué es exactamente lo que quieres o necesitas.
5. que sea breve. No existe una regla estándar para la longitud prescrita de un correo electrónico. Sin embargo, es mejor mantener una longitud máxima de la superficie de una pantalla (de una computadora portátil o PC) para un correo electrónico.
Si su correo electrónico es relativamente largo, divídalo en varios párrafos cortos. Inserte una línea en blanco entre dos párrafos, en lugar de sangrar el comienzo de cada párrafo.
6. Mantén tu lenguaje formal. Escribes un correo electrónico formal dentro de un contexto profesional, por lo que, naturalmente, quieres causar una buena impresión. Use oraciones completas y formulaciones corteses. Evite cosas como:
7. Cierra correctamente tu correo electrónico. Lo que se aplica al saludo también se aplica al cierre. Puede cerrar un correo electrónico formal de varias maneras aceptables. Siempre ponga su nombre completo y cargo debajo del cierre. Dependiendo del contenido de su correo electrónico, puede utilizar uno o más de los siguientes cierres:
Método 3 de 3: prepara tu correo electrónico para enviar
1. Agregue los archivos adjuntos que desea enviar. Si necesita enviar ciertos archivos adjuntos con su correo electrónico, menciónelos en el cuerpo de su correo electrónico para que el destinatario sepa que el correo electrónico tiene archivos adjuntos. Por favor, mantenga pequeños el número y el tamaño de los archivos adjuntos y opte por tipos de archivo tradicionales y ampliamente compatibles.
2. Revise su correo electrónico cuidadosamente para detectar errores ortográficos y gramaticales. No confíe ciegamente en el corrector ortográfico o el programa de procesamiento de textos de su proveedor de servicios de correo electrónico. Leer su correo electrónico en voz alta o pedirle a otra persona que lo revise por usted es una excelente manera de corregir errores tipográficos, ortográficos o oraciones poco claras.
3. Asegúrese de que no haya información confidencial en su correo electrónico. Ten siempre en cuenta que el correo electrónico no es un sistema de comunicación 100% seguro. Tenga en cuenta que los servidores de correo electrónico podrían ser pirateados, o que el destinatario podría compartir información de manera intencional o no que usted no desea hacer pública.
No incluya contraseñas, números de cuenta u otra información confidencial en un correo electrónico.
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