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Simplemente copie algunos de sus gestos y opciones de palabras. Hacer esto demasiado puede molestarlos. Solo refleja a alguien cuando se considere apropiado. Por ejemplo, si eres un hombre hablando con una mujer que sostiene un bolso, no es una buena idea mantener el brazo a tu lado como si también estuvieras sosteniendo un bolso. 
Al ajustar su tono, asegúrese de que su comunicación no verbal y verbal coincidan, lo que mostrará sinceridad. Por ejemplo, un tono firme y serio se vería afectado si se riera y se encorvase. Un tono serio va mejor con una cara seria y gestos ligeros, mientras que un tono alentador combinaría bien con movimientos de cabeza y algunos gestos más. 
Usar palabras que la otra persona pueda entender. Abra la conversación con algo como "Frank, quería hablar contigo sobre algunas cosas que he notado sobre tu trabajo últimamente y cómo podemos hacer algo al respecto". Eso crea un tono firme, pero orientado al futuro, en lugar de un tono demasiado crítico. Escriba un resumen de cada reunión después y envíelo por correo electrónico a todos los involucrados. Esto hace que la comunicación sea aún más clara. 
Mantenga sus publicaciones en las redes sociales positivas y concisas: `Hola Groningen, venga a Totaalsport hoy para obtener un 20 % de descuento en todo el equipo!` Cuando se comunique con colegas, empleados o clientes a través de las redes sociales, manténgase alejado de ataques personales, desahogos, quejas e imágenes inapropiadas. Sepa que todo lo que publica en línea puede ser visto por todos. A muchas personas les gusta mantener una cuenta de redes sociales separada, una para uso personal y otra para uso comercial. 
Si está escribiendo en el lugar de trabajo, coloque el punto principal de su correo electrónico en la línea de asunto o, si es un mensaje de texto, en la parte superior. El destinatario apreciará que ahorres tiempo siendo directo. Utilice cuidadosamente la línea de asunto del correo electrónico. Evite temas vagos u obvios, como "Mensaje sobre el trabajo". En su lugar, utilice títulos específicos como `Reunión con Berend Wijmans el 16 de noviembre!` Cuando hable por teléfono, use señales verbales claras como "Entonces, Natasha, la razón por la que llamo es para hablar sobre la disminución de las ventas" y "André, quiero asegurarme de que entiendo". ¿Puedes repetir el eslogan una vez más?? 
Cíñete a temas neutrales y no controvertidos. Por ejemplo, puede hablar sobre programas de televisión populares, comida o uno que siempre puede usar: el clima. Por ejemplo, intente algo como "Oye, ¿qué te pareció el último episodio de Game of Thrones?? Si está en un puesto de liderazgo o gerencia, hablar o hacer negocios todos los días hará que sus empleados sientan que está a su nivel y accesible. Hablar de cosas pequeñas con un gerente o jefe ayuda a forjar un vínculo, lo que facilita hablar de asuntos más complejos o serios más adelante. 
Enfatice la asociación en la forma en que expresa las cosas. Por ejemplo, usa frases como "Podemos hacerlo" o "Estamos juntos en esto". 
Di algo como "Entiendo totalmente por qué estás molesto" o "Tenías razón, eso molestaría a cualquiera".` Evita comentarios como "No tienes que estar realmente molesto por esto" o "No entiendo por qué esto te molesta", incluso si te sientes así. 
Realmente trabajaste duro en esto, ¿no?? Creo que manejas esto con mucha paciencia. 
Los puntos principales que desea enfatizar. Por ejemplo, si está presentando la nueva estrategia de ventas de tres puntos de su empresa, planee hablar un poco más alto cuando mencione cada punto por primera vez. Momentos en los que es posible que desee reducir la velocidad (como la introducción de información nueva o complicada). Lugares naturales en su presentación en los que puede hacer una pausa, como después de presentar cada punto de una estrategia de ventas en tres puntos. Esto les da a los asistentes tiempo para dejar que la información se asiente. 
`Más...` (para introducir un nuevo punto). `Como he dicho antes...` (para recordarle a la audiencia su punto principal). `Para terminar las cosas...` (para hacerles saber que se acerca el final de su texto). Dile a la gente cuándo vas a responder preguntas. Podría decir: `Guarde sus preguntas hasta después de la presentación, luego las responderé. 
Use solo una pequeña cantidad de texto o imágenes por diapositiva. Por ejemplo, si está describiendo tres objetivos para el próximo año de su organización, cree una diapositiva que diga "Objetivo 1: aumentar la membresía en un 10 %". Esa es suficiente información para recordarle a la audiencia el punto que está a punto de presentar, pero no tanto como para que su enfoque se desvanezca. 
Adapta tu forma de comunicarte a la situación
Contenido
Para aprender a comunicarse de manera efectiva, debe adaptar las cosas que dice y escribe a diferentes contextos. Esto significa que debe adaptar su estilo de comunicación a su audiencia. En el lugar de trabajo, esto significa esforzarse por ser claro, respetuoso y profesional. Cuando se enfrenta a una situación cargada de emociones, se enfoca en validar los sentimientos de la otra persona, en lugar de expresar su propia opinión. Si se está comunicando con un gran grupo de personas o dando una presentación, puede adaptarse apegándose a una estructura clara, enfatizando los puntos clave y actuando sobre la audiencia para mantener su energía y atención.
Pasos
Método 1 de 4: ajustar tu estilo de comunicación
1. Adapta tu vocabulario a la audiencia. Es importante poder hablar en diferentes registros, algunos formales y otros informales. En el trabajo o en su vida profesional, probablemente sea importante que luzca educado, informado y refinado. Sin embargo, tus amigos pueden esperar ver un lado más informal de tu personalidad antes. Al adaptar tu vocabulario a la situación, puedes conectarte mejor con otras personas.
- Asegúrate de usar palabras que otros entiendan.
- Por ejemplo, la jerga y la jerga pueden ser apropiadas para hablar con amigos, pero pueden interferir en su carrera si las usa en el lugar de trabajo. Del mismo modo, las palabras grandes y el lenguaje profesional en el trabajo pueden hacerte parecer más inteligente, pero pueden ser irritantes y alienantes si usas ese lenguaje entre amigos.
2. Refleje el lenguaje y los gestos de la persona con la que está hablando. Imitar la actitud de la otra persona puede tranquilizarla. También te hace más convincente. Puedes copiar gestos, posturas y/o selección de palabras.
3. Varíe su tono de acuerdo a la situación. Toon puede decirle al otro mucho sobre la situación. Puede usar un tono serio cuando hable de negocios en el lugar de trabajo, un tono alentador cuando evalúe a un empleado o un tono casual cuando salga con amigos.
Método 2 de 4: Tratar con empleados y colegas
1. Programe reuniones cara a cara para temas nuevos o complicados. Opte por el contacto personal, incluso si cree que puede plantear el tema en un correo electrónico o boletín informativo. De esa manera, le da a la gente la oportunidad de hacer preguntas y la oportunidad de proporcionar aclaraciones cuando sea necesario.
- Por ejemplo, puede pensar que puede explicar adecuadamente las nuevas reglas para los descansos de los empleados con un correo electrónico o publicando las reglas en la cafetería.
- Sin embargo, si celebra una reunión con sus empleados, puede estar seguro de que todos entienden las reglas y pueden hacerse responsables de ellas.
2. Discutir problemas con los subordinados en privado. Nunca pida cuentas a un colega frente a otros empleados, ya que esto puede causar resentimiento. Los correos electrónicos pueden malinterpretarse, por lo que es mejor no abordar los problemas de los empleados de esta manera. Programe una reunión privada para hablar en su lugar.
3. Haz un uso profesional de las redes sociales. No envíe quejas personales o información confidencial sobre el trabajo a través de las redes sociales. En resumen, mantenga su negocio profesional. Si en su mayoría solo usa las redes sociales para conectarse con amigos, esto puede significar cambiar tanto el tono como el contenido de sus publicaciones.
4. Pregúntate qué quieres transmitir si no lo comunicas en persona. Lea un correo electrónico o mensaje de texto antes de presionar `enviar`. Si necesita hablar por teléfono con alguien, tome algunas notas sobre lo que quiere decir antes de comenzar la conversación. La comunicación que tiene lugar a través de un texto puede ser difícil de interpretar porque carece de claves contextuales, como el tono y las expresiones faciales. Asegúrate de tenerlo completamente claro:
5. Reserve tiempo para pequeñas conversaciones si es introvertido. Haz tu mejor esfuerzo para hablar también de manera informal para que cuando las personas te hablen, independientemente del contexto, se sientan familiares y cómodas. Incluso si eres introvertido y una conversación no surge naturalmente, no es difícil encontrar formas de tener conversaciones neutrales con las personas.
Método 3 de 4: Lidiar con situaciones cargadas de emociones
1. Use declaraciones `yo` en lugar de `usted`. Reformula las cosas que quieres decir para expresar cómo te sientes o piensas, en lugar de centrarte en lo que ha hecho otra persona. Esto hace que la otra persona sea menos propensa a sentirse atacada. Por ejemplo:
- En el trabajo, podrías decir: "Recuerdo haber aprendido esto como nuevo empleado", en lugar de "No entiendes cómo funciona esto".`
- Del mismo modo, es mejor no decirle a un amigo algo como: "Te enojas con demasiada facilidad". En su lugar, di algo como "Siento que esto es algo que realmente te importa.`
2. Busca una conexión con quien esté molesto. Incluso si alguien te molesta, o cuando intentas mediar entre dos partes, debes hacer todo lo posible para encontrar puntos en común en situaciones emocionales. Cuando la situación está cargada de emociones, la vinculación ayuda a evitar que las personas se sientan atacadas. Esto también puede evitar que alguien se ponga a la defensiva.
3. Mostrar empatía por la otra persona, en lugar de criticar. A veces, cuando las personas están molestas, necesitan expresarse y necesitan que alguien simplemente las escuche. Demuestra que te tomas en serio sus preocupaciones y que estás dispuesto a tratar de entender lo que está pasando. Esto significa que debe ajustar la forma en que se comunica para concentrarse más en responder a lo que dice la otra persona.
4. Haz tu mejor esfuerzo para mostrar respeto. Desactivar una situación cargada de emociones requiere reconocer el aporte y el valor de otras personas para que no se sientan impotentes o no reconocidos. Deje en claro lo que el otro ha hecho bien, o qué derechos y poderes tiene el otro, tales como:
Método 4 de 4: comunicarse con grupos grandes
1. Adapta tu presentación a tu audiencia. Es importante conocer a su audiencia para que pueda adaptar su mensaje a su audiencia. Debe saber quién está en la audiencia, tener cierta comprensión de sus antecedentes y por qué asisten a su presentación. Cuanta más información tenga, mejor podrá dar forma a su presentación.
- Por ejemplo, si está dando una presentación a un grupo de ejecutivos por encima de usted en la jerarquía de la empresa, su lenguaje debe ser profesional y pulido, sin tener en cuenta las bromas o la jerga. Sin embargo, puede usar bromas, jerga y lenguaje sencillo cuando hable con un grupo de subordinados, ya que esto puede ayudar a aliviar la tensión en la sala.
- Tenga en cuenta los antecedentes de las personas en la audiencia para asegurarse de no usar lenguaje o ejemplos que sean ofensivos.
2. Planifica lo que quieres decir. Para comunicarse claramente con un grupo grande, necesita un plan sobre qué decir en lugar de hablar informalmente con unas pocas personas. De lo contrario corres el riesgo de perder la atención de tu audiencia. Programe lo siguiente:
3. Indique los puntos principales de su presentación. Use frases clave para delinear los puntos clave en su conversación. Puede ser difícil seguir las presentaciones orales, pero estas "señales" ayudarán a su audiencia a mantenerse al día con el texto. Buenas frases para subrayar son:
4. Crear ayudas visuales para enfatizar los puntos clave. Crear una presentación de diapositivas sencilla. Use la presentación de diapositivas como una forma de enfatizar puntos importantes, no para explicarlos en detalle. De lo contrario, tu audiencia mirará las diapositivas en lugar de prestar atención a lo que dices.
5. Interactúa con tu audiencia. Incluya descansos en su presentación, haga preguntas y anime a las personas a hacer preguntas si necesitan aclaraciones sobre una de las presentaciones. También puede dirigirse directamente a las personas de la audiencia, ya sea por su nombre o mirándolos a los ojos. Esto ayuda a que la presentación sea más atractiva, captar la atención de la audiencia y aumentar la cantidad de información que pueden derivar de su conversación.
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