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Casi siempre querrá averiguar qué sabe su audiencia sobre el tema y cuánto les interesa. Dependiendo de la audiencia, la situación y el tipo de documento que esté preparando, hay mucha otra información que podría ser potencialmente valiosa, como dónde es probable que la audiencia lea su documento y una variedad de factores demográficos como edad, género, educación, antecedentes profesionales, antecedentes culturales, etc. 
A veces podrá encontrar información que otra persona ya ha recopilado en forma de encuestas o estudios de mercado, en lugar de recopilar datos usted mismo. 
Trate de evitar preguntas que dirijan a sus participantes en una dirección determinada, incluso si cree que esas son las respuestas correctas. Por ejemplo: `Ahora que ha visto lo eficaz que puede ser nuestro producto, ¿cuál es la probabilidad de que lo compre??` o `¿Qué opina de la política fiscal represiva del presidente??` Evita múltiples preguntas. Las preguntas que requieren múltiples respuestas pueden confundir a los participantes o generar datos poco confiables. Por ejemplo, podría preguntar "¿Con qué frecuencia lee artículos sobre ciencia y los comparte con otras personas?"?Más bien divida esto en dos preguntas separadas: `¿Con qué frecuencia lee artículos sobre ciencia?` y `¿Con qué frecuencia comparte artículos sobre ciencia con otras personas??` Al usar una encuesta, manténgala lo más simple y concisa posible. 
Si está utilizando una encuesta, es posible que desee que los participantes permanezcan en el anonimato, especialmente si les hace preguntas sobre temas sensibles o personales. Entonces es más probable que obtengas respuestas honestas. Si sus participantes están realizando una entrevista en persona, puede ser útil pedir explicaciones o buscar más información, haciendo preguntas como "¿Puede contarme más sobre eso?"?` o `¿Puedes decirme por qué te sientes así?.Al mismo tiempo, es importante la forma en que realiza las entrevistas, ya que esto puede influir en la forma en que los participantes responden, por lo que deberá hacer todo lo posible para no dejar que su propia opinión brille o dar a los participantes la sensación de que deben responder. en cierta forma. Para entrevistas o conversaciones informales, a menudo es una buena idea grabar la conversación para referencia posterior, si los participantes están de acuerdo. Nunca grabes una conversación con alguien sin su permiso, ya que esto puede tener consecuencias legales. 
Si necesita realizar un análisis estadístico profundo de sus datos, existen programas de software, como Stata o SPSS, que pueden ayudarlo con eso. Sin embargo, estos programas son costosos y, para la mayoría de los propósitos, calcular porcentajes simples es más que suficiente. Aplicaciones comunes como Excel pueden ayudarlo a organizar y analizar sus datos. Al colocar sus preguntas en la fila superior de la hoja de datos y las respuestas de cada participante en las filas a continuación, obtendrá rápidamente una descripción general de la cantidad de respuestas que ha recibido para cada pregunta. Si su herramienta analítica utiliza preguntas abiertas, como preguntas sin un número limitado de respuestas posibles (por ejemplo, "¿Qué piensa de la empresa X?`), entonces probablemente querrá clasificar las respuestas de las personas en categorías (p. ej.: `escéptico`, `hostil`, `inseguro` o `positivo`) para poder resumir cómo respondieron grupos grandes de participantes (p. ej. `la mayoría tenía una imagen negativa de la empresa X`). 
Se pueden encontrar documentos de muestra en línea para crear un buen perfil de audiencia. 
Los esquemas también son una excelente manera de crear títulos para los diferentes párrafos de su documento, lo que ayuda a los lectores a identificar la información más importante que están buscando. 
Por ejemplo, si su audiencia es muy educada y/o está bien versada en el tema sobre el que está escribiendo, usar un vocabulario muy específico y técnico puede ser aceptable o incluso útil. Si su audiencia no sabe mucho sobre el tema, es mejor evitar ese tipo de lenguaje. Del mismo modo, si es probable que su público objetivo lea su documento mientras realiza una tarea específica o en un entorno de trabajo que distrae, se recomienda utilizar oraciones cortas y sencillas. Si pueden leer su texto en casa y prestarle toda su atención, variar la longitud y la estructura de las oraciones puede hacer que el texto sea más atractivo y agradable. 
Realizar un análisis de la audiencia
Contenido
Para que cualquier tipo de texto sea lo más efectivo posible, es importante que el escritor entienda a su audiencia. Lo que el lector quiere, necesita, sabe y piensa sobre un tema son factores importantes en cómo se recibirá el trabajo, y cuanto más sepas sobre el lector, más eficazmente podrás escribir el texto. Esto se aplica ya sea que esté escribiendo un argumento, un artículo científico o instrucciones para alguien que solicite un préstamo o instale un software. Estas instrucciones pueden ayudarlo a analizar su audiencia y desarrollar una estrategia para orientar su texto correctamente.
Pasos
Parte 1 de 3: Planificación de su análisis
1. Decide quién es tu audiencia. En otras palabras, ¿quién va a leer el texto?? Probablemente todavía no puedas dar una respuesta detallada a esta pregunta; por eso haces un análisis de audiencia. Sin embargo, debería poder responder la pregunta en términos generales.
- Por ejemplo, su documento será leído por alguien que intente instalar estantes? Empleados de una empresa en particular? Programadores informáticos que intentan corregir un error en el nuevo software?
- Me pregunto por qué esta audiencia querrá leer su documento. ¿Qué tarea les ayuda a realizar, o qué necesitan saber?
2. Decide lo que necesitas saber sobre tu audiencia. Dependiendo del lector, hay diferentes tipos de información que pueden ser útiles para que su documento sea lo más útil y/o persuasivo posible.
3. Decidir cómo realizar el análisis. Su análisis de audiencia puede ser formal (es decir, mediante una encuesta u otro cuestionario, entrevistas estructuradas, etc.).) o informalmente (d.w.z. basado en conversaciones más informales con miembros del público). El mejor enfoque dependerá de la audiencia a la que intenta llegar, cuánta información necesita sobre ellos y qué recursos tiene disponibles para realizar su análisis.
4. Crea tu propia herramienta de análisis. Su herramienta de análisis es la herramienta que utilizará para recopilar datos, p. preguntas de una encuesta o entrevista. El contenido debe ser impulsado por la lluvia de ideas en el paso dos.
Parte 2 de 3: ejecutar su análisis
1. Seleccione su muestra. Una vez que haya decidido qué preguntas hacer, es hora de decidir a quién hacerle esas preguntas. Si no puede incluir a todos sus lectores en su análisis, elija un grupo de personas que considere representativas de la audiencia que espera comprender.
- Por ejemplo, si espera que su audiencia sea mayoritariamente femenina, elija una muestra correspondiente.
- Otras características que pueden ser útiles para seleccionar a sus participantes incluyen cosas como la profesión o el empleador (especialmente si está escribiendo para personas en un campo en particular), el origen étnico, la ciudad o el vecindario en el que viven, o la membresía de una organización en particular.
- Los atributos más importantes variarán según el tipo de documento que esté creando y la audiencia que, con suerte, lo leerá.
2. Recoge tus datos. Realice las preguntas, entrevistas o conversaciones con posibles miembros de la audiencia.
3. Analiza tus hallazgos. Ahora es el momento de ver toda la información recopilada y lo que dice sobre tu audiencia. ¿Cuánto sabe la gente sobre el tema sobre el que quieres escribir y cuánto les interesa?? ¿Qué edad tiene la persona promedio en su muestra?? Qué parte de tu audiencia se suscribe a la publicación para la que estás escribiendo?
4. Crear un perfil de audiencia. Después de analizar sus datos, recopile sus hallazgos en un documento para proporcionar una descripción general de quién es su audiencia y cuáles son sus necesidades. Esto ayuda a organizar sus pensamientos y formar una imagen cohesiva de quién es su audiencia.
Parte 3 de 3: Creando tu documento
1. Piensa en el tamaño. Dependiendo de su audiencia, algunos formatos pueden ser más efectivos que otros. Si su empleador aún no lo ha especificado, elija un formato que considere apropiado para su audiencia.
- Si su audiencia va a leer el documento mientras realiza una tarea, un manual técnico o una hoja de instrucciones que contenga viñetas y posiblemente diagramas puede ser más efectivo.
- Por otro lado, si desea informar a los profesionales sobre nuevas investigaciones en su campo, un artículo o boletín informativo podría ser lo mejor.
2. Hacer una descripción general. Antes de escribir el documento real, cree un esquema para organizar y planificar su contenido. Esto no solo facilitará la escritura, sino que también es una excelente manera de asegurarse de que la información que más le interesa esté disponible y organizada de una manera que tenga sentido para su audiencia.
3. Configurar el tono. Una de las cosas más valiosas del análisis de la audiencia es que le brinda la oportunidad de elegir un estilo de escritura que sea atractivo y efectivo para llegar a su público objetivo. Las palabras y la estructura de las oraciones correctas pueden marcar una gran diferencia a la hora de transmitir su mensaje al público.
4. Atender las necesidades y objetivos del público. Más importante aún, se trata de saber lo que su audiencia espera aprender del documento que está creando para que pueda asegurarse de que la mayor parte de la información que necesitan se presente de una manera que sea fácil de encontrar y comprender.
Consejos
- Si hay más de un tipo de lectores para su documento, puede escribir secciones que sean específicas para esas audiencias o escribir de una manera que atraiga a todos.
- Del mismo modo, si hay mucha variabilidad en la audiencia, debe atender a la mayoría, es decir, la gran mayoría de las personas que leerán el documento. Es posible que sea necesario incluir referencias a otras fuentes de información alternativa en beneficio de la minoría.
- Los datos demográficos de la audiencia pueden ayudar a determinar el estilo y el contenido de un documento. Los grupos de edad, las regiones, el género y las afiliaciones políticas, por ejemplo, son potencialmente importantes. Al prestar atención a estas características de la audiencia, puede evitar comentarios ofensivos no intencionales, así como temas que la audiencia no entiende o no aprecia.
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