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Mejor no hacer afirmaciones como, "Creo que todos seríamos mucho más felices si pudiéramos usar ropa casual el viernes." Sería mejor investigar estudios sobre una posible moral más alta en la oficina cuando los empleados tienen más autonomía en la elección de su ropa, y mencionarlo en su memorándum. 
Por ejemplo, intente lo siguiente: "Según nuestros hallazgos,..." o "La investigación de la EPA muestra que...". 
Elija también una fuente simple, como Times New Roman. Ahora no es el momento de jugar con fuentes "divertidas" como Comic Sans (se burlarán de ellas si eliges esta)!). 
Por lo general, no es necesario sangrar los párrafos. 
Como propuesta de una idea o solución. Por ejemplo, si cree que tiene una solución para los problemas de programación de horas extras, puede escribir estas ideas en un memorándum y enviárselas a sus supervisores. Para dividir tareas. Por ejemplo, enviar un memorando puede ser un método eficiente para asignar responsabilidades para una próxima conferencia organizada por su departamento. como informe. También puede enviar una nota para actualizar a sus colegas sobre un evento reciente, brindar una actualización sobre un proyecto, como un informe de progreso o informar sobre los hallazgos de una investigación. 
Deben ser concisos, claros y fáciles de leer por personas ocupadas. Por lo tanto, es importante que la información importante no se pase por alto. Al mantener el memorándum enfocado, su mensaje será bien recibido y entendido. 
Por ejemplo, escribirá un tipo diferente de memorando si desea informar a sus colegas sobre los planes para una fiesta sorpresa para las personas en la oficina en los cumpleaños de verano, en comparación con los de su supervisor sobre los resultados de su investigación de meses. 
ENCENDIDO: los nombres y cargos de todas las personas que reciben su nota. DESACTIVADO: Proporcione su nombre completo y título. FECHA: Proporcione la fecha completa y correcta; no olvide incluir el año. TEMA: Dé una descripción breve pero específica de lo que trata el memorándum. Sepa que también es costumbre indicar el tema con "metro.B.t.:" (una abreviatura de con respecto a) o "Con respecto a:". 
Es una mala práctica comercial enviar su memorándum a todos en la empresa si solo concierne o afecta a unas pocas personas. Las personas se sienten abrumadas rápidamente por la gran cantidad de memorandos y pueden comenzar a ignorarlos o no leerlos con atención. 
Tenga esto en cuenta cuando complete la información de todos los que están en la lista de destinatarios: incluya los nombres completos y los títulos comerciales de los involucrados. 
Por ejemplo, ¿tienen un doctorado?? Si es así, generalmente es una buena idea referirse a ellos como Dr. cual es su titulo? Por ejemplo, ¿es un vicepresidente o un decano?? Si es así, debe abordarlos como tales en su nota. 
Por ejemplo: "Nuevo cliente" es bastante vago, y si alguien está buscando en sus propios archivos de hace unas semanas o días, tendrá dificultades para encontrar su nota. algo seria mejor, "Informe de progreso sobre la investigación para ampliar la base de clientes". 
Esto pretende ser una forma rápida y eficiente de transmitir información importante, y debe quedar claro para su audiencia quién recibirá y quién no recibirá el memorándum. 
Por ejemplo, "Estoy escribiendo esto porque...". La introducción debe proporcionar una breve descripción general de lo que los destinatarios pueden esperar del memorando. 
Manténgalo conciso: unas pocas oraciones o un párrafo corto servirán. 
Por ejemplo, puede optar por organizar la información central de acuerdo con la importancia del texto, o si está explicando un procedimiento, desglose las partes centrales de su nota para que correspondan a las diferentes etapas del proceso. 
Por ejemplo, podría incluir todos los siguientes párrafos al escribir sobre un próximo cambio de oficina: "Nueva ubicación de nuestra sede," "Directrices importantes de embalaje de oficina", y "Cronograma para la finalización de la mudanza de la oficina." 
Los párrafos individuales o párrafos de su nota deben centrarse en una sola idea. 
Este límite de páginas predeterminado se aplica a un documento con espaciado regular entre caracteres y líneas en blanco entre párrafos. 
Sin embargo, si la información que describió fue complicada o si envió una nota que es más larga de lo habitual, puede ser útil que resuma brevemente los puntos clave. 
¿Cuál es el propósito de la nota?? ¿Quieres que los destinatarios hagan algo?? ¿Tienen que responder en un día determinado?? En caso afirmativo, indíquelo claramente. Si no se requiere ninguna otra acción, escriba una oración de cierre simple, como "Me gustaría discutir esto más a fondo" o "Avísame si tienes alguna pregunta o comentario". 
Si es costumbre firmar formalmente (por ejemplo, "Atentamente, Sra. Smith"), hazlo tú mismo. Incluso si omite la firma, aún puede incluir sus iniciales al final del documento. 
También deberá consultar los archivos adjuntos en el cuerpo de la nota. Por ejemplo, si está notificando a sus empleados sobre un próximo cambio de oficina, podría escribir algo como lo siguiente: "Nuestro objetivo es estar listos con la mudanza a fines de este trimestre. Consulte la Tabla 1 adjunta para obtener un horario más detallado." 
Considere no enviarlo por un tiempo después de la primera revisión, si no es urgente. Si revisa la nota después de una o dos horas, puede notar errores que inicialmente pasó por alto. Si el memorando contiene información confidencial, revise las políticas de la empresa para ver quién puede revisar el memorando por usted y dar la aprobación final a su contenido.
Escribir una nota
Contenido
Un memorándum, comúnmente conocido como memorándum, es un documento que generalmente se usa para la comunicación interna entre colegas o empleados de un departamento. Este wikiHow te guiará por el proceso de escribir un memorándum comercial.
Pasos
Parte 1 de 3: configurar el idioma y las opciones de formato
1. Evite el lenguaje demasiado informal. En general, su lenguaje debe ser claro y simple, pero no demasiado corporativo. No utilice un tono de conversación demasiado mundano en su nota.
- Por ejemplo, evita escribir cosas como, "Hola chicos! TGIF, o no? No importa, solo quería hablar sobre un asunto comercial importante."
- En cambio, es mejor ir directo al grano: "Este es el informe de progreso del Proyecto Z".
2. Evita el lenguaje emocional. También es mejor mantener un tono neutral y evitar un lenguaje cargado de emociones. Haz tu mejor esfuerzo para citar hechos y evidencia para respaldar tus afirmaciones.
3. Indicaciones de uso. Al citar evidencia o hacer referencia a una fuente, asegúrese de usar un lenguaje que le permita al lector saber lo que está haciendo.
4. Elija un estilo y tamaño de fuente apropiados. Su nota debe ser fácil de leer, por lo que es mejor evitar fuentes extremadamente pequeñas: 11 o 12 puntos es estándar.
5. Use márgenes predeterminados para su nota. Los márgenes de 1 pulgada son comunes para las notas comerciales, aunque algunos programas de procesamiento de textos tienen plantillas de notas de crédito preformateadas con márgenes ligeramente más anchos (por ejemplo, 1,25 pulgadas).
6. Use interlineado simple para su documento. Las notas de la empresa generalmente no se crean con un espacio doble 2. Para mantener el número de páginas bajo, es mejor utilizar un espacio simple, pero deje líneas vacías entre párrafos o párrafos individuales.
Parte 2 de 3: prepararse para escribir una nota comercial
1. Me pregunto si se debe enviar la nota. Si necesita notificar a varias personas de su equipo sobre un asunto comercial importante, enviar una nota es una gran idea. Incluso puede enviar una nota si se está comunicando con una sola persona, por ejemplo, si desea que se bloquee la correspondencia.
- Sin embargo, en algunos casos puede ser más fácil hablar directamente con la persona en cuestión.
- Cierta información también puede ser demasiado delicada para incluirla en una nota.
2. Determina cuál es tu objetivo con el memorándum. Dependiendo de su propósito específico, el contenido y la organización de su nota cambiarán. La mayoría de los memorandos se escriben por las siguientes razones:
3. limitar el tema. Puede estar trabajando en muchos proyectos al mismo tiempo y tener la tentación de enviar un memorándum para mantener informados a sus colegas, superiores o clientes sobre todo lo que está trabajando actualmente. Sin embargo, tenga en cuenta que los memorandos corporativos deben centrarse en un problema.
4. Piensa en tu audiencia. El contenido, el estilo y el tono de su memorándum dependerán de la audiencia a la que se dirige, así que piense detenidamente quién recibirá su memorándum.
Parte 3 de 3: Redacción de su memorándum comercial
1. Etiqueta tu nota. Hay muchos tipos diferentes de correspondencia comercial. El procedimiento estándar para un memorando es también titular el documento como tal.
- Por ejemplo: escriba `Memorándum` o `Memorándum` en la parte superior de la página.
- Tú decides si quieres justificar el título a la izquierda o centrarlo. Una buena regla general es usar los memorandos de la empresa que recibió como ejemplo y copiar el formato.
2. Escriba el título de su nota. La primera parte de su memorándum debe contener cuatro piezas importantes de información. En pasos posteriores, encontrará información más detallada sobre cada parte.
3. Prepare cuidadosamente su lista de destinatarios. Asegúrese de incluir a cualquier persona que necesite estar informada. Limite la distribución de su memorándum a aquellos que necesitan saber.
4. Use los nombres y títulos correctos para las personas en su lista de destinatarios. Incluso si instruye a su jefe, es mejor mantener la correspondencia escrita más formal. Por ejemplo, tal vez la llames "susana" cuando se reúnan en el pasillo, pero por el bien de su nota, diríjase a ella como "señora willems" o "Dr. willems".
5. Verifique los títulos correctos de las personas a las que está enviando una nota externa. Si está enviando un memorándum a alguien fuera de su oficina, también es importante averiguar el título correcto. Tómese el tiempo para investigar su perfil; es probable que su información personal aparezca en el sitio web de su empresa.
6. Redacte cuidadosamente la línea de asunto. Su línea de asunto debe ser breve, pero también clara y no demasiado general.
7. Saltar el saludo si es necesario. Depende de usted si desea comenzar una nota con un saludo, como "Estimada Sra. Winters" o "queridos colegas". Sin embargo, tenga en cuenta que estos saludos no se esperan en una nota comercial.
8. Redactar la primera sección introductoria del memorándum. Describa claramente su propósito para escribir y enviar el memorándum.
9. Mantenga la introducción corta. No es necesario poner todos los detalles y/o pruebas en el primer párrafo de su memorándum.
10. Decide la organización del núcleo de tu memorándum. Después de la introducción, una nota comercial generalmente contiene de dos a cuatro párrafos adicionales antes del cierre. El contenido y la organización variarán según el tema.
11. Decidir si incluir subtítulos y títulos. Su nota comercial debe tener párrafos claros. Es común que las notas corporativas se dividan en secciones claras para que los destinatarios puedan leer y absorber fácilmente la información. Puede ayudarlos a comprender los puntos principales de su memorándum agregando encabezados por párrafo.
12. Escribe subtítulos específicos. Asegúrese de que el enfoque de cada párrafo sea claro para su audiencia.
13. Incluya oraciones temáticas en cada uno de los párrafos del cuerpo de la nota. La primera oración de cada párrafo o párrafo debe dejar claro a la audiencia cuál será el punto principal de ese párrafo.
14. Considere usar viñetas. Puede resultarle útil usar viñetas o listas para resaltar los puntos importantes. Esto puede ayudar a los lectores a concentrarse en los puntos principales y a leer el memorándum de manera más rápida y eficiente.
15. mantenlo conciso. Una nota comercial típica no debe tener más de una o dos páginas.
dieciséis. Decide si necesitas un párrafo de resumen. En general, no hay necesidad de resumir lo que acaba de escribir en su nota, especialmente si logró mantenerlo dentro de una página.
17. Agregar un párrafo o párrafo de cierre. Incluso si no cree que sea necesario resumir el memo, aún tendrá que cerrar el texto. Piensa en lo siguiente:
18. Firma el memorándum si quieres. Por lo general, no es necesario agregar su nombre completo o firma al final de su nota. Sin embargo, ten en cuenta que lo mejor es seguir el ejemplo de los compañeros.
19. Comenta cualquier archivo adjunto. Si incluye archivos adjuntos con su nota, como tablas, gráficos o informes, inclúyalos al final de su nota. Por ejemplo, "apéndice: tabla 1".
20. Lee atentamente la nota. Antes de enviar la nota, por favor revise el texto cuidadosamente. Revisa que tus oraciones sean gramaticalmente correctas, que no haya errores de ortografía o puntuación, y que el contenido sea claro.
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