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Si tiene muchos tipos diferentes de artículos para archivar (recetas, recibos de impuestos, cartas, etc.).), entonces puede ser útil usar el formato de enciclopedia. Agrupe los artículos primero por tipo, luego por orden alfabético de los artículos en cada grupo. Mantenga los grupos separados usando divisores o códigos de colores. 
Suponga que tiene los siguientes elementos para indexar y archivar: un artículo sobre osos hormigueros titulado `Alimentación nocturna de osos hormigueros`, una biografía de la destacada experta en osos hormigueros Jane A. Doe y un folleto publicitario para una exhibición de osos hormigueros en Artis. La biografía de Jane A. Doe se indexaría como `Doe, Jane A`., ya que el apellido aparece primero en el archivo. Estaría debajo de la letra `D`. están archivados. El artículo `Alimentación nocturna de osos hormigueros` se puede indexar así, si elige una agrupación similar a un diccionario. Se puede archivar bajo la letra `N` (por `Nocturno`), usando esta agrupación. Alternativamente, puede indexar `Alimentos nocturnos de osos hormigueros` como `Amamantamiento nocturno de osos hormigueros de`. Esto tendría sentido si estuviera usando una enciclopedia como agrupación, y no solo archivando cosas relacionadas con el oso hormiguero. El artículo se archivaría bajo la `A`. El folleto publicitario podría indexarse como `Oso hormigueros, exhibiciones (Artis)`. Esto tendría sentido si espera tener diferentes materiales en exhibiciones de osos hormigueros; podría, por ejemplo, tener otro elemento indexado como `Oso hormigueros, exhibiciones (zoológico de Emmen)`. El folleto promocional también se puede indexar como `Artis (Exhibición de osos hormigueros)`. Esto puede ser útil si espera tener varios elementos sobre el zoológico Artis, o si desea utilizar una agrupación similar a una enciclopedia para archivar elementos por ubicación geográfica. 
El orden de sus archivos indexados en el paso anterior podría ser el siguiente (dependiendo del sistema que esté usando): `Do, Jane A`., `Artis (Exhibición de osos hormigueros)` y `Alimentación nocturna de osos hormigueros` o `Obstáculos de oso hormiguero, Exhibiciones (Artis)`, `Obstáculos de oso hormiguero, Alimentación nocturna` y `Doe, Jane A`. Un archivo llamado `Walaby` viene después de uno para `Emu`. Luego, un archivo para `Kangaroo` aparece en el medio, y un archivo para `Aardvark` viene antes de `Bear`. Esto produce el siguiente orden: Aardvark, Bear, Eme, Kangaroo, Wallaby. Si luego agregó un archivo para `Antílope`, aparecerá después de todos los archivos para `Aardvark`. Dado que ambos comienzan con la letra `A`, debe mirar la segunda letra de cada palabra (`N` y `A` respectivamente) para determinar el orden y luego organizar los archivos en función de eso. El nuevo orden sería: Aardvark, `Antílope`, `Bear`, `Emu`, `Kangaroo`, `Wallaby`. 
Coloque los elementos en la carpeta adecuada. También puede resultarle útil codificar por colores sus archivos para mejorar la usabilidad. Por ejemplo, si está utilizando una agrupación similar a una enciclopedia, asigne a cada grupo un color separado y etiquete cada elemento/archivo en cada grupo con su color respectivo. 
Por ejemplo, `Jane A. Doe` se indexan y archivan como `Doe, Jane A`. Poner títulos (Dr., Sres., Señora., etc.) al final.`Dr. jane un. Doe`, por ejemplo, está indexado y archivado como `Doe, Jane A., Dr.`. En general, pones los nombres en orden ortográfico. Cómo `MacDonald` viene antes de `McDonald`. También llamado `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de`, etc. considerado parte del nombre, no unidades separadas. Así es como organiza archivos como `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` y `Wolfe` en ese orden (y no como `L`Engle, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ). Una excepción común a estas reglas sobre nombres es cuando el nombre de una persona es parte del nombre de una empresa u organización. En estos casos, trate el nombre de la persona como unidades dentro del nombre de la empresa. Por ejemplo, `Jane A. Doe Pest Control` se archivaría bajo `J` y no como `Doe, Jane A. Control de plagas`. 
`Un estudio de los hábitos de alimentación del mono` podría archivarse bajo la `A` de `Mono` (la palabra importante en el título de esta entrada), en lugar de `E` por `A`. `Doe and Smith Pest Control` luego viene después de `Doe, Jane A`. Ambos nombres indexados comienzan con la palabra `Doe`, por lo que pasa al siguiente término clave en cada uno (`Smith` y `Jane` respectivamente) para determinar el orden de los archivos. Ignora la palabra `y` porque no es significativa. 
Por ejemplo: `Jane A. Do Office Supplies` se archivaría después de `Jane A. hacer seguro`. 
Por ejemplo: `3M Company` viene antes de `100 Great Entrepreneurial Ideas` (ya que `3` viene antes de `100`). “Grandes Ideas Empresariales” y “Grandes Emprendedores” se colocan después de “100 Grandes Ideas Empresariales” porque los números van antes que las letras. Los números escritos se tratan como palabras. Por ejemplo: archivar `100 Grandes Ideas Empresariales`, `Grandes Ideas Empresariales` y `Doscientas Grandes Ideas Empresariales` en ese orden. Sin embargo, si sirve para su propósito de archivo, puede hacer una excepción y almacenar siempre los números como si estuvieran escritos. 
La puntuación (como apóstrofes, puntos y comas) generalmente se ignora al indexar y archivar elementos. Así que pones `El mejor café de Washington` y `Feria estatal de Washington` en ese orden. Los signos diacríticos se tratan como la letra correspondiente sin los signos diacríticos. Entonces archive su `Éclair` como `Eclair` y `Über` como `Uber. La excepción a esto es cuando está archivando según el alfabeto de un idioma que usa signos diacríticos, en cuyo caso debe seguir el orden alfabético normal de ese idioma. 
Por ejemplo, escriba `North East Bank`, `Northeast Bank` y `North East Manufacturing` en ese orden. Del mismo modo, coloque `Do, Jane A.` por `Haz, Jane A., Dr.`. 
Si tuviera artículos para dos personas diferentes llamadas Jane A. Hazlo, luego puedes ubicarlos por fecha de nacimiento. Lugar `Do, Jane A. (B. 1853)` así para `Doe, Jane A. (B. 1967)`. También puede ordenar elementos por geografía cuando necesite diferenciar. Si tiene archivos de tres bancos diferentes en tres ubicaciones diferentes, y cada banco se llama `Banco nacional`, puede ordenarlos alfabéticamente en el orden `Banco nacional (Utrecht)`, `Banco nacional (Groningen)` y `Banco nacional banco (Ámsterdam)`. Del mismo modo, si tiene elementos para dos osos o tipos de osos diferentes, podría diferenciarlos aún más según la especie, la ubicación geográfica, etc. Por ejemplo, puede tener archivos como "Bear, Brown" y "Bear, Grizzly" (en ese orden), o archivos sobre "Bears (Europa)" y "Bears (Norteamérica)" (en ese orden). 
Archivar alfabéticamente
Contenido
El archivado alfabético es una forma estándar de organizar documentos tanto en su negocio como en su vida privada. Archivar documentos en orden alfabético le permite a usted y a otras personas encontrar y reemplazar rápidamente cualquier archivo. Esto garantiza que todos los documentos estén disponibles de forma segura y fácil. Hay muchas reglas sobre cómo archivar alfabéticamente, para mantener manejable un sistema de archivo.
Pasos
Parte 1 de 2: Archivar alfabéticamente
1. Decidir qué sistema alfabético usar. Incluso algo tan simple como el archivo alfabético ofrece varias opciones para elegir. Es importante que elija un sistema y lo use de manera consistente.
- Al archivar por letra, cada letra de cada palabra se considera en orden de aparición, ignorando los espacios entre palabras.
- Archivar por palabra organiza las cosas en función de la primera letra de cada palabra consecutiva.
- La clasificación por unidad tiene en cuenta cada palabra, abreviatura e iniciales, y clasifica los elementos en consecuencia. Este sistema generalmente se recomienda.
2. Agrupar elementos. Una vez que tenga todos los elementos que necesita archivar, decida cómo desea agrupar los archivos. Puede elegir el formato de diccionario, que coloca todos los archivos en un orden alfabético, independientemente del tipo de archivo o elementos que contenga. También puede usar el formato de enciclopedia, donde los elementos se agrupan por tipo o tema, y cada grupo se ordena alfabéticamente.
3. Indexa tus archivos. La indexación es la manera de poner cada sección de un título en la unidad correcta. Para indexar elementos antes de archivarlos, debe dividir los elementos del nombre de cada elemento y crear un nuevo nombre alfabético, que puede ser diferente del nombre predeterminado. Por ejemplo:
4. Organice los archivos alfabéticamente por su nombre indexado. La regla general para archivar alfabéticamente es organizar los elementos en orden de A (primero) a Z (último). Utilice información cada vez más específica para distinguir y archivar elementos individuales. Por ejemplo:
5. Etiquete sus carpetas de archivos. Para facilitar la búsqueda de elementos, etiquete cada carpeta de archivos con el nombre indexado apropiado de los elementos que contiene. Esto también facilita agregar nuevos archivos en el orden correcto.
6. Documente su sistema de indexación y archivo. Sea coherente con su sistema de indexación y archivo, sea cual sea. Asegúrese de que todas las personas con acceso a los archivos conozcan el sistema. Por ejemplo, puede crear y compartir un documento que describa las reglas de su sistema de archivos. Esto ayudará a todos a usar el sistema de archivos de manera eficiente.
7. Archivar elementos nuevos correctamente. Coloque los archivos en el armario en función de sus nombres indexados y en orden alfabético, según el sistema que esté utilizando. Mueva los archivos actuales según sea necesario para archivar nuevos archivos en el lugar correcto.
Parte 2 de 2: Manejo de casos especiales
1. Archivar elementos bajo un término de firma. A veces tiene sentido archivar elementos en función de palabras clave, independientemente del orden en que aparecen las palabras en un título o nombre. Esto garantiza que un archivo se pueda indexar y ubicar utilizando el término más lógico. Por ejemplo:
- `First Bank of Chicago` se puede indexar y archivar como `Chicago, First Bank of`. `Chicago` es el término clave en esta sección, en lugar de `First` o `Bank`, especialmente si tiene otros artículos con nombres similares, como `First Bank of Tulsa` o `Chicago Bank and Trust`.
2. Ordenar nombres por apellido. Los estándares comunes de archivo recomiendan indexar a las personas por apellido primero, ya que el apellido se considera el término importante.
3. Ignorar artículos, conjunciones y preposiciones. Artículos (como `el`, `el` y `a`), conjunciones (como `y`, `pero` y `o`) y preposiciones (como `para`, `de` y `en`) se utilizan sobre los que generalmente se omiten al indexar y archivar en orden alfabético, ya que no se consideran términos importantes. Este es el caso incluso cuando son el comienzo del nombre de un elemento. Por ejemplo:
4. Trata las abreviaturas como si estuvieran escritas. Al indexar y archivar elementos, es posible que encuentre abreviaturas como `Prod.` (para `Productor`) o `Inc.` (para `Incorporado`). En general, debe indexar y archivar elementos como si estas abreviaturas estuvieran escritas, en lugar de solo como cadenas de letras.
5. Archivar valores numéricos como de costumbre. Al organizar elementos alfabéticamente, puede encontrar números dentro de los títulos. En general, organiza los números como de costumbre, en lugar de como si estuvieran escritos. Los números también se ordenan antes que las letras.
6. Procesar caracteres especiales. Se debe tener en cuenta cualquier carácter no alfabético o no numérico que se encuentre al indexar y almacenar elementos. Sin embargo, qué hacer con estos caracteres depende del tipo:
7. Use la regla general `nada por nada` si es necesario. En general, los espacios (incluidos los signos de puntuación y otros elementos omitidos) se ignoran al archivar alfabéticamente. No obstante, en aquellos casos en los que tengas artículos que empiecen de la misma forma, utiliza un espacio o la línea "nada por nada" para determinar el orden.
8. Distinguir archivos con información más detallada, si es necesario. En casos más raros, una información alfabética no es suficiente para determinar el orden de los archivos. En estos casos, necesita utilizar más información para indexar y organizar elementos. Marque esta información adicional en los archivos respectivos para ayudarlo a distinguirlos entre sí. Por ejemplo:
9. Crear excepciones y reglas especiales. Asegúrese de que cualquier persona que use sus archivos conozca cualquier excepción a las pautas estándar incorporadas en su sistema de archivo. Esto asegurará que todos puedan usar el sistema de archivos de manera adecuada y eficiente.
Consejos
- Si está buscando orientación sobre temas de archivo alfabético más complejos o especializados, comuníquese con instituciones como la Organización Nacional de Estándares de Información (NISO), la Asociación Estadounidense de Bibliotecas (ALA), la Asociación de Administradores y Administradores de Registros (ARMA), de la Biblioteca del Congreso.
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