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Por ejemplo, la carta puede preguntar sobre el estado de una solicitud. Si no está involucrado en el proceso de contratación, llame al gerente de contratación para verificar el estado de la solicitud antes de responder. 
Si la persona a la que le diste la carta tarda un poco en responder, es una buena práctica responderle al autor original que le enviaste la carta a alguien más calificado para responderla. Esto le permite al escritor saber que su mensaje ha sido recibido y que alguien está trabajando en él. 
Una apertura simple como "Le escribo en respuesta a su carta del 13 de junio" es perfecta para una carta de respuesta. Si usted no es la persona original a quien el destinatario escribió la carta, indique quién le envió la carta. Por ejemplo, escriba: "Nuestra representante de servicio al cliente, Michelle Harris, me envió su carta.` 
Indique sobre qué preguntaba la carta original y luego responda la pregunta. Por ejemplo: `En su carta usted pregunta quién es la persona de contacto para las preguntas de los medios. Esa persona es Janet Walters. Su dirección de correo electrónico y número de teléfono son los siguientes.` Para preguntas más largas, use una lista numerada para responder cada pregunta. Esto es más fácil de leer y muestra que todas las preguntas han sido cubiertas. Sea audaz, pero sea breve. Unas pocas oraciones por pregunta deberían ser suficientes para responder la pregunta original de la persona. 
Siempre use un tono comprensivo cuando rechace una solicitud, pero también dé una respuesta firme. Por ejemplo, diga: "Lamentablemente, no puedo cumplir con esta solicitud. No tenemos la información que necesita, y no puedo decir cuándo la tendremos.` Si puede responder la pregunta con más información, pídale una respuesta a la persona. Di algo como "Me gustaría responder a tu pregunta, pero primero necesito saber más sobre tu situación". Si es conveniente para usted, responda con la fecha de su consulta y el nombre de la persona que contactó, le responderé a la brevedad.` 
Algunas personas prefieren abrir su carta con un agradecimiento. La ubicación exacta no es tan importante, siempre y cuando le agradezcas a la persona en algún momento. 
Si está escribiendo a mano o imprimiendo la carta, deje espacio para su firma después de escribir su nombre. Cuando envía un correo electrónico, mencionar solo su nombre es suficiente. 
También es aconsejable que un amigo o colega lea la carta. Pueden intentar ponerse en el lugar del destinatario e indicar si estarían satisfechos con la respuesta. 
Un simple `Gracias por escribirnos, apreciamos saber de usted` puede hacer una gran diferencia en el tono de su carta. Haz de frases como esta un hábito en tus cartas. Nunca des la impresión de que estás molesto con la persona a la que estás escribiendo. Es mejor exagerar con amabilidad que hacer creer a alguien que estás enojado o irritado. 
Esto es especialmente importante si tiene un negocio o responde una consulta de servicio al cliente. Su cliente puede sentirse frustrado si tiene que dedicar tiempo a leer una carta larga que podría haber sido la mitad de larga. Por supuesto, no seas tan corto que no respondiste la pregunta de la persona. Si algo necesita mucha explicación, dásela. Pero no se extienda demasiado y no dé más información de la necesaria. 
Una buena regla general es imaginar a su lector leyendo la carta rápidamente. ¿Podrá entonces ver todos los puntos importantes que hizo? Si no, mejora tu lenguaje y hazlo más claro. 
Edite su carta preguntándose: "¿Alguien que no hace mi trabajo sabría de lo que estoy hablando?"?` Si no, cambia tu idioma para que la gente común pueda entender. Esta es una buena manera de eliminar la jerga de su escritura. 
No confíe únicamente en el corrector ortográfico para encontrar sus errores. Estos programas generalmente no detectan errores gramaticales. Lee la carta palabra por palabra para encontrar tus errores. Si se trata de una carta importante, por ejemplo, dirigida a un socio comercial, pídale a otra persona que también la lea. Una nueva mirada puede detectar errores que ha pasado por alto.
Escribir una carta de respuesta
Contenido
Una carta de respuesta es una respuesta a una carta que hace una pregunta o solicita información. Estos son principalmente, por ejemplo, anuncios comerciales. Para redactar una carta de respuesta perfecta, primero revise cuidadosamente la carta original y determine lo que el autor de la carta quiere de usted. Luego encuentre toda la información adicional que necesita para responder a la solicitud. Escriba una carta clara y cortés que aborde la pregunta o el problema de la carta original. Mantenga un tono amigable e informativo para asegurarse de que su destinatario esté contento con su respuesta.
Pasos
Método 1 de 3: repasar la carta original
1. Determinar lo que se pedía en la carta original. Una carta de respuesta debe abordar lo que la carta original quería saber. Lea atentamente la carta original. Averigüe qué necesita el escritor y cómo proporcionar la información necesaria.
- A veces no es tan fácil determinar lo que se pide en una carta, especialmente si la carta no está claramente escrita. Consulte la carta para averiguar qué necesita el escritor original de usted.
- Si es necesario, tome notas en la carta para determinar de qué se trata. Escriba lo que pregunta la carta y cómo podría responderla.
2. Averigüe qué información se solicita en la carta si aún no la sabe. Si la carta que recibió solicita información, es posible que no la sepa de memoria. Haga lo que pueda para averiguar cómo responder a la pregunta del escritor antes de responder a la carta.
3. Envíe la carta a otra persona si no está calificado para responder. A veces, especialmente en los negocios, las personas envían cartas a la dirección general o a la persona de contacto. Si recibe una carta que sabe que otra persona puede responder mucho mejor, reenvíela para responder. Esto asegura que el destinatario reciba la respuesta más precisa posible.
Método 2 de 3: formular la respuesta
1. Dirigir la carta a la persona que solicitó la información. Siempre abra con un saludo cortés como "Estimado", seguido del nombre de la persona. Salude a la persona directamente, en lugar de un saludo genérico como "Al destinatario". Este último es impersonal y parece como si la solicitud fuera manejada por una computadora. En cambio, es más personal saludar a la persona por su nombre y demostrar que se tuvo cuidado al escribir esta respuesta.
- Si no conoce a la persona personalmente, utilice los títulos Señor o Señora seguidos del apellido de la persona. Si la persona tiene cierto título, como Drs., entonces utilízalo.
- Si conoce a la persona o no sabe cuál es su género, use su primer nombre.
- Como regla general, comience la carta con el mismo nombre y título con el que la persona firmó su carta. Por ejemplo: si la carta está firmada con `Drs. a. Janssen`, comience su respuesta con `Estimados doctores. a. Janssen`.
2. Indique que está respondiendo a la carta original. Hazle saber al lector en tu primera oración que estás respondiendo a su carta. Esto le dice al lector que su carta ha sido recibida y procesada, y cuál es el propósito de su carta.
3. Responda la pregunta de la persona tan directamente como pueda. Llegar al corazón de la carta después de la apertura. Aborde cada pregunta o inquietud en la carta original de la persona de la manera más completa posible. Asegúrate de acertar en todos los puntos para que la persona esté contenta con tu respuesta.
4. Indique claramente si no puede cumplir con la solicitud de la persona. A veces no puedes cumplir con la solicitud de una persona. Sea directo sobre esto. No uses una respuesta larga para suavizar el golpe. El destinatario apreciará una respuesta clara y directa a su pregunta. Recuerde siempre ser cortés y disculparse mientras hace esto para no ofender al destinatario.
5. Agradecer a la persona por escribir. Independientemente de si pudo o no responder a la solicitud de la persona, siempre sea cortés y agradezca a la persona por su carta. Esto demuestra que aprecia su atención y continúa manteniendo una relación positiva con el autor de la carta.
6. Firme la carta con su nombre y título. Cierra la carta con un cierre formal como "Atentamente", seguido de tu nombre. Si trabaja para una empresa, escriba su cargo debajo de su nombre.
7. Revise la carta para asegurarse de haber respondido la pregunta de la persona. Su destinatario se sentirá frustrado si obtiene una respuesta que no responde a sus preguntas. Si no satisface a la persona, podría hacer que un cliente se sienta insatisfecho o crear más trabajo para usted porque tendrá que responder a otra pregunta más tarde. Asegúrese de que el destinatario esté satisfecho respondiendo a su pregunta de la manera más completa posible. Vuelva a revisar su carta y asegúrese de que se aborde todo, desde la carta original. Si falta algo, añádelo antes de enviar la carta.
Método 3 de 3: usar un tono profesional
1. Usa el típicoformato de una carta comercial. Considere todas las cartas de respuesta como comunicación comercial formal. Escriba profesionalmente y de acuerdo con una carta comercial normal, para establecer el tono correcto.
- En la parte superior izquierda, escriba su nombre, cargo, empresa (si corresponde) y dirección. Debajo escribes la fecha. Finalmente, escriba el nombre completo y la dirección de la persona a la que está respondiendo.
- Para letras mecanografiadas, utilice márgenes de 2,5 cm alrededor del borde. Mantenga un espacio de una sola línea en el texto y dos espacios entre párrafos.
- Al escribir la carta, use una fuente de 12 puntos y una configuración de texto predeterminada. Si está escribiendo la carta a mano, asegúrese de escribir de manera legible.
2. Haz que el destinatario se sienta feliz con su solicitud. Esto es especialmente importante si administra un negocio o servicio. Las personas siempre deben sentir que valoras su tiempo y sus pensamientos. Agradézcales su solicitud y siempre use un tono cálido y cordial cuando escriba.
3. Mantén la carta corta para que tu destinatario pueda leerla rápidamente. Respeta el tiempo de tu destinatario. No espere que lean una carta de tres páginas cuando un párrafo puede responder bien la pregunta. Aborde la inquietud en la carta original lo mejor que pueda y luego envíe la carta. No agregue pasajes adicionales que no necesitan estar en la carta.
4. Escribe claramente para que el destinatario entienda tu respuesta. No use oraciones largas o términos complicados. Escriba en un lenguaje sencillo y directo que no confunda a su lector. Las oraciones más cortas son mejores para este propósito.
5. Evite la jerga y los términos técnicos que el lector no pueda entender. Esto tiene que ver con escribir claramente. A menos que esté seguro de que la persona a la que le escribe es un profesional que entenderá los términos técnicos, omítalos de su carta. Reemplace los términos técnicos con palabras alternativas que un no especialista pueda entender.
6. Revisa tu carta. Los errores tipográficos y otros errores hacen que su escritura parezca poco profesional. Lea siempre su carta y corrija cualquier problema con la ortografía, la gramática, la estructura y el flujo del texto. Unos minutos de trabajo extra pueden hacer que su carta se vea mucho más profesional.
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