Escribir una carta comercial a los clientes

Cuando dirige un negocio, probablemente tenga que escribir cartas a sus clientes. Es posible que deba informarles sobre nuevos eventos u ofertas especiales, o que deba responder en nombre de su empresa a un cliente que tiene una queja. Sea cual sea el motivo de tu carta, utiliza siempre un tono profesional.

Pasos

Parte 1 de 2: Dar formato a una carta comercial

Imagen titulada Escribir una carta comercial a los clientes Paso 1
1. Usa un membrete profesional. Una carta comercial representa a su empresa. Por lo tanto, debe tener un aspecto distintivo y ser de alta calidad. El logotipo o marca de la empresa también debe estar en él.
  • Puede crear membretes usando los diseños en Microsoft Word. Asegúrese de usar su logotipo o marca existente en el membrete.
Imagen titulada Escriba una carta comercial a los clientes Paso 2
2. Abre un programa de procesamiento de textos. Siempre debe crear una carta comercial en una computadora.
  • Cree un nuevo documento y establezca los márgenes del documento en 2,5 cm.
  • Use una fuente serif como Times New Roman, Georgia o Ariel. Asegúrese de utilizar un tamaño de fuente no superior a 12, pero tampoco inferior a 10. La carta no debe ser difícil de leer debido a la fuente o el tamaño incorrectos.
  • Asegúrese de usar interlineado simple.
  • Imagen titulada Escriba una carta comercial a los clientes Paso 3
    3. Usa la forma de bloque. El formulario de bloque es el formato más utilizado para las cartas comerciales. También es el más fácil de trabajar. Cada encabezado debe estar contra el margen izquierdo y habrá un espacio después de cada encabezado. Comenzando de arriba hacia abajo, su carta comercial debe tener los siguientes encabezados:
  • La fecha actual, o la fecha en que envía la carta. La fecha es importante ya que puede ser utilizada para sus registros y los del destinatario. También se puede usar legalmente. Así que asegúrese de que la fecha sea correcta.
  • la dirección del remitente. Esta es su dirección, formateada en un formato de dirección estándar. Si su dirección ya está en el membrete, puede omitir este paso.
  • La dirección del consignatario. Esto consiste en el nombre y la dirección de la persona a quien le está escribiendo la carta. Usar Mr/Mrs es opcional. Entonces, por ejemplo, si le escribe a Nina de Vries, puede omitir la parte de la Sra.
  • El preámbulo. Puede ser "Estimada Sra. de Vries" o "Estimada Nina de Vries". Si no está seguro de quién leerá la carta, utilice `Estimado señor o señora`. También puedes usar `L.s.’, pero solo como último recurso si no tienes idea de quién leerá tu carta.
  • La parte media de la carta. Nos centraremos en esto más adelante en este artículo.
  • El cierre de la carta, con firma. Esto puede ser "Sinceramente" o "Sinceramente".
  • Parte 2 de 2: escribir la carta comercial

    Imagen titulada Escribir una carta comercial a los clientes Paso 4
    1. Determina quién es tu público objetivo. El tono de la carta siempre debe ser profesional, independientemente de tu público objetivo. Pero es posible que deba ajustar su idioma o redacción según el destinatario. Si está escribiendo al departamento de recursos humanos de otra empresa, sea un poco más formal en su idioma. Pero si está escribiendo a un cliente específico, puede usar un lenguaje más informal o casual.
    • Determinar su público objetivo también significa que puede ser claro con su público objetivo. Evite usar terminología que su lector no entienda. Por ejemplo, es probable que un cliente no sepa las abreviaturas utilizadas para el programa espacial de su empresa, así que no las use en la carta.
    • La regla de oro para escribir una buena carta comercial es ser claro, conciso y cortés.
    Imagen titulada Escribir una carta comercial a los clientes Paso 5
    2. Indique el propósito de la carta en la primera oración. Piensa en el propósito de la carta. ¿Es para informar a sus clientes sobre su nueva ubicación?? ¿Es para recordarle a un cliente sobre una factura impaga o un saldo pendiente?? O para responder a la queja de un cliente? Con este objetivo en mente, cree un borrador para la primera oración que inmediatamente le permita a su lector saber de qué se trata la carta. No sea vago sobre el propósito de su carta. ser directo.
  • Comience con `I` si desea expresar su opinión como propietario de un negocio. Use "Nosotros" cuando escriba en nombre de una empresa u organización.
  • Concéntrese en una declaración directa como: “Con esta carta nos gustaría informarle” o “Con esta carta nos gustaría solicitarle”. También puede usar una declaración `I` al escribir la carta como propietario de un negocio. Tales como: "Me comunico con usted debido a" o "Recientemente escuché eso... y me gustaría saber más sobre..."
  • Por ejemplo, si usted (como propietario de un negocio) le escribe una carta a Nina de Vries sobre una factura impaga del mes pasado, podría comenzar con: “Me comunico con usted a través de esta carta debido a un saldo pendiente de marzo de 2015 en su cuenta. .`
  • O, como empleado de la empresa, si está respondiendo a la queja de un cliente sobre el programa espacial de la empresa, puede comenzar la carta con: "Hemos recibido su queja sobre nuestro programa espacial a Marte.`
  • Tal vez esté escribiendo la carta para informarle a un cliente que ganó una competencia o un lugar en un curso. Comience con una oración como: "Me complace informarle..." o "Nos complace informarle que..."
  • Si tiene que dar malas noticias, comience con una oración como "Lamentamos informarle que..." o "Después de considerarlo detenidamente, he decidido no..."
  • Imagen titulada Escriba una carta comercial a los clientes Paso 6
    3. Usa la voz activa en lugar de la voz pasiva. En el lenguaje común a menudo usamos la forma pasiva. Pero la voz pasiva hace que lo que escribes sea aburrido y confuso. La voz activa es mucho más efectiva en una carta comercial porque marca un tono más asertivo.
  • Un ejemplo de una forma pasiva es, por ejemplo: `¿Qué quejas específicas puedo resolverte??El sujeto de la oración, el cliente ("usted") está al final de la oración, en lugar de al principio de la oración.
  • Un ejemplo del formulario activo es, por ejemplo: `¿Qué puedo hacer para solucionar sus quejas??Esta versión de la oración, en la forma activa, es mucho más clara y fácil de entender para el lector.
  • Usar la voz pasiva puede ser una buena manera de transmitir su mensaje sin prestar atención a un error o punto cuestionable. Pero solo entonces usa esto. En general, la voz activa es mucho más efectiva en las cartas comerciales.
  • Imagen titulada Escriba una carta comercial a los clientes Paso 7
    4. Señale un evento o conversación anterior con el lector, si corresponde. Es posible que haya contactado a Nina de Vries a principios de este mes con una advertencia sobre su factura impaga. O tal vez un cliente expresó su frustración con el programa espacial en una conferencia el mes pasado. Si ya ha interactuado con el lector, reconozca esto. Le recuerda al lector su contacto anterior y hace que la carta comercial parezca más urgente e importante.
  • Use una oración como: "Siguiendo mi carta sobre su factura impaga" o "Gracias por su pago en marzo". O "Fue muy útil escuchar su postura sobre el programa espacial en la conferencia de mayo.`
  • Imagen titulada Escribir una carta comercial a los clientes Paso 8
    5. Hacer una solicitud u ofrecer ayuda. Establezca un tono positivo con el lector haciéndole una solicitud cortés u ofreciéndole ayuda en forma de una relación de colaboración.
  • Supongamos que es propietario de un negocio y solicita a un cliente que pague una factura. Use una oración como: "Le agradecería que pague su factura pendiente lo antes posible.`
  • Digamos que estás escribiendo en nombre de tu empresa. Use una oración como: "Nos gustaría hacer una cita para una reunión personal entre usted y nuestro jefe de Recursos Humanos".
  • También puede ofrecer responder cualquier pregunta o inquietud que sus lectores puedan tener. Use una frase como "Estaré encantado de responder cualquier pregunta o inquietud que pueda tener sobre su cuenta".` O, `¿Le gustaría que le brindemos más detalles sobre el programa??`
  • Imagen titulada Escriba una carta comercial a los clientes Paso 9
    6. cerrar la carta. Agregue una llamada a la acción, para usted y para el lector. Esto podría ser una solicitud de pago antes de una fecha específica o una nota sobre hacer una cita formal con el lector.
  • Agregue una oración donde se dirija al destinatario en el futuro. "Espero verlos en la reunión de presupuesto la próxima semana.` o `Espero seguir discutiendo esto con usted durante nuestra visita a la sede.`
  • Tenga en cuenta cualquier documento que desee agregar a su carta. Agregue una oración como "En los archivos adjuntos encontrará la factura pendiente" o "Adjunto encontrará una copia de nuestro programa espacial.`
  • Termina la carta con una oración de cierre. Utilice "Sinceramente" para clientes o clientes.
  • Use "Sinceramente" en cartas formales a personas que no conoce.
  • Solo use "Saludos cordiales" o "Sinceramente" cuando escriba a alguien que conoce o con quien trabaja bien.
  • Imagen titulada Escriba una carta comercial a los clientes Paso 10
    7. Vuelve a leer la carta. Todo su meticuloso formato y palabras han sido en vano si la carta está llena de errores ortográficos!
  • Tenga en cuenta cualquier uso de la voz pasiva e intente adaptar la oración a la voz activa.
  • Tenga en cuenta las oraciones largas, poco claras y complicadas. En una carta comercial, menos suele ser más, así que acorte la longitud de sus oraciones si es posible.
  • Consejos

    • Cuando imprima la carta, use un A4 en blanco. Cuando envíe la carta, dóblela en tres y envíela en un sobre estándar.

    Оцените, пожалуйста статью