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Si su empresa utiliza papel con membrete preimpreso, puede elegirlo para no tener que escribir el nombre y la dirección de la empresa. Cuando escribas la dirección, haz que quede alineada en la parte superior, a la derecha o a la izquierda, según tu preferencia o la de la empresa para la que trabajas. 
Uso "A quien le interese" (a quien corresponda) solo si no sabes exactamente a quién dirigir la carta. Si no conoce muy bien al destinatario, "Querido señor, señora" (Estimado señor/señora) una elección segura. También puede usar el título y el apellido del destinatario en el saludo, por ejemplo: "querido doctor. Herrero" (Querido doctor. Herrero). Si conoce mejor al destinatario y tiene una relación más informal, puede usar su nombre de pila en el saludo, por ejemplo: "Querida Susan" (Querida Susan). Si no está seguro de si el destinatario es hombre o mujer, lo mejor es utilizar su nombre completo, por ejemplo: "Estimado Kris Smith" (Estimado Kris Smith). Use una coma después del saludo y dos puntos después de "A quien corresponda".” 
Si conoce bien al destinatario, puede agregar una o más frases amistosas deseándole lo mejor. Usa tu intuición para determinar cuánta información personal dar. Un poco de humor a veces puede ayudar en un contexto comercial, pero siempre tenga mucho cuidado al hacer bromas. Por lo general, con una carta comercial, desea persuadir al lector para que haga algo: cambiar de opinión, resolver un problema, pagar o tomar medidas. Proporcione argumentos claros para esto. 
Si cree que su letra no es tan nítida y no coincide con su personalidad profesional, escriba la dirección en su computadora e imprímala directamente en el sobre.
Escribir una carta comercial
Contenido
Cómo escribir una buena carta comercial en inglés? En las cartas comerciales se suele utilizar un formato estándar que no es difícil de aprender y que puedes adaptar al contenido de tu carta. Los elementos que siempre debe incluir en una carta comercial son la fecha: información sobre el autor de la carta y el destinatario, y algunos párrafos centrales. Siga los pasos a continuación para escribir su carta y ajuste la carta si es necesario a las reglas que se aplican dentro de su empresa.
Pasos
Método 1 de 4: Cómo comenzar tu carta?
1. Usa el formato correcto. Independientemente del contenido de su carta, ciertas reglas estándar se aplican a un diseño comercial. En una carta comercial, debe usar una fuente comúnmente aceptada, como Arial o Times New Roman. Organice los párrafos en bloques; por ejemplo, al comienzo de un nuevo párrafo, presione dos veces "Ingresar" y no te metas.
- Si desea imprimir la carta para enviarla por correo, utilice el membrete de la empresa si es posible. No solo están el logotipo y la dirección de la empresa inmediatamente; su carta también da una impresión más profesional.
- También debes preparar una carta comercial que envíes por correo electrónico según un formato estándar. No use fuentes extrañas en un correo electrónico comercial y solo use los colores blanco y negro.
2. Incluya siempre los datos de la empresa en su carta. Coloque el nombre y la dirección de la empresa en la parte superior y comience cada parte de la dirección en una nueva línea. Si trabaja por cuenta propia o trabaja por cuenta propia, escriba su propio nombre en el lugar o justo encima del nombre de la empresa.
3. Luego anota la fecha. La forma más profesional de hacer esto es escribir la fecha por completo, por ejemplo "1 de abril de 2012" (en una carta comercial en inglés: "1 de abril de 2012" o "1 de abril de 2012"). Escriba la fecha alineada a la izquierda, unas pocas líneas debajo de la dirección del remitente.
4. Detalles del destinatario. Ingrese el nombre completo del destinatario, el cargo (si corresponde) y el nombre y la dirección de la empresa (en ese orden). Comience cada sección en una nueva línea. Agregue una característica si es necesario. Alinee los detalles del destinatario a la izquierda, unas pocas líneas debajo de la fecha.
5. Elige el saludo adecuado. El saludo es una forma importante de mostrar respeto, y el saludo que elija dependerá de si conoce o no a la persona a la que va dirigida la carta, qué tan bien la conoce y qué tan formal es su relación. Para una carta comercial en inglés, puede elegir entre las siguientes opciones:
Método 2 de 4: El corazón de la carta
1. Elige el tono adecuado. El tiempo es dinero como dicen, y eso ciertamente se aplica a los hombres de negocios. Por eso, escribe tu carta en un tono conciso y profesional. Asegúrese de que su carta se lea sin problemas yendo directamente al grano y manteniendo breves los comentarios introductorios en el primer párrafo. Por ejemplo, siempre puede comenzar con "Por la presente le escribo con respecto a..." y seguir adelante desde allí.
- Ahórrese la molestia de escribir transiciones floridas, palabras elegantes u oraciones largas y tortuosas: intente obtener lo que quiere decir de la manera más fluida y clara posible.
- Para que su carta sea aún más concisa, es mejor evitar las construcciones pasivas. Deja atrás tu propia opinión y limítate a los hechos.
2. Escribe de forma clara y concisa. Dile al lector exactamente lo que quieres decir. Él o ella solo responderá rápidamente si su intención es clara y clara. Ciertamente, si desea lograr un resultado determinado con su carta o quiere asegurarse de que se tomen medidas, indique claramente de qué se trata y explique la situación en la menor cantidad de palabras posible.
3. En su caso, puede utilizar un tono algo más suelto. Las cartas las escriben personas para personas. Por lo tanto, evite las formulaciones estándar tanto como sea posible: no puede construir una relación con alguien con cartas impersonales preparadas. Pero no utilices un lenguaje demasiado informal o una jerga como "sabes" (sabes),"quiero decir" (quiero decir), o contracciones como "querer" (porque a). Mantenga un tono profesional, pero sea amable y servicial al mismo tiempo.
4. siempre se educado. Incluso presentar una queja o plantear un problema se puede hacer de manera cortés. Muestre que es indulgente y servicial empatizando con la situación del destinatario y ofreciéndose a hacer todo lo que esté a su alcance.
5. terminar la carta. Resume tus puntos en el último párrafo y explica tu plan de acción o lo que esperas del destinatario. Siempre diga que él o ella puede comunicarse con usted si tiene alguna pregunta o inquietud y agradecerle la atención que le ha brindado a la carta/tema en cuestión.
Método 3 de 4: El cierre de la carta
1. elige un candado. Al igual que el saludo, puede usar el candado para mostrar respeto y formalidad. De "Conocí a vriendelijke groeten" o "atentamente" (Sinceramente) generalmente siempre tiene razón en inglés, pero también puede pensar en "cordialmente," "respetuosamente," "Saludos" y "Atentamente." Las oraciones de cierre ligeramente menos formales pero aún profesionales en inglés incluyen "Todo lo mejor", "Los mejores deseos," "Un cordial saludo," y "gracias." Use una coma después de la oración de cierre.
2. firma la carta. Deje unas cuatro líneas abiertas para su firma. Firme la carta después de imprimirla o, si la envía por correo electrónico, escanee su firma y pegue la imagen en la parte inferior de su carta. Es mejor usar tinta azul o negra para esto.
3. Escriba su nombre y datos de contacto en la parte inferior. Escriba su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y otros datos de contacto debajo de su firma. Comience cada uno de los datos en una nueva línea.
4. Si es necesario, agregue el "Archivos adjuntos" por favor. Si ha adjuntado documentos adicionales para la información del destinatario, indique el número y el tipo de archivos adjuntos unas pocas líneas debajo de su información de contacto, por ejemplo: "Anexos (2): Curriculum Vitae, folleto."
Método 4 de 4: terminar la carta
1. revisa la carta. La forma en que te presentas es esencial si quieres causar una impresión profesional. Asegúrese de que el destinatario pueda ver rápidamente que tiene las capacidades adecuadas y que tiene el control revisando su carta y corrigiendo cualquier error. Use el corrector ortográfico pero también lea su carta cuidadosamente antes de enviarla.
- Pregúntate si tu carta es clara y concisa. ¿La carta contiene párrafos de más de 3 o 4 oraciones?? Si es así, mira si puedes acortarlo de alguna manera.
- Si la carta es muy importante, puede pedirle a un amigo o colega que la lea por usted. Dos ven más que uno y, a veces, un par de ojos extra puede ayudarlo a detectar errores o formulaciones extrañas que usted mismo no había visto.
2. Envía la carta. Envíe el correo electrónico o envíe la carta por correo postal en un sobre comercial (si es posible, use un sobre con el logotipo de la empresa). Escriba cuidadosamente su propia dirección y la dirección del destinatario en ella. Dobla la carta en tres partes para que el destinatario vea primero la parte superior y luego la parte inferior. Proporcionar suficiente franqueo y enviar la carta.
Consejos
- Usa un buen bolígrafo para firmar la carta.
- Enfatiza siempre el lado positivo de las cosas. Mencione lo que puede hacer en lugar de lo que no puede hacer. Por ejemplo, si un producto está agotado, no le diga al cliente que no puede entregar el pedido; en su lugar, diga que el producto ha tenido una gran demanda y está agotado. Luego le avisas al cliente cuando puedes entregar el pedido.
- ser puntual. Si no puede enviar una respuesta completa dentro de una semana, informe al destinatario e incluya también cuándo puede esperar una respuesta completa.
- Al escribir una carta complicada, a menudo es bueno preparar primero un borrador.
- Anota los temas que quieres tratar en tu carta. No importa el orden.
- Para cada tema, haga una lista de palabras clave, ejemplos, argumentos y hechos.
- Verifique que todos los temas en su borrador sean relevantes para su propósito y audiencia.
- Borra todo lo que no sea relevante.
- Poner la información en el orden más práctico para el lector.
Advertencias
- Asegúrese de que el tono de su carta no sea demasiado cortante ni demasiado entrometido; recuerde que con una carta comercial está tratando de construir o mejorar una relación profesional.
- Cuidado con los halagos. Puedes dar un cumplido sincero, pero si te excedes, significa que dependes de los cumplidos y halagos para hacer tu trabajo en lugar de utilizar tus cualidades profesionales.
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