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Su lista de correo debe incluir el nombre y apellido del destinatario, así como la dirección completa y cualquier otra información de contacto en su plantilla. Vuelva a revisar su lista de correo para asegurarse de que no haya cometido errores ortográficos en los nombres y direcciones. 
Si está utilizando `combinar correspondencia`, siga las pautas de formato en su programa de procesamiento de texto. Por lo general, esto significa usar comillas para la columna de la hoja de cálculo de donde el programa extrae la información, como "nombre apellido". 
Evite usar "Estimado" como saludo cuando algunos de sus contactos sean organizaciones, otras empresas o agencias gubernamentales. Este saludo generalmente solo se usa para individuos. 
Si está escribiendo una carta para comunicar el cambio de dirección de su empresa, use un cierre formal, como "Atentamente". Sin embargo, si tiene una combinación de contactos personales y comerciales, es posible que desee usar algo menos formal, como "Gracias". 
Asegúrese de dar a los destinatarios el tiempo suficiente para recibir la carta, actualizar su archivo y enviar las cartas a la dirección correcta. 
También puede mencionar su dirección anterior, por ejemplo, diciendo que su dirección anterior está cambiando a su nueva dirección. Sin embargo, tenga en cuenta que esto puede ser confuso. Especialmente si tiene muchos contactos comerciales o contactos en el gobierno al que envía la carta, una secretaria puede copiar inadvertidamente la información incorrecta. También es una buena idea informar a sus contactos qué otros detalles de contacto, si los hay, cambiarán y cuáles seguirán siendo los mismos. Esto es especialmente importante si necesitan contactarlo durante la mudanza. 
Por ejemplo, si tu negocio cierra por un corto período de tiempo debido a la mudanza, debes avisar a los destinatarios para que lo tengan en cuenta, ya sean clientes, proveedores u otros clientes. Si tiene una venta debido a la mudanza, informe a sus contactos. 
Por ejemplo, si su empresa se está mudando, podría escribir "Gracias por su atención". Realmente aprecio su contribución a esta empresa y espero nuestra cooperación en el futuro.` 
Esto es especialmente importante si su empresa se está mudando. Puede dirigir cualquier pregunta o inquietud sobre la mudanza a un número de teléfono o dirección de correo electrónico dedicados. 
Considere varias cartas si tiene información relevante que le gustaría comunicar a un grupo objetivo específico. De esa manera nadie obtiene información que no necesita. 
Verifique todos los campos y asegúrese de que coincidan y pertenezcan al mismo destinatario. Por ejemplo, debe asegurarse de que el nombre y la dirección del destinatario en el campo de dirección coincidan con el nombre en el saludo. 
Si tiene contactos internacionales, probablemente debería esperar de dos a tres meses para que lleguen sus cartas.
Escribir una carta para informar un cambio de dirección
Contenido
Ya sea que se esté mudando con su familia o su negocio, deberá escribir una carta formal que indique su cambio de dirección para que todos sus contactos tengan su nueva dirección. Especialmente cuando su empresa se muda o cuando escribe contactos comerciales, debe usar un formato determinado. Para amigos y familiares, puede usar una postal escrita a mano en lugar de una carta formal.
Pasos
Parte 1 de 3: Dar formato a tu carta
1. Encuentre una plantilla de carta comercial. Si está escribiendo la carta en su computadora, verifique las plantillas en el programa de procesamiento de texto que está usando. La mayoría de los programas de procesamiento de texto tienen varias plantillas diferentes.
- Use una plantilla de carta comercial estándar que incluya la fecha, su dirección y la dirección del destinatario.
- Si tiene un membrete comercial o personal que desea usar para su carta, asegúrese de que la plantilla tenga suficiente espacio para ello.
2. Crear una lista de correo. Lo más fácil de hacer, especialmente si está enviando su carta a una larga lista de destinatarios, es crear una lista de correo usando una hoja de cálculo. Luego puede usar la función `combinar correo` en su programa de procesamiento de texto para completar los campos en su carta.
3. Escribe un párrafo para la dirección. Una carta comercial tradicional tiene un párrafo para su nombre (o el nombre de la empresa) y la dirección, así como un párrafo para el nombre y la dirección del destinatario. Al ingresar su dirección, use su dirección actual y no la nueva dirección a la que se mudará.
4. Usa un saludo. La plantilla suele contener un doble espacio después de la última línea de la dirección, seguido de un saludo. Esto podría ser simplemente el nombre del destinatario seguido de una coma, o "Estimado" seguido del nombre del destinatario y una coma.
5. Completa tu cierre. Cuando está redactando su carta, generalmente es mejor terminar su cierre antes de escribir el cuerpo de la carta. La palabra que utilice en el cierre depende de su relación con los destinatarios.
Parte 2 de 3: Diseñando tu carta
1. Escribe una breve introducción. Comience su carta con una declaración en la que le informe al destinatario de qué se trata la carta. Esto no tiene que ser largo. Por lo general, una sola oración como "Con esta carta me gustaría informarle de mi futuro cambio de dirección" es suficiente.
- No utilices un lenguaje complicado en tu introducción. La carta debe caber en una página, por lo que debe ser breve y directa.
2. Indique una fecha en la que se llevará a cabo la mudanza. En su introducción, debe informar a los destinatarios cuándo usar exactamente su nueva dirección en lugar de la anterior.
3. Menciona tu nueva dirección. Proporcione a los destinatarios la nueva dirección que pueden usar para toda la correspondencia futura con usted. Por lo general, es mejor usar un formato como el del sobre para que sea fácil de ver y copiar.
4. Por favor incluya cualquier otra información relevante. Dependiendo de las circunstancias de su mudanza, puede haber otra información que sus contactos necesiten saber, como si hay otras personas que se mudan con usted o si su negocio permanecerá abierto durante la mudanza.
5. agradecer al destinatario. Para cerrar su carta, use un doble espacio después de su último párrafo y agradezca al destinatario en una oración simple. Si son socios comerciales, también puede escribir una nota agradeciéndoles por hacer negocios.
6. Menciona la forma en que las personas pueden contactarte. Después de agradecer al destinatario, puede proporcionar un número de teléfono o una dirección de correo electrónico donde el destinatario pueda comunicarse con usted si tiene alguna pregunta.
7. Componer varias cartas. Especialmente cuando su empresa se muda, debe tener más de una letra. De esa manera puede hacer una carta especial para clientes o clientes, otra carta para socios comerciales y otra para proveedores o comerciantes.
Parte 3 de 3: Enviar tu carta
1. Vuelve a leer tu carta con atención. Antes de terminar, revise su carta en busca de errores tipográficos, ortográficos o gramaticales que podrían hacer que su carta se vea menos profesional y que sea más difícil de leer.
- En particular, verifique la dirección y asegúrese de que sea correcta. No desea enviar a sus contactos un cambio de dirección que les da la dirección incorrecta.
2. Asegúrate de que los datos de los destinatarios sean correctos. Cuando usa `combinar correspondencia` para correo masivo, le ahorra mucho tiempo. Pero también es posible que haya errores en la transferencia de los datos a tus cartas.
3. Imprime y firma tus cartas. Cuando esté satisfecho con el formato de sus cartas y no tengan errores, imprímalas en papel de buena calidad y fírmelas a mano con tinta azul o negra. Entonces están listos para enviar.
4. Anuncia tu mudanza a tiempo. En la mayoría de los casos, debe asegurarse de que sus contactos reciban sus cartas de dos a cuatro semanas antes de la mudanza.
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