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Quién leerá este documento? los funcionarios del gobierno? Líderes del negocio? periodistas? Una combinación de estos? ¿Cuánto sabe ya el lector sobre este problema?? ¿Saben algo al respecto?? Qué deber los lectores saben? ¿Qué autoridad tiene el lector sobre el asunto?? ¿Qué cambios puede hacer?? 
Debido a que un resumen no suele tener más de una o dos páginas, debe ser conciso. Los formuladores de políticas están muy ocupados, y su problema no es el único que tienen en sus platos. No hay lugar para información superflua o explicaciones prolijas. Decida sus puntos clave de antemano para crear un informe conciso. 
Una plantilla puede ayudarlo a organizar sus pensamientos y redactar un resumen más rápido. 
El nombre corresponde a la persona a quien va dirigido el briefing. La fecha corresponde a la fecha de presentación del briefing. La línea de asunto debe describir en pocas palabras el tema principal de la sesión informativa, como "La prevalencia del acoso escolar en la región de Utrecht".Esto le permite al lector saber, sin siquiera tener que mirar rápidamente el documento, cuál es el problema que se va a tratar. 
Para un lector muy ocupado, el resumen proporciona puntos clave por adelantado, lo que facilita la lectura del resto del documento. Una sesión informativa bien elaborada suele ser lo suficientemente breve como para que esta sección sea redundante. Sin embargo, si hay problemas que requieren una acción inmediata, esta puede ser una forma de señalar la urgencia de la sesión informativa indicando claramente la fecha límite en el resumen. El resumen no debe exceder de tres a cuatro puntos. 
Esta sección debe contener la información necesaria para que el lector tome una decisión al respecto. Los datos que no sean necesarios para este fin, por interesantes que sean, podrán ser omitidos. Si aún no lo ha hecho, investigue un poco antes de escribir esta sección. La información de esta sección debe ser lo más precisa, específica y actualizada posible. Opcionalmente, traduzca la información para que su audiencia muestre esta sección de forma clara y sencilla. Evite la jerga, el lenguaje técnico o la información que no sea de interés directo para el público. Use estadísticas y datos cuando sea apropiado, pero explique las cosas en términos que su audiencia entienda rápida y fácilmente. 
Sin embargo, puede optar por discutir los pros y los contras de las diversas acciones propuestas o actuales, señalando las fortalezas y debilidades de cada una. 
Algunos informes enumeran la(s) solución(es) sugerida(s) en una sección denominada "Recomendaciones", pero algunos escritores prefieren "Próximos pasos", porque sienten que tiene una sensación más suave y menos autoritaria o agresiva. Recuerda que es el lector quien tiene la última palabra y toma la decisión al respecto, no tú. Esta sección no tiene que ser `equilibrada` como la sección de antecedentes/consideraciones. Este podría ser un lugar para dar su opinión sobre lo que hay que hacer. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no tiene que proporcionar una solución particular. También puede exponer algunas opciones con sus pros y sus contras, e instar al lector a considerar estas opciones y tomar alguna medida para abordar este problema. No necesariamente tiene que indicar qué acción sería la más apropiada. 
Asegúrese de que cualquier solución que proponga sea clara y esté directamente relacionada con el problema tal como lo describió. Por ejemplo, suponga que en la sección anterior usted señaló la falta de programas de prevención del acoso escolar. En esta sección, entonces, tiene sentido proponer tal programa y tal vez señalar su efectividad a otras escuelas. Si aún no ha mencionado los programas de prevención, una solución como esta parece surgir de la nada. 
Especialmente si eres un experto en un tema sobre el que escribes, es fácil olvidar por un momento que el lenguaje cotidiano para ti puede ser difícil de entender para los demás. Tenga en cuenta que para las personas que no están muy familiarizadas con un tema, no siempre queda inmediatamente claro por qué algo es importante. Por lo general, los formuladores de políticas no pueden ser expertos en todos los temas sobre los que tienen que tomar decisiones. 
Un resumen con errores ortográficos, de estilo o gramaticales es menos grave para el lector. Es posible que esté haciendo más bien que mal al enviar un informe de este tipo, ya que puede desacreditar su perspectiva.
Escribir un resumen
Contenido
Una sesión informativa describe un tema en particular y sus antecedentes, generalmente para un funcionario del gobierno u otro responsable de la formulación de políticas. Estos tomadores de decisiones tienen que tomar decisiones difíciles todos los días sobre muchos temas diferentes, y no tienen tiempo para explorar cada tema en profundidad. Una sesión informativa ayuda a llamar la atención de alguien sobre un solo problema y menciona detalles importantes que necesitan saber. La sesión informativa luego propone soluciones y hace sugerencias para mejorar. Ser capaz de escribir un resumen es una habilidad útil para estudiantes, empresarios, políticos y activistas. Un resumen persuasivo es conciso, bien organizado y cubre los hechos y soluciones más importantes y relevantes.
Pasos
Parte 1 de 4: mapeo y configuración de su sesión informativa
1. Determinar el alcance de la sesión informativa. El alcance incluye tanto el borrador como la extensión del resumen. ¿Con qué detalle vas a tratar el tema?? ¿Cuántos temas diferentes cubrirás?? Esto depende de la cantidad de información que pueda encontrar y la cantidad de información que tenga que proporcionar para respaldar sus reclamos.
- Determinar el alcance de la sesión informativa es importante porque entonces el lector sabe exactamente qué información se está discutiendo y qué no.
2. Conoce a tu audiencia. Antes de comenzar a escribir su informe, es importante saber quién lo leerá. Esto controla las elecciones que hará en el documento. Antes de comenzar, piense en las siguientes preguntas y, si aún no sabe las respuestas, intente averiguar lo siguiente:
3. Planifica los puntos clave. Antes de comenzar a escribir su resumen, debe trazar un mapa (ya sea en mente o en un esquema) de los puntos clave que desea resaltar.
4. Considere usar una plantilla. Si bien el formato de los informes no tiene por qué ser demasiado complejo, puede ahorrarse tiempo descargando una de las muchas plantillas gratuitas en línea para crear documentos informativos en MS Word.
5. Inventa un nombre, fecha y líneas de asunto. Si no está utilizando una plantilla, deberá comenzar a escribir un nombre, fecha y líneas de asunto.
6. Considere agregar un resumen. Algunos informes incluyen un resumen al comienzo del informe, que resume todo el texto en unos pocos puntos. Decide si te gustaría hacer esto, y si es así, reserva espacio para esta sección.
Parte 2 de 4: Describiendo el asunto
1. Elaborar una introducción que resuma el tema. La siguiente parte de la sesión informativa debe describir el tema o problema en detalle. Comience con una apertura corta, generalmente etiquetada como "Problema" o "Propósito" que describa en una o dos oraciones el tema principal en el que se enfoca el informe y/o por qué diseñó este informe.
- Por ejemplo, podrías escribir algo como: `Ha habido un aumento en el número de incidentes de acoso violento en las escuelas de la región de Utrecht. Las políticas disciplinarias actuales pueden no ser adecuadas para abordar este problema.`
2. Proporcionar una descripción general de los hechos/antecedentes más importantes. La siguiente sección, "Consideraciones" o "Antecedentes", debe proporcionar información detallada sobre el estado del problema o problema, centrándose en el desarrollo reciente y/o el estado actual de las cosas.
3. Deja tu propia opinión fuera. Su opinión sobre esta situación y/o lo que se debe hacer al respecto no pertenece a esta sección. Apégate a los hechos.
Parte 3 de 4: Elaboración de conclusiones y recomendaciones
1. hazlo relevante. Su informe debe completarse con secciones como `Conclusión` y/o `Recomendaciones` o `Próximos pasos`. Un cierre como este debería dejar en claro por qué su lector debe considerar importante este tema.
- Intenta vincular el problema directamente con el interés propio del lector, para que su informe sea más persuasivo.
- Por ejemplo, podrías decir algo como "Los incidentes de intimidación llevan a los padres a considerar una escuela privada". Están vinculados a puntajes de exámenes más bajos y tasas de aprobación, lo que hace que nuestras escuelas parezcan menos efectivas a los ojos de la sociedad. Reducen las oportunidades de la región para proporcionar financiamiento a través de subvenciones gubernamentales y financiamiento privado.`
2. sugerir una solución. Muchos informes ofrecen una solución sugerida al problema descrito, asociando el problema con un cambio en la política para mejorar la situación.
3. Usa hechos para apoyar tu argumento. Sus propuestas en esta última sección deben seguir lógicamente la información de las secciones anteriores. Use los hechos que ha presentado para mostrar por qué la solución que propone es buena.
Parte 4 de 4: Verificación de la sesión informativa
1. Haz el briefing más corto. Un resumen no debe exceder las dos páginas. Si la sesión informativa se ha alargado más que esto, primero debe buscar piezas que se puedan dejar fuera en la fase de control.
- Busque información que no esté relacionada con el tema, o que sea menos importante, y elimine ese material, especialmente si no está relacionado con la(s) solución(es) que está ofreciendo.
- Del mismo modo, no debe faltar ninguna información importante, necesaria para que su argumento sea claro y convincente. Puede que tenga que intercambiar cierta información por otra.
- Intenta ponerte en la piel de un político o burócrata al editar tu texto. Piense en la cantidad de información que obtienen estas personas todos los días. No contribuyas al problema. Sea parte de la solución proporcionando la información que necesita para tomar una decisión, ni más ni menos.
2. Eliminar lenguaje técnico. Durante la fase de edición, preste atención al lenguaje técnico o la jerga que hace que su informe sea menos accesible. Incluso si trató de evitar esto al escribir el resumen, es posible que algunos términos complejos se hayan introducido en el documento.
3. Asegúrate de que la estructura sea lógica. Asegúrese de que los hechos clave que ha incluido se derivan lógicamente del asunto tal como lo ha resumido. También verifique dos veces que todas las soluciones que proponga sean realmente sobre las consideraciones más importantes.
4. Revise cuidadosamente su trabajo en busca de errores. Después de verificar la longitud y el flujo del resumen, repase el texto una vez más para asegurarse de que no haya errores.
Consejos
- Vea sesiones informativas escritas por destacados líderes y profesores para aprender de sus métodos de persuasión.
- Tenga en cuenta que si bien su informe puede estar dirigido a una persona en particular, otros (miembros del personal, colegas e incluso los medios) pueden leerlo. Esta es una buena razón para mantener su idioma lo más accesible posible, incluso si el lector objetivo tiene algún conocimiento del tema.
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