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Por ejemplo, si su proyecto consiste en producir y enviar 1000 camisetas por 1000 euros, es posible que le preocupe si solo ha hecho 300 pero ya gastó 500 euros. También podrías ver que llevas dos días de adelanto y comentarlo. 
Por ejemplo, si su empresa de camisetas está adelantada en el cronograma y atrasada en el presupuesto, podría ver esto como una razón para aumentar la producción y equilibrar las cosas. 
Intente asegurarse de que su gerente vea toda la información en los primeros minutos de lectura del informe. Por ejemplo, podría comenzar su informe de inmediato con algo directo como: "Parker Transport actualmente está adelantado a lo programado". Gastamos el 50% del presupuesto y producimos el 30% del producto. Al acelerar la producción podemos reducir los costos.” Si los gerentes están contentos con lo que ven al principio, es posible que ya sepan lo suficiente. Si hay algo en el resumen que indique un problema, pueden pasar rápidamente de allí a la información relevante más adelante en el informe. 
Por ejemplo, no escriba algo como "Nuestros gerentes de producción, Frank y Sandra, hicieron un buen trabajo. Frank siempre llega muy temprano y el de Sandra siempre es el último en irse, para asegurarse de que produjemos todo a tiempo.” En su lugar, enfatice las fechas clave: “Estamos un 20 % por delante de lo previsto ya que los líderes de producción (Frank y Sandra) han ampliado el tiempo de producción en dos horas al día.” 
Si su gerente quiere ver la gran historia, puede nombrar un capítulo "Resultados", otro capítulo "Desafíos" y un tercero "Soluciones". Para un gerente al que le gusta ver las cosas cronológicamente, pruebe con un capítulo de "Progreso de esta semana" seguido de "Próximos pasos". 
Si su gerente o empresa solicita específicamente un informe completo por escrito, por supuesto, debe cumplir con ese deseo. 
Por ejemplo, evite frases como “Las ventas de agosto van bien, el mejor mes hasta ahora, gracias a los esfuerzos verdaderamente extraordinarios de Marie y Sam.” Puede decir lo mismo mucho más breve: "Las ventas de agosto son las mejores hasta ahora, gracias al arduo trabajo de Marie y Sam.” 
Si su gerente quiere recibir informes con menos frecuencia, por supuesto que hace lo que se le pide.
Escribir un informe de estado
Un informe de estado puede parecer una tarea, pero escribirlo en realidad puede ser una gran oportunidad para comunicarse con la gerencia. Independientemente del proyecto en el que esté trabajando, debe concentrarse en proporcionar detalles específicos que describan el presupuesto y el progreso del proyecto. Ponga la información más importante en un resumen al principio. Luego, continúa con los detalles principales que describen el proyecto en términos de resultados y desafíos. Mantenga las cosas breves pero informativas y la administración esté feliz.
Pasos
Parte 1 de 2: configurar su informe
1. Concéntrese en los costos y el marco de tiempo. Independientemente del proyecto en el que esté trabajando, los gerentes quieren saber cómo van las cosas en términos de presupuesto y progreso. Configure su informe recopilando información sobre cómo le está yendo financieramente al proyecto. Además, haga algunos comentarios sobre si el proyecto está o no dentro del cronograma en el tiempo.
2. Sea honesto acerca de los problemas. Si sabe que hay problemas de costo y progreso del proyecto, no los oculte. Eso solo conducirá a problemas mayores más adelante. En su lugar, piense en cómo estos problemas se relacionan con las cosas que van bien.
3. Proporcionar soluciones a los problemas. Parte del propósito de un informe de estado es ayudar al gerente a decidir los próximos pasos. Puedes ayudar sugiriendo soluciones a ciertos problemas que te llamen la atención. A medida que crea el informe, tome notas sobre cómo sus soluciones son relevantes para el costo y el progreso.
Parte 2 de 2: ponerlo todo junto
1. Dale un título al informe. Comience su informe escrito con un breve resumen, título y fecha. Debido a que los informes de estado deben ser breves, no es necesario que estén en una página de título separada. Si envía el informe por correo electrónico, un asunto claro será suficiente para que su gerente sepa de qué se trata el correo electrónico.
- Algo así como "Informe de transporte de Parker de agosto de 2017" está bien.
- Proporcione siempre datos para que quede claro sobre qué período está informando.
- Si su empresa utiliza formatos específicos para la presentación de informes, asegúrese de utilizarlos también.
2. Comience con un resumen. Los gerentes están ocupados y necesitan ver la información más importante de inmediato. Unas pocas líneas al principio del informe llegan al meollo del asunto, explicando brevemente cómo está progresando el proyecto en términos de presupuesto y progreso.
3. Proporcione los detalles más relevantes. Enumere los resultados más importantes hasta el momento, centrándose en hitos y datos clave. Informe a su gerente en términos de resultados en lugar de actividades.
4. Organizar los hechos. Aquí puede adaptar el informe al estilo de su gerente. Si conoce la forma de trabajar de su gerente, puede adaptar el informe en consecuencia. Si no está seguro, concéntrese en un resumen breve y directo en un estilo que conozca bien.
5. Usa balas. Los gerentes deben recibir la información que necesitan de manera rápida y fácil de leer. Los párrafos son demasiado largos para leer y oscurecen la información clave. Pero con las listas con viñetas, es fácil escanear el informe.
6. Agregue elementos visuales según sea necesario. Algunos gerentes encuentran útil agregar señales visuales para explicar cómo va un proyecto. Por ejemplo, podría poner una luz verde al lado de una viñeta de costos si va bien, pero una luz naranja al lado de uno sobre el progreso si se está atrasando un poco.
7. Revise su informe y modifíquelo según sea necesario antes de enviarlo a su gerente. Los errores de ortografía y las oraciones faltantes nunca son buenos, incluso en un informe de estado breve y relativamente informal. No confíe únicamente en los correctores ortográficos y gramaticales electrónicos. Para que el informe sea breve y directo, mire lo que aún se puede hacer (como adverbios y adjetivos innecesarios).
8. Informe al menos una vez al mes, a menos que tenga otras instrucciones. Su empresa puede pedirle que proporcione informes de estado en un horario, como semanal o quincenal. Informar al menos una vez al mes generalmente es bueno para mantener informado a su gerente. Póngase en contacto con él si no está seguro de cuándo deben estar en los informes de estado.
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