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Al realizar un seguimiento de la información importante antes, durante y después del evento, puede crear un informe más específico y, en última instancia, más eficaz. Esto también te permite terminarlo antes. Tenga en cuenta que la recopilación de datos es un proceso continuo en el que puede involucrar a varias personas si es necesario (incluidos los pasantes). La conclusión es que no tiene que esperar para hacer el informe hasta el final del evento. 
Seleccione algunos aspectos destacados del evento para elaborar. Piense en qué tres cosas funcionaron mejor y qué tres cosas fueron las más sorprendentes. Evite saturar el informe con detalles banales, como el menú del almuerzo o un resumen detallado de la presentación completa del orador principal. Tienes que mencionar las cosas que importaban. 
Si el evento fue sobre un nuevo producto, puede mostrar una imagen del mismo. Las fotos del evento real ayudan a ilustrar el informe. Trate de obtener fotos de los patrocinadores en el evento que pueda usar para su informe. Esta es otra tarea que no puede esperar hasta después del evento. Las muestras, reproducciones y otras muestras en el sitio son buenas para usar. Indique el número de personas que han recibido cupones de patrocinadores, etc. Documentar la promoción tanto en el sitio como fuera del sitio generada por el evento, en los medios, para el público objetivo y para los patrocinadores. 
Además de la circulación y el alcance, concéntrese en anuncios impresos y artículos que muestren los nombres y la promoción de los patrocinadores. Documentar publicidad televisiva, publicidad gratuita, alcance, costos de publicidad y cobertura de noticias. No olvide documentar la cobertura de radio, los anuncios en los medios, los costos de publicidad, las promociones, los informes de auditoría, etc. 
Puedes añadir el programa del evento. También puede discutir quiénes fueron los principales participantes del evento. Sin embargo, mantenga estas partes cortas. Asegúrese de pasar la mayor parte del tiempo registrando y discutiendo los resultados clave del evento y comparándolos con los resultados deseados. Sea realista y no intente hacer que las cosas se vean mejor de lo que son. 
Debe detallar todos los costos, incluidas las actividades de marketing y promoción, los costos de personal y los costos de patrocinio. Es una buena idea agregar un presupuesto detallado. Los gerentes y ejecutivos financieros quieren ver evidencia para respaldar las conclusiones. Añadir un cálculo de la ganar así como costos, patrocinio y documentos de respaldo. Asegúrese de comparar el beneficio obtenido con el beneficio presupuestado. Comparado con que? Esa es una buena pregunta para hacer. 
Otras estadísticas y datos pertinentes pueden incluir la cantidad de oportunidades de venta y la cantidad de visitantes en un stand específico. Mencionar datos hace que el informe sea más creíble. Proporcionar información sobre los participantes/visitantes. Indique las características demográficas, el número de visitantes y los resultados de la investigación de los visitantes (como el comportamiento de compra). Informe sobre el número de personas que han respondido a las campañas de los patrocinadores y sobre las donaciones benéficas. Documentar el impacto económico y la participación de los empleados. 
Recopile citas y comentarios de los participantes del evento y los miembros del equipo para que la evaluación del éxito y las fallas del evento no provenga únicamente del autor que escribe el informe. entonces es mas creible. Considere también si desea agregar investigación externa. Darle un valor a la promoción en los medios es algo que un tercero puede investigar. Valora la ubicación y el montaje. Debe dedicar algún tiempo a evaluar la eficacia del lugar y la configuración desde la perspectiva de los demás. Discuta cómo el espacio fue utilizado por la conferencia, evento, etc. 
Asegúrate de que tus respuestas tengan profundidad. Una buena regla general es la regla de escritura `muestra, no digas.Esto significa proporcionar ejemplos específicos para respaldar los puntos generales del informe. No olvide su público objetivo y asegúrese de que su estilo de escritura sea formal y profesional. Un informe de eventos no es un documento casual; es un documento esencial para determinar si el evento valió la pena, por lo que debe ser fidedigno.
Escribir un informe de eventos
Contenido
Es posible que deba escribir un informe de evento para determinar si un evento fue exitoso comparando los resultados con los objetivos. Es una forma importante para que las personas o empresas que han organizado eventos evalúen si necesitan hacer ajustes la próxima vez. Hay ciertas formas en las que puede asegurarse de realizar un informe de eventos exitoso. Esto es importante si estás pensando en organizar otro evento!
Pasos
Parte 1 de 3: preparar el informe de su evento
1. Determinar el estilo y el diseño de la presentación para cada grupo objetivo. Los informes de eventos vienen en papel, encuadernados o grapados, en formato digital, PDF que se puede enviar por correo electrónico, presentaciones de PowerPoint, etc.
- Asegúrese de que el informe del evento esté dividido en secciones claras. Debe evaluar cómo los resultados del evento se comparan con los objetivos. Resumir los principales resultados del evento.
- Adapte la cobertura del evento a las necesidades e intereses de cada patrocinador y su público objetivo. Piensa en los objetivos de los patrocinadores. En cierta medida, los patrocinadores son el público objetivo principal de un reportaje de evento. Quieren saber si valió la pena patrocinar el evento. Así que piensa en lo que quieren saber y cuáles son sus temas candentes.
- También haga el informe del evento de tal manera que se ajuste a la individualidad del evento y los patrocinadores. No hagas un informe simple. Otras audiencias objetivo del informe del evento incluyen ejecutivos y gerentes financieros.
2. Cree un proceso para realizar un seguimiento de la información que necesita durante el evento. No deberías confiar solo en tu memoria.
3. Deja que se reduzca a los puntos principales. Uno de los problemas con los informes de eventos es que hacen poco más que rumiar sobre la agenda o centrarse en declaraciones edificantes y para sentirse bien. No hagas eso. En cambio, enfatice los puntos principales con una visión clara y analítica.
Parte 2 de 3: traer el contenido correcto a su informe
1. Escribir un resumen de gestión. El informe del evento debe incluir un resumen de gestión que es una versión resumida del informe completo y detallado. Recuerda que el resumen ejecutivo es como una introducción.
- Puede crear dos informes: un resumen ejecutivo para las personas interesadas en los resultados del evento y un informe completo más detallado para las personas que realmente contribuyeron o patrocinaron el evento.
- En el resumen ejecutivo debes centrarte en los principales objetivos y resultados. El resumen ejecutivo debe ser corto, solo una o dos páginas. Debe resumir los puntos principales del evento y debe contener una breve interpretación de los datos.
2. Use elementos visuales en su informe de eventos. A menudo, es más efectivo usar un gráfico para mostrar estadísticas, en lugar de darles a sus lectores un montón de números.
3. Documentar toda la promoción y la cobertura de los medios. Desea determinar con qué fuerza se ha promocionado el evento en los medios, en relación con sus objetivos.
4. Hacer una declaración sobre los objetivos del evento. Es muy importante vincular los objetivos del evento con los resultados, así que asegúrese de incluir un recordatorio de cuál era la misión original del evento y qué objetivos se establecieron.
5. Agregar información financiera al informe del evento. Es importante proporcionar una imagen detallada del presupuesto del evento y lo que realmente se gastó (o posiblemente se recibió). Asegúrese de incluir una comparación de los gastos presupuestados con los gastos reales, destacando las cosas que funcionaron bien y las cosas que podrían mejorarse.
6. Agregar estadísticas relevantes para los lectores. No debe hacer un informe que solo contenga información para sentirse bien. El número de personas que asistieron es un número que tienes que mencionar. Es una buena idea proporcionar datos medibles.
7. Proporcionar un elemento cualitativo que contextualice los datos. Su informe debe incluir estadísticas, pero también necesita declaraciones de los asistentes para proporcionar comentarios contextuales.
Parte 3 de 3: Finalización del informe de su evento
1.Complete el informe a tiempo. Trate de escribir y publicar el informe bastante pronto después del evento. Asegúrate de programarlo en tu calendario para que suceda. Algunas personas sugieren publicar un informe de eventos dentro de los 30 días, pero otros dicen que puede hacerlo dentro de unos días.
- Cualquiera que sea la fecha límite, asegúrese de cumplirla. Tal vez escriba el informe del evento para una agencia contratada por un cliente específico. Atento a todas las solicitudes.
- La conclusión es que su público objetivo espera un informe completo y puntual. Así que tómese el tiempo para hacerlo correctamente y correctamente, pero no espere tanto que se vuelva obsoleto.
2.Lea el informe de su evento. Asegúrese de que el informe de su evento tenga la gramática adecuada y evite la ortografía, la puntuación y otros errores tipográficos.
Consejos
- Toma más fotos de las que crees que necesitas. Estarás contento con las opciones más adelante.
- Cuando desee una cotización de uno de los ejecutivos y planificadores, no vaya a ellos primero. Son los que se quedan más tiempo, así que pregunta primero a la audiencia; ellos son los que se van a casa más rápido. No acoses a un orador o supervisor cuando esté ocupado con otra cosa; estarán disponibles para preguntas más tarde.
- Al recopilar citas, inicie la conversación y siga haciendo preguntas de forma natural hasta que encuentre a la persona con la que desea hablar.
- Recopile más cotizaciones de las que cree que necesita. Estarás contento con las opciones más adelante.
- Las buenas fotos muestran la acción del evento o la reacción de la gente al evento.
- Trate de obtener imágenes de todo el evento, incluidos el público y el orador en una sola foto para que le muestre al lector lo grande que fue.
Artículos de primera necesidad
- Una cámara digital
- Un bloc de notas
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