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Quién leerá el informe? Incluya a cualquier persona en su público objetivo que podría usar razonablemente el informe. Si está escribiendo para diferentes tipos de lectores, incluya toda la información necesaria para que incluso el lector menos informado pueda entenderla fácilmente. Sin embargo, use encabezados para cada sección para que los lectores informados puedan omitir información que les resulte superflua. También puede incluir secciones para cada audiencia para satisfacer sus necesidades individuales. 
Detalles financieros Mesas gráficos Estadísticas Encuestas Cuestionarios Conversaciones con expertos, colegas, clientes, etc. 
¿Ha cambiado el plazo del proyecto?? ¿Qué tareas ha realizado desde el último informe de progreso?? ¿Qué tareas harás a continuación?? ¿Está en camino de completar el proyecto a tiempo?? Si no, ¿por qué?? ¿Qué cuellos de botella te has encontrado y cómo vas a solucionarlos?? aprendiste algo este mes? 
En la mayoría de los casos, debe comenzar el informe explicando los resultados y las conclusiones o recomendaciones. Luego explica cómo llegaste a este punto y tu razonamiento, si lo hay. Si está a punto de hacer una conclusión o recomendación controvertida, primero explique el proceso y el razonamiento para que su público objetivo pueda entender por qué se le ocurrió esta idea. 
No tiene que resumir el informe completo. Concéntrese únicamente en las ideas principales del informe, como las principales recomendaciones o conclusiones que presenta. Si está escribiendo un informe de progreso, puede omitir esta sección. 
Use títulos y encabezados para cada sección para que el informe sea fácil de leer. Si está escribiendo un informe de progreso, generalmente no necesita incluir una tabla de contenido a menos que su jefe prefiera. Sin embargo, agregue títulos y encabezados para cada sección para facilitar la navegación por el informe. 
La introducción no tiene que ser larga. Sea directo y específico para que el lector entienda el contexto y el propósito sin una larga explicación. Escribe de dos a cuatro párrafos para la introducción. En un informe de progreso, la introducción no debe contener más de uno o dos párrafos. Debe resumir el proyecto y lo que espera lograr. También puedes indicar lo que ya has completado y lo que harás a continuación. 
En la mayoría de los casos, esta sección contiene un párrafo introductorio y una lista de las conclusiones que ha sacado. Así es como se ve una conclusión: `1. Nuestra población está envejeciendo, lo que genera más riesgos para la salud de nuestros clientes.` Cuando escribe un informe de progreso, no tiene resultados ni conclusiones que presentar. En su lugar, enumere sus logros o las tareas completadas en la sección después de su introducción. También puede escribir un párrafo corto de dos a cuatro oraciones en esta sección. Por lo general, sin embargo, una lista es suficiente. Puede enumerar: `Recaudado 200 € para pagar la carpa del festival`, `Contratado con el plan del partido para gestionar el calendario del festival` y `1500 residentes encuestados para recopilar opiniones del público.` 
Por ejemplo, podrías escribir: `1. Capacitar a todos los empleados para realizar RCP.` Cuando escribe un informe de progreso, en su lugar, enumera las tareas u objetivos que desea lograr en el próximo período de trabajo. Por ejemplo, puede enumerar "Buscar proveedores de festivales", "Aprobar diseños de festivales" y "Solicitar carteles promocionales". 
Esto incluye una discusión más larga de la investigación y las evaluaciones. Esta sección debe ser la más larga del informe. Si está escribiendo un informe de progreso, puede omitir esta sección. En su lugar, incluya una sección sobre los obstáculos que encontró mientras trabajaba en el proyecto y cómo los manejó. Podría escribir: `Muchos residentes no devolvieron la encuesta porque no estaba sellada. En el futuro, incluiremos correo prepago en nuestras encuestas o daremos a los residentes la opción de completar su encuesta digitalmente.` 
A menos que se indique lo contrario, utilice el formato APA para informes comerciales. Puede omitir esta sección si está preparando un informe de progreso. 
Por ejemplo: `Apéndice A`, `Apéndice B` y `Apéndice C.` Si está escribiendo un informe de progreso, no necesita incluir esta sección. 
Podría escribir: "El proyecto de planificación del festival de arte va por buen camino y se completará a tiempo". Hemos completado el 90% de nuestras actividades de planificación previa y ahora estamos cambiando nuestro enfoque para obtener el equipo necesario. El proyecto no tiene obstáculos pendientes, pero abordaremos cualquier obstáculo futuro en el camino.` 
Podría escribir "Ingresos hasta un 50 % para el cuarto trimestre" en lugar de "Ingresos hasta un 50 % para generar grandes ingresos en el cuarto trimestre".` 
Tenga en cuenta que algunos informes de trabajo pueden ser bastante largos, ya que pueden contener mucha información. Sin embargo, su escritura siempre debe ser concisa. Está bien escribir "Las ventas aumentaron en el último trimestre después de que la fuerza de ventas aplicó llamadas en frío", en lugar de "Vimos un aumento exponencial en los ingresos en el último trimestre a medida que nuestros talentosos y dedicados vendedores convirtieron a los clientes potenciales en personas que comenzaron a llamar para preguntarles. para comprar más productos.` 
En lugar de escribir "Los empleados que no están comprometidos tienen la moral baja, lo que convierte a la oficina en una máquina sin alma", podrías escribir "El personal cuyas calificaciones de productividad fueron más bajas que las de otros informaron sentirse desconectados".` 
Mantenga su lenguaje profesional a lo largo del informe. 
Si es posible, pídale a otra persona que revise el informe por usted, ya que es difícil detectar sus propios errores. Si el tiempo lo permite, debe dejar el informe a un lado durante al menos 24 horas antes de revisarlo.
Redacción de un informe de trabajo
Contenido
Escribir un informe de trabajo puede ser impresionante, aunque puede ser más fácil de lo que piensas. Los informes de trabajo generalmente se usan para explicar el progreso de un proyecto de trabajo o para proporcionar conclusiones y recomendaciones sobre problemas en el lugar de trabajo. Para escribir fácilmente un informe de trabajo efectivo, comience por considerar su objetivo, su audiencia, la investigación y el mensaje. A continuación, prepare su informe utilizando un formato de informe comercial estándar. Finalmente, puede modificar el informe para hacerlo efectivo.
Pasos
Parte 1 de 3: Planificación de un informe de trabajo
1. Determinar el objetivo y el tema del informe. Tal vez alguien te pidió un informe. Es probable que el objetivo o tema se incluya en la solicitud. Si no está seguro de cuál es el objetivo o el tema, considere lo que está transmitiendo a su audiencia. También puede pedir aclaraciones a su jefe o supervisor.
- Por ejemplo, el objetivo puede ser analizar un problema comercial, explicar los resultados de un proyecto en el que ha estado trabajando o brindarle a su supervisor una descripción general del progreso de su trabajo.
2. Determinar el tono y el lenguaje que es adecuado para el grupo objetivo. Considere lo que el público objetivo ya sabe, así como la jerga que entenderá. Cuando escribe un informe de trabajo, a menudo puede usar un lenguaje y una jerga más profesionales que cuando escribe para el público en general.
3. Reúna su investigación y material de apoyo, si corresponde. Incluya el material que ha utilizado para sacar conclusiones o desarrollar recomendaciones. Se referirá a esto cuando prepare el informe y es posible que deba incluirlo en los apéndices del informe. Estos son los tipos de cosas que puede incluir al preparar el informe:
4. Vea su progreso cuando escriba un informe de progreso. Un buen informe de progreso brinda una descripción general rápida del trabajo que ha realizado, lo que hará y si el proyecto va por buen camino. Es mejor pensar en ello como una respuesta a las preguntas que la gente tiene sobre su proyecto. Esto es lo que debe incluir en su informe:
5.Hacer una descripción general con la información que necesita incluir en su informe. Escriba sus ideas en un resumen y utilícelo como ayuda para escribir. Mientras hace esto, desarrolle titulares para su informe que le ayuden a organizar lo que va a decir. La descripción general no tiene que ser ordenada o bien desarrollada, porque es solo para uso personal.
Parte 2 de 3: preparar un informe de trabajo
1. Utilice una portada o página de título. La página de título debe contener el nombre del informe, seguido de la fecha, en una línea separada, en que lo envió. En una tercera línea se mencionan los nombres de todos los autores. Luego escriba el nombre de su organización en la cuarta línea.
- En algunos casos, también puede agregar una carta de motivación para explicar por qué escribió el informe, qué implica y qué cree que debería hacer a continuación. Esto es más común con informes que han tomado mucho tiempo para prepararse o requieren una explicación adicional antes de que el lector vea el informe por sí mismo.
- Con un informe de progreso, indica su nombre, el nombre del proyecto, la fecha y el período del informe en una página de título. Coloque cada artículo en una línea separada. Puede etiquetar cada línea con `nombre`, `nombre del proyecto`, `fecha` y `período del informe`, o simplemente puede enumerar la información.
- Pregúntale a tu jefe si hay alguna recomendación específica para redactar tu informe de trabajo. Él o ella es la mejor fuente para preparar su informe.
2. Proporcionar un resumen de la información más importante. Incluye tus conclusiones, motivaciones y recomendaciones. Esto le permite comprender los puntos principales de su informe sin tener que leer el informe en su totalidad. No es necesario que escriba una explicación detallada, pero el lector debe poder comprender de qué trata el informe. El resumen debe tener de una a cinco páginas.
3. Incruste una tabla de contenido con lo que hay en el informe. Indique los títulos de las secciones en la tabla de contenido, así como los números de página donde comienza esa sección. Permite a los lectores navegar fácilmente por el informe para encontrar la información necesaria.
4.escribir una introducción para dar una visión general del informe. Dile al lector por qué escribiste este informe de trabajo. Resuma el contexto en torno al informe y explique su objetivo. Indica las preguntas que responderás o el problema que resolverás. Indicar la fecha límite del informe y un plan de acción con su contenido.
5. Explique los resultados o conclusiones que presenta. Proporcione una descripción general básica de la investigación o las evaluaciones que ha completado en relación con este proyecto. Luego discuta e interprete sus observaciones y cómo se relacionan con el tema del informe.
6. Da tus recomendaciones para el futuro. Sus recomendaciones deben explicar lo que sucederá en el futuro. Explique qué traerán las soluciones y cómo se relacionan con sus conclusiones. Después de escribir su explicación, dé sus recomendaciones en forma de puntos de acción en una lista numerada. Haga una lista de sus recomendaciones de la más importante a la menos importante.
7. Discuta el proceso y el razonamiento que condujo a sus conclusiones. Explique cómo abordó el tema, el problema o la cuestión. Verifique sus observaciones y luego explique cómo conducen a sus recomendaciones. Separe la discusión en diferentes secciones con encabezados que le digan al lector qué hay en esa sección.
8. Enumere todas las referencias que utilizó para preparar el informe. Las referencias pueden incluir artículos de revistas, artículos de noticias, entrevistas, encuestas, cuestionarios, estadísticas y otra información relacionada. Cite estas referencias al final del informe y haga referencia a la página como `Referencias`.
9. Proporcionar archivos adjuntos de materiales como encuestas, cuestionarios o correos electrónicos. No todos los informes de trabajo necesitan archivos adjuntos. Sin embargo, puede incluirlos si desea proporcionar a los lectores material al que ha hecho referencia o si desea proporcionar información adicional para ayudarlos a comprender mejor el tema o sus observaciones. Etiquete cada archivo adjunto con una letra separada.
10. Cierre una breve conclusión junto con un resumen de sus observaciones o progreso. Es posible que no necesite concluir, pero escribirlo puede ser un buen resumen de sus esfuerzos. Mantenga su conclusión en tres o cuatro oraciones que resuman la información que presentó en su informe.
Parte 3 de 3: hacer efectivo el informe
1. Use títulos claros para ayudar a su audiencia a navegar por el informe. Cree títulos que sean directos y vayan directo al grano. El lector debe saber exactamente lo que contiene el informe.
- Los titulares podrían ser: Introducción, Tareas Completadas, Metas para el Próximo Trimestre, Obstáculos y Soluciones, y Conclusión.
- Alinear las secciones con la información del informe.
- En un informe de progreso, es probable que los lectores sean su supervisor, el equipo o los clientes.
2. Usa un lenguaje simple y directo para transmitir tus ideas. Un informe de trabajo no tiene que contener palabras difíciles y oraciones creativas. Solo necesita transmitir su punto al lector. Exprese sus ideas en las palabras más simples posibles y al grano.
3. Escriba de forma concisa para que el informe sea lo más breve posible. Escribir innecesariamente desperdicia tu tiempo y el de los lectores. No seas superficial y ve directo al grano.
4. Expresa tus ideas en un lenguaje objetivo y no emocional. Cíñete a los hechos y deja que el lector saque sus propias conclusiones basándose en una visión objetiva del tema. Si bien puede hacer recomendaciones para un problema, no intente evocar las emociones de los lectores para convencerlos. Deje que el lector forme sus propias ideas y juicios basados en una visión objetiva de los hechos.
5. Evite el uso de jerga, así como la palabra "yo" en la mayoría de los informes. Puede ser apropiado usar `I` en un informe de progreso, al escribir sobre un proyecto en el que está trabajando solo. De lo contrario, no use la palabra "yo" u otra jerga en su informe de trabajo. Sin embargo, está bien usar `usted` al orientar una oración.
6. Revise su informe para asegurarse de que no contenga errores. Los errores gramaticales y ortográficos socavan la profesionalidad de su informe de trabajo. Es fundamental que revise el informe para asegurarse de que no ha utilizado errores tipográficos, redacción incorrecta o uso indebido de palabras. Lo mejor es comprobar el informe al menos dos veces.
Consejos
- Una vez que haya escrito su primer informe de trabajo, puede usarlo como plantilla para futuros informes.
- Probablemente ya tenga una plantilla de informe de trabajo en su lugar de trabajo. Consulte con su supervisor para ver si puede usar una plantilla para su informe.
- Si es posible, base el formato de su informe en un informe de trabajo existente de su empresa u organización. Verifique los archivos en su oficina o solicite a un colega o supervisor una copia de un informe existente.
Advertencias
- Si utiliza un informe existente como ejemplo, no copie el texto que contiene. Esto es plagio y probablemente tendrá consecuencias profesionales.
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