Hacer una transferencia en la oficina

1. Discuta la transferencia con su gerente. Debe comenzar con una discusión exhaustiva con su supervisor para determinar cómo él o ella quiere que organice la transferencia. Dependiendo de su trabajo y de cómo se sienta su supervisor con respecto a su trabajo, se le puede pedir que contribuya ampliamente al traspaso. Esto podría significar que el recién llegado está caminando contigo por unos días o más.

• Por lo general, debe preparar al menos un informe de transferencia formal.
• Discuta esto con su gerente y descubra cuánto tiempo debe dedicarle y en qué debe enfocarse específicamente la transferencia.

2. Haz un borrador de tu documento de transferencia a tiempo. En cuanto tengas claro lo que quiere tu gestor, podrás configurar un traspaso de concepto. Esto lo ayudará a mantenerse organizado y categorizar todas las diferentes tareas e información que necesita transmitir durante el traspaso. Este documento deberá contener en todo caso lo siguiente:

3. Ordenar los cabos sueltos. Si sabe que se irá pronto, podría ser útil dedicar un poco más de tiempo a arreglar los cabos sueltos. Hacer esto es satisfactorio y ayuda a su sucesor a comenzar de cero. Al hacer esto, también se asegura una salida en excelentes condiciones y con buena reputación.

4. Habla con tus colegas. Antes de que su sucesor asuma el cargo, trate de hacer algo de tiempo para hablar con sus colegas sobre la transferencia y pregúnteles si creen que hay algo que deba enfatizar. Si se desarrolla algo que no sabe (más), esta es una buena oportunidad para averiguarlo y discutirlo.

5. Escribir un documento de transferencia formal. El paso final en la preparación de su transferencia es completar un documento de transferencia formal. Puede basarse en el borrador del documento, pero intente ser más completo e incluir toda la información importante. Tienes que revisar el documento con tu supervisor, y también con colegas que tendrán que lidiar con eso. Intente esto al menos unos días antes de que su sucesor comience a enviar. El contenido varía de un trabajo a otro, pero podría incluir:

1. Tómese el mayor tiempo posible. Todavía podría estar allí, cuando comience su sucesor, para que pueda hacer un traspaso más extenso. La duración de esto varía, pero a veces tienes unos días o más para que la nueva persona comience. En general, cuanto más tiempo tenga para una transferencia completa, más información podrá transmitir.

• Indudablemente olvidarás cosas, pero si alguien te sigue, al menos eres capaz de mostrarle a alguien lo más posible de las cosas diarias.

2. Entregar los documentos clave en persona. Durante la transferencia, es bueno asegurarse de que todos los datos y documentos importantes se transfieran personalmente. Esto asegura que se hayan abordado los asuntos más importantes y que las prioridades estén claras. Entregar documentos en persona significa que puede discutir información compleja antes de irse.

3. Haz tu mejor esfuerzo para ayudar. Cuando esté en la oficina con su sucesor, esté siempre atento y proactivo. Haz tu mejor esfuerzo para salir a la superficie y resolver problemas. Es posible que su sucesor no se sienta completamente cómodo o impresionado durante los primeros días, y es posible que no quiera molestarlo con preguntas.

4. Organizar una reunión de entrega final. Lo último que debe hacer antes de cerrar la puerta detrás de usted y finalizar la transferencia es tener una reunión final de transferencia con su sucesor. Pídele a tu sucesor que traiga cualquier pregunta viva y cualquier nota que haya hecho. Esta reunión es una gran oportunidad para que el recién llegado se asegure de que conoce todo sobre el rol y las responsabilidades.

1. Indique el apoyo y la formación disponibles. Trate de ver la transferencia como una oportunidad para contribuir realmente a las posibilidades de éxito de alguien. Hace más que solo transmitir su trabajo, sino que también intenta mejorar el desarrollo profesional de su sucesor y la salud a largo plazo de su supervisor.

• Haga esto señalando posibles oportunidades de capacitación relevantes.
• Tal vez cuando empezaste te permitieron hacer una serie de cursos que te ayudaron a acostumbrarte y a desarrollarte.
• Asegúrese de decirle esto a su sucesor y anímelo a explorar las posibilidades.

2. Tener en cuenta el clima laboral. Cuando pase tiempo con la persona que asumirá su puesto, no se concentre solo en los aspectos técnicos del trabajo. Cada lugar de trabajo se encuentra en un entorno de trabajo y una cultura únicos que pueden ser bastante abrumadores y confusos para un recién llegado. Asegúrese de tener tiempo para informar también al recién llegado sobre cómo se organizan las cosas en la oficina.

3. Proporcione su información de contacto. Si realmente quieres dar lo mejor de ti, puedes darle a tu sucesor tu información de contacto. Se podría decir que él o ella siempre puede contactarnos, si está pasando algo grande que requiere un poco de orientación. No a todo el mundo le gustará hacer esto y también depende de su relación con su antiguo empleador.