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El formulario puede estar disponible en la intranet de su organización o en un disco duro compartido. Si no lo encuentras, solicítalo en la secretaría del consejo. Si no se prescribe ningún formulario o plantilla, asegúrese de darle una buena estructura a su propuesta. Dé a su propuesta un título que muestre claramente de qué se trata la propuesta, explique por qué está haciendo la propuesta, qué es la propuesta y cuáles son las consecuencias de la propuesta. 
Vea también cómo enviar la propuesta. Por ejemplo, ¿tiene que enviarlo por correo electrónico a una persona específica?? Si recibe un mensaje de ausencia después de haber enviado la propuesta, asegúrese de enviar también la propuesta al reemplazo. Asegúrese de enviar la propuesta completa y en el formato de archivo correcto (por ejemplo, PDF). Sería una pena que le devolvieran su propuesta y no cumpliera con el plazo. 
Por un lado, desea incluir todos los detalles relevantes. Por otro lado, no querrá que la gerencia se ahogue en la cantidad de información. Trate de encontrar la media dorada. En cualquier caso, asegúrese de que toda la información esencial esté en la propuesta. Si tiene suficiente tiempo de preparación, puede ser inteligente dejar que otra persona mire. Pídale a un colega que lea la propuesta y pregúntele si todavía ve cosas innecesarias en la propuesta. 
En general, desea dejar el menor espacio posible para la interpretación en su propuesta. Por ejemplo, si desea que su empresa cambie del agente de limpieza ABC al agente de limpieza XYZ, nombre esas marcas específicamente. 
Si está utilizando un programa de presentación, párese al lado de la pantalla. Asegúrese de no estar entre la pantalla y las personas presentes. 
Mantenga su introducción corta. No tienes que contar la historia de tu vida; a menudo es suficiente decir cuál es su puesto o su función en la organización. Digamos que ha enviado una propuesta y cuál es el tema de la propuesta. Indique qué documentos se enviaron con la propuesta. Puede preguntar si todos han tenido la oportunidad de leer la propuesta. Esto le permite determinar qué tan extensamente debe explicar su propuesta. 
Su propuesta siempre debe estar formulada positivamente. Dígale a la gerencia lo que cree que deberían hacer; no lo que crees que son no debe hacer. Por ejemplo, puede decir: “Le pido que deje de usar el agente de limpieza ABC y compre el agente de limpieza XYZ en su lugar.” 
Mantén tus respuestas cortas y al grano. Si no entiende la pregunta, pida una aclaración. O repita la pregunta y sus propias palabras, y verifique con la persona que pregunta si eso es lo que quiere decir. 
Deje que los miembros de la junta terminen. Es posible que le digan cosas con las que no está de acuerdo en absoluto. Es importante dejar hablar a la otra persona. Por favor dirija su respuesta a toda la gerencia. Al responder a un argumento, diríjase a todos los presentes y no a una sola persona. 
Sea respetuoso, incluso si no está de acuerdo con lo que dice otra persona. 
Asegúrese de proponer solo ajustes que esté seguro de que son factibles. Deje en claro que esas alternativas están bien pensadas. Si da la impresión de que las está inventando en el momento, los miembros de la junta pueden comenzar a dudar de la fundamentación de su propuesta. Después de todo, si puede cambiar a una alternativa tan fácilmente, ¿por qué no la propuso de inmediato?? 
Si la discusión muestra que todos están de acuerdo, el presidente puede omitir la votación y simplemente preguntar si alguien tiene alguna objeción a la propuesta. Si su propuesta es rechazada, no la discuta en la reunión. Más bien hable con aquellos que se opusieron a la propuesta después, y vea si puede presentar una mejor propuesta con ajustes que serán aceptados. 
Es inteligente preparar un proyecto de decisión de este tipo con antelación. Es posible que deba ajustar algunas cosas después de la reunión, pero la decisión puede tomarse como definitiva poco después de la reunión. Luego, usted y su organización pueden comenzar a implementar la decisión más rápido.
Hacer una propuesta para la junta directiva
Contenido
El consejo de administración dirige una empresa u organización. En las empresas más grandes, la junta directiva también se conoce como "junta directiva". Si desea que la gerencia tome una acción determinada, deberá presentar una propuesta a la gerencia. Esa propuesta luego se discutirá en una reunión de la junta. Muchos equipos de gestión tienen un método de trabajo previamente acordado para tal propuesta.
Pasos
Parte 1 de 3: escribir tu propuesta
1. Verifique cuáles son las reglas dentro de su organización. La forma en que debe presentar una propuesta a la gerencia de su organización se puede describir en una instrucción de trabajo o en un reglamento de gestión. Es importante que sigas el método de trabajo acordado si quieres que tu propuesta sea tratada por la dirección.
- Muchas organizaciones tienen reglas para presentar una propuesta en papel. Si no sabe dónde encontrar esto en su organización, la secretaría de la junta es un buen comienzo.
- Marque si necesita decirle a alguien más qué propuesta está enviando. En cualquier caso, informe a su gerente, incluso si esto no está establecido en el método de trabajo acordado.
- Si nunca ha estado en una reunión de la junta, vea si puede asistir a una antes de enviar su propuesta. Tal vez su gerente irá a la junta con una propuesta diferente y usted puede aceptar. A continuación, puede ver cómo se discute una propuesta durante dicha reunión.
2. Compruebe si necesita usar un determinado formulario o plantilla. Si tiene que presentar su propuesta por escrito, su organización puede prescribir un formulario específico para ello. A veces se aplican reglas al orden de los temas en la propuesta, a veces la propuesta en sí no tiene forma, pero debe completar una portada determinada y agregarla a su propuesta.
3. Compruebe si existe un plazo en el que debe presentar la propuesta. En las organizaciones informales, a veces puede presentar la propuesta durante la reunión misma (y esto a menudo no tiene que ser por escrito). Muchas organizaciones requieren que envíe la propuesta con unos días de anticipación, o incluso con algunas semanas.
4. Usa un lenguaje claro. Explica claramente lo que quieres. Una buena propuesta es breve y concisa, y describe con precisión lo que quiere que haga la junta o qué posición quiere que tome la junta. Use palabras activas y asegúrese de que cada palabra sea relevante.
5. Asegúrate de que tu propuesta sea concreta. Si envía una propuesta vaga, hay menos posibilidades de que la propuesta sea aceptada. Es probable que los ejecutivos no voten a favor de una propuesta si no entienden lo que significa o si se puede interpretar de varias maneras.
Parte 2 de 3: Explicando tu propuesta
1. Asegúrate de llegar a tiempo. Si la reunión de la junta no es pública, a menudo la intención es que espere fuera de la sala de reuniones hasta que sea su turno. Envíale un mensaje al tomador de notas tan pronto como llegues allí para que sepa que debe llamarte cuando sea tu turno.
- Si el orador que está frente a usted sale de la sala de reuniones, a menudo puede entrar directamente. Mira a la gerencia para asegurarte de que sepan que estás allí.
2. Espera hasta que recibas la palabra. Cuando sea su turno, el presidente le dará la palabra. Di gracias". Dependiendo de lo que sea costumbre en tu organización, te quedas o te sientas, o te paras frente al grupo.
3. Di por qué estás ahí. Si los asistentes no te conocen, diles quién eres. Entonces explica por qué estás ahí.
4. Explique su propuesta. Explique lo que implica la propuesta y por qué está haciendo la propuesta. Termine con una oración que resuma la decisión que está solicitando de la gerencia. A menudo hay un marco de tiempo específico para la discusión del tema de la agenda. Tenga en cuenta. Asegúrese de estar bien dentro del tiempo con su explicación, para que quede tiempo para la discusión.
5. Pregunte a los asistentes si tienen alguna pregunta. Es posible que uno o más miembros de la gerencia tengan dudas sobre la propuesta. responde eso.
Parte 3 de 3: Toma una decisión
1. Que hable el presidente. Después de que se hayan hecho y respondido todas las preguntas, el presidente concluirá la discusión. A continuación, el presidente preguntará a los presentes qué opinan de la propuesta.
- Por ejemplo, si ha sugerido que cambie de detergente, el presidente dirá algo como “¿Debería nuestra organización cambiar del detergente ABC al detergente XYZ??El presidente hará esa pregunta al resto de la junta como una pregunta de sí/no.
2. Dar espacio a la dirección para que presente argumentos. Los miembros de la dirección ahora tienen la oportunidad de dar su opinión sobre la propuesta.
3. Únete a la discusión. Unirse a la conversación. En una reunión muy formal, es posible que deba esperar a que se tome la palabra. En reuniones más informales, puede responder directamente a los demás.
4. Considere ajustes. Si los ejecutivos están ampliamente de acuerdo con su propuesta, pero tienen dificultades con uno o dos puntos, considere modificarla. Por ejemplo, si propone cambiar los productos de limpieza a partir del 1 de junio y a la gerencia le gusta tanto la propuesta que quieren cambiar antes, entonces proponga cambiar en una fecha anterior. Al hacerlo, explique cuáles son los riesgos, por ejemplo, que la organización se quede con grandes existencias del agente de limpieza antiguo.
5. Mira la votación de la propuesta. Una vez que el presidente considere que todas las opiniones han sido suficientemente discutidas, procederá a la votación. Esto se puede hacer levantando la mano o verbalmente `a favor` o `en contra`. Sólo los miembros de la junta pueden votar. Así que no eres tú mismo.
6. Ayudar a escribir la decisión. Si se acepta su propuesta, es posible que se le pida que escriba un borrador de la decisión. Esto suele ser un resumen de la conclusión de su propuesta, con cualquier ajuste discutido durante la reunión.
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