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¿Cuál es la participación de sus lectores en el proyecto?? ¿Cómo les afectará el resultado del proyecto?? (La conexión y el efecto en el lector serán diferentes para su supervisor que para el cliente, por ejemplo). Considere qué decisión tendrán que tomar sus lectores después de leer el informe de progreso (qué apoyo, dinero, tiempo invertirán, por ejemplo). Considere la información que el lector necesita para supervisar y participar efectivamente en el proyecto. Qué aspectos técnicos del proyecto debe conocer el lector. ¿Está el lector familiarizado con la jerga técnica? 
Un informe de progreso puede ser un breve informe oral en reuniones de personal semanales o mensuales. Pueden ser correos electrónicos periódicos a compañeros. Pueden ser memorandos formales o informales a los reguladores. También pueden ser informes formales para clientes o departamentos gubernamentales. 
Cuando se trata de información para un cliente o agencia gubernamental, o comité de tesis, es mejor mantenerlo formal. Independientemente de la formalidad o informalidad de su tono, desea que su informe sea claro, centrado y honesto. 
Los desgloses también pueden contribuir a la claridad, ya que les permite a los lectores o a su audiencia saber qué esperar en cada párrafo. Si hay material que les interese especialmente, pueden ir directamente a él. 
El título debe incluir la fecha en que se presentó el informe, el nombre y cargo del destinatario, el nombre y cargo del autor y el tema del informe. 
Incluya: el propósito del informe, una introducción o una actualización sobre el progreso del proyecto. 
Indique las tareas que se han completado desde el informe anterior y las tareas que aún están pendientes. Discuta los problemas que ha encontrado, los problemas que deben abordarse y las posibles soluciones a estos problemas y problemas. Indique los cambios que se hicieron y por qué era necesario hacerlos. También puede informar cosas como cambios de personal, dificultades para obtener materiales, sobrecostos, demoras o problemas con la seguridad o la tecnología. 
Indique definitivamente si la fecha límite para el proyecto ha sido modificada o no. No hagas que las cosas parezcan más optimistas de lo que son, pero tampoco alarmes innecesariamente a los lectores ni prometas algo que no puedas cumplir. 
Dependiendo de su audiencia, puede estar limitado a un número específico de páginas. Una buena regla general es mantenerlo lo más breve posible y, al mismo tiempo, asegurarse de proporcionar la información correcta. 
Crear un informe de progreso
Contenido
Los informes de progreso son una parte importante de la gestión de proyectos, ya sea una disertación o un proyecto en el trabajo. Debe usarlos para mantener informados a sus supervisores, colegas o clientes sobre el proyecto en el que está trabajando. Te concentrarás en lo que has logrado y en lo que aún queda por hacer.
Pasos
Parte 1 de 3: Comenzando el proceso
1. Determine cuál es el propósito de la propuesta. Hay varias razones por las que alguien podría pedirle que escriba un informe de progreso. Obviamente, para mostrar qué tipo de progreso ha realizado con un proyecto específico. Sin embargo, hay algunos tipos diferentes de propuestas que debe considerar.
- Un informe de progreso para un programa de investigación o un proyecto es ligeramente diferente al de un proyecto en el trabajo. En el primer caso, tendrás que citar información con más frecuencia y en menor medida considerar cosas como costos (pero no siempre).
- Un informe comercial para un cliente se leerá un poco diferente al de un supervisor en el trabajo. Debe considerar por qué está escribiendo este informe para ellos.
2. Sea consciente de su audiencia. Cuando conoce el propósito de su informe de progreso, debe considerar lo que su audiencia debería poder obtener del informe. Si bien todos los informes de progreso tienen cosas en común, debe considerar los siguientes detalles:
3. Decide la mejor forma de comunicarte con tu público objetivo. Un informe de progreso no es solo un documento escrito que le pasa a su supervisor o maestro. Es posible que se requieran varios formularios según lo que se necesite.
4. Consulta con tu supervisor. A menos que haya escrito este tipo particular de informe de progreso antes (en cuyo caso, ¿por qué está aquí?), querrá tanta orientación como sea posible de su gerente. ¿Existe quizás un formato específico utilizado en su empresa, en cuyo caso debe asegurarse de seguir las reglas?.
5. Considere su tono. No todos los informes de progreso tienen que ser formales. De hecho, los informes internos a colegas o supervisores suelen tener un tono más informal. Por eso es tan importante discutir con su gerente cuál es la intención.
Parte 2 de 3: escribir su informe
1. Decide cómo quieres presentar el material. Para cuando empieces a redactar el informe o reportaje, ya habrás averiguado cuál debe ser el tono y de qué se trata. Ahora necesita determinar las mejores formas de presentar esa información.
- Puede optar por crear una lista con viñetas. Es una forma muy clara de presentar el material y fácil de obtener una visión general rápida, sin comprometer la provisión de información. Sin embargo, puede ser una forma un poco menos formal de escribir un informe de progreso, por lo que puede ser mejor guardarlo para notas a ejecutivos y correos electrónicos a colegas.
- También puede considerar agregar gráficos y/o tablas. Esto puede ser especialmente útil si está elaborando un informe de progreso para un proyecto para el que está tratando de obtener financiación, o si desea demostrar por qué merece la financiación que se le ha otorgado.
2. Considere la división en párrafos. Si desea escribir un informe de progreso exitoso, debe ser lo más claro posible. Dividir su informe en párrafos es una excelente manera de agrupar todo el material relevante.
3. escribe el titulo. Por lo general, aparece en la parte superior del texto, si está utilizando un diseño de página. Esto nuevamente depende de lo que prefiera su empresa o universidad, así que asegúrese de verificar primero.
4. Escribe la introducción. La parte introductoria viene bajo el título. A menudo se destaca del resto del material porque se indica en cursiva. Ofrece una breve descripción general del proyecto y contiene una descripción general del estado. Usted indica qué progreso se ha hecho y si se han logrado ciertos objetivos.
5. Escribe el núcleo de la propuesta. El núcleo de la propuesta, ya sea que se divida en párrafos o más, es en realidad solo una versión más detallada de la introducción. Piense en la información que proporcionó en la introducción y asegúrese de ampliarla.
6. Indique cuál es la siguiente tarea para su proyecto. Si bien esto sigue siendo parte del cuerpo principal del informe, debe asegurarse de que su audiencia entienda a dónde quiere llegar con el proyecto. Asegúrese de mencionar cualquier problema que pueda afectar la fecha límite, el presupuesto o la estructura de gobierno.
7. Indique el número total de horas trabajadas en el proyecto. Deberá mostrar cuánto trabajo usted y su equipo (si tiene alguno) han puesto en el proyecto. Esto le mostrará al lector (ya sea un ejecutivo, un cliente o una agencia gubernamental que pueda darte dinero) que has trabajado duro.
Parte 3 de 3: Evitar dificultades comunes
1. no te salgas del tema. Siempre y cuando te ciñas a lo básico como se describe arriba, estarás bien. Trate de evitar caer en otros temas que solo están indirectamente relacionados con el proyecto, por muy interesantes que sean.
- Por ejemplo, si su proyecto se trata de revivir una organización artística local sin fines de lucro, puede ser tentador perderse en un discurso sobre el estado deplorable de las finanzas del arte, pero en realidad no ayudará a aclarar cómo funciona.
2. Mantenlo simple. El punto de un informe de progreso es que puede dejar en claro qué progreso se ha logrado sin sobrecargar al lector con palabras e ideas. Solo necesita concentrarse en el estado de un proyecto en particular, en qué se debe trabajar y qué cambios se deben realizar.
3. Trate de no ser vago. Debe asegurarse de proporcionar detalles específicos sobre el progreso de su proyecto. Por ejemplo: no diga algo como `Estamos haciendo un buen progreso en conseguir nuestra financiación para el arte`, sino más bien diga `Con las dos subvenciones de 5 €.000 de estas diferentes fundaciones, solo somos 2€.000 lejos de nuestro objetivo de 12€.000.`
4. Usa un lenguaje conciso. Una vez más, desea que su informe sea claro y conciso. No es la intención abrumar a los lectores con un lenguaje que no agregará nada al informe. Por ejemplo, frases como "desastre total" o "éxito rotundo" son demasiado emotivas y vagas para ser de utilidad a los clientes o ejecutivos.
5. Cita tus fuentes. Cualquier información que utilice que provenga de fuentes externas, incluidos gráficos y datos, debe citarse correctamente. Puede agregar una página de recursos adicional al informe de progreso.
Consejos
- Trate de seguir el estilo del gerente. Pueden tener preferencia por cierto tipo de informes. Algunos ejecutivos quieren más listas o listas con viñetas; otros quieren que la información sea lo más concisa posible. Otros solo quieren que sea lo más minucioso posible, sin importar cuántas páginas tome.
- Sea específico al hacer el informe de progreso, pero no demasiado largo.
Advertencias
- Para estar siempre bien preparado para hacer un informe de progreso, es una buena idea mantener registros a lo largo del proyecto para que sea fácil recopilar toda la información.
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