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La forma en que reaccionas ante alguien puede afectar la forma en que él o ella y otras personas te miran. Afortunadamente, puedes aprender cómo y cuándo responder para mejorar. Cuando hable con alguien en persona, es importante que le preste atención y permita que la persona exprese sus pensamientos antes de dar una respuesta informada. En una conversación de mensajes de texto, hay algunas reglas tácitas que debe seguir para comunicarse con éxito. El correo electrónico es una forma más formal de comunicarse con la etiqueta profesional que debe seguir para transmitir información de manera efectiva y responder adecuadamente.

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Método 1 de 3: responder mensajes de texto

1. Use un lenguaje simple cuando envíe mensajes de texto. Los correos electrónicos, las cartas e incluso las conversaciones cara a cara pueden adoptar una estructura mucho más formal. Debido a la naturaleza breve y limitada de los mensajes de texto, un lenguaje más relajado suele ser más apropiado y le da a la conversación un toque más personal.

Por ejemplo, puede usar `t` en lugar de `it` para ahorrar espacio, escribir un mensaje más rápido y transmitir un tono relajado.
Las reglas de puntuación suelen ser mucho más flexibles en los mensajes de texto. Por ejemplo, la adherencia estricta al uso de la coma puede hacer que la conversación parezca artificial y formal.
No siempre asumas que una conversación de mensajes de texto puede ser tan informal, pero si la otra persona está usando un lenguaje informal, puedes responder de la misma manera para que se sienta cómoda.

2. Haga preguntas abiertas para mantener una conversación. Si desea mantener la conversación de mensajes de texto, hacer preguntas abiertas puede ayudar a la otra persona a decir más y pedir su opinión sobre algo. Hacer preguntas que sean suficientes con un breve sí o no puede apagar una conversación.

Por ejemplo, si estás hablando con alguien sobre un asunto de negocios, podrías preguntarle algo como "¿Qué piensas del nuevo proyecto??`

Si desea obtener una mejor comprensión de lo que alguien piensa sobre un tema, intente enviar un mensaje de texto como "Estoy de acuerdo contigo, pero ¿por qué crees que lo están??`

3. Por favor, no envíe respuestas cortas o de una sola palabra. Los mensajes de texto deben ser relativamente cortos, pero las respuestas cortas o abruptas pueden hacer que te sientas enojado con la otra persona. Si estás respondiendo a la publicación de otra persona, dale una respuesta real que tenga al menos una o dos oraciones.

A veces es perfectamente aceptable responder con "ok" cuando tiene sentido en el contexto. Pero evite una sola "k" como respuesta, ya que esto puede parecer brusco y grosero.

Propina: Si generalmente das respuestas cortas, entonces puede tener sentido seguir haciéndolo.

4. Use puntuación y emoticonos para transmitir un tono. La naturaleza impersonal de los mensajes de texto permite que las personas interpreten un tono o una emoción a través de abreviaturas. Puede transmitir su significado claramente al incluir signos de puntuación y emoticonos si su mensaje parece ambiguo.

Por ejemplo, puede responder con "Entendido, gracias. :)` para que el mensaje no te haga sentir enojado o cortante.

A veces, un punto al final de una palabra u oración puede hacer que te sientas frustrado. Por ejemplo, puede sonar mucho más relajante decir "No, no lo hará" que decir "No. no lo hace.`

5. Vuelve a leer el mensaje antes de enviarlo. Antes de presionar enviar, tómese un momento para revisar el mensaje. Compruebe si hay errores tipográficos y asegúrese de transmitir la información correctamente y usar el tono correcto.

Una vez que ha enviado un mensaje, no puede retirarlo! Así que es mejor revisar tu texto con anticipación.

6. No envíes varios mensajes seguidos. Múltiples notificaciones y una serie de mensajes de texto pueden molestar y frustrar al destinatario. Envía un comentario que contenga todo lo que querías decir, en lugar de enviar múltiples mensajes cortos.

Está bien agregar otro mensaje si olvidaste mencionar algo o si quieres aclarar algo.

Si alguien no responde a dos mensajes seguidos, es posible que no quiera hablar contigo o que se aleje del teléfono. De todos modos, dale al otro el tiempo y el espacio para responder.

7. Pida llamar si la conversación se vuelve demasiado complicada para un mensaje de texto. Los mensajes de texto deben ser breves y directos. Si un mensaje de texto es demasiado limitado para expresar adecuadamente sus pensamientos, pídale a la persona que lo llame para que pueda dar más detalles sobre el asunto o discutirlo completamente.

Intenta enviar un mensaje de texto como "Esto sería más fácil de explicar por teléfono". Llámame cuando tengas tiempo, gracias!`

Método 2 de 3: hablar con alguien en persona

1. Escuche atentamente cuando alguien le está hablando. Cuando alguien te hable, míralo a los ojos y presta atención a lo que te dice. Esto demuestra que estás escuchando y entendiendo lo que la otra persona está tratando de decir.

Concéntrese completamente en el orador para que se sienta cómodo.
Inclínese hacia adelante o pídale a la persona que continúe hablando en un lugar más tranquilo si tiene problemas para escuchar lo que se dice.

2. Presta atención a las señales no verbales. El lenguaje corporal puede decir tanto como las palabras. Cuando alguien te hable, presta atención a su lenguaje corporal para tener una mejor idea de cómo responder.

Por ejemplo, si alguien sigue mirando a su alrededor o se mueve de un lado a otro, es posible que esté nervioso o asustado. Luego puede preguntar si la persona está bien, en lugar de responder a lo que dice.

También escucha cómo se dice algo. Si alguien habla en voz alta o agresivamente, entonces esa persona puede reaccionar con enojo o agresivamente a la conversación. Es posible que deba adoptar un enfoque diferente al responder para evitar que la situación se intensifique aún más.

3. Evite planificar su respuesta mientras alguien está hablando. Si está tan emocionado o ansioso por responder antes de que alguien haya terminado de hablar, lo notarán y se enojarán o molestarán. Espere hasta que la otra persona haya terminado de hablar y haya escuchado todo lo que la persona quería decir antes de comenzar a planificar su respuesta.

Es muy grosero interrumpir a alguien con tus propios pensamientos mientras habla.

Propina: Escuche mientras alguien habla y tome nota mental de los puntos principales a los que intenta responder, pero continúe prestando atención al resto de su historia para que pueda encontrar una respuesta inteligente o fluida.

4. Espera a que la otra persona termine de hablar antes de decir algo. Si estás hablando con alguien, deja que termine su historia antes de responder. De esa manera, tendrá todos los hechos y la información que la persona quería transmitir, para que pueda dar una respuesta informada y reflexiva.

A veces, las personas agregarán un poco más de información después de que hayan terminado con su pensamiento. Por ejemplo, podría decir algo como "Oh, espera, olvidé decir algo". Entonces déjalos terminar lo que querían decir.

5. Piensa en tu reacción para poder transmitirla con seguridad. Antes de responder, tómate un momento para pensar en toda la información que te han dado. Si da una respuesta que no está bien pensada, puede mostrarle a la persona que realmente no está escuchando lo que ha dicho.

Tomarse un momento para pensar en su respuesta también le permite dar una respuesta inteligente.

6. Haga preguntas si necesita aclaraciones o más información. Si no pudo escuchar o entender lo que dijo alguien, trate de no responder con una interpretación parcial o incorrecta. Más bien pregunta lo que el otro ha dicho o quiere decir, para que puedas dar una respuesta real.

Si no está seguro de lo que alguien está haciendo o si desea permitirle explicar lo que realmente quiere decir antes de responder, haga una pregunta abierta como "¿Qué quiere decir con eso?"?`

Nunca está mal pedirle a alguien que diga algo de nuevo si no has entendido completamente lo que se dijo.

7. Hable directa y claramente cuando responda. Después de haber pensado en lo que se le ha dicho y haber pensado en cómo quiere responder, hable con claridad y confianza. No utilice un lenguaje vago o contradictorio para tratar de parecer más inteligente o más inteligente. Las personas aprecian la sinceridad, así que dales una respuesta sincera que les demuestre que estás interesado y que comprendes a la persona.

Asegúrate de que te presten atención para que no tengas que repetirte.

Preste atención a si alguien más quiere decir algo y déle el espacio para hacerlo.

También haz que la persona responda a lo que has dicho. No se vaya o termine la conversación justo después de haber tenido la oportunidad de hablar.

8. Tenga en cuenta que alguien no está de acuerdo con usted. Incluso si has pensado en lo que querías decir, siempre existe la posibilidad de que alguien no esté de acuerdo contigo. Esta bien! Solo prepárate para que alguien cuestione o menosprecie tus palabras.

Mantén la calma y no pierdas los estribos si alguien trata de provocarte.

Dejar que alguien exprese sus creencias y opiniones. No intentes obligar a nadie a aceptar tu opinión.

Método 3 de 3: responde con un correo electrónico

1. Responder a un correo electrónico dentro de las 48 horas. Es importante que responda a un correo electrónico de manera oportuna por cortesía y profesionalismo. No tiene que responder de inmediato, pero lo hace dentro de dos días.

Incluso si el correo electrónico no tiene nada que ver contigo o se envió incorrectamente, es mejor responder al remitente (excluyendo el intervalo) para que sepa que no eres la persona adecuada.

2. Use un saludo profesional en una respuesta de correo electrónico. Los correos electrónicos suelen ser más formales que un mensaje de texto o una llamada telefónica. Comience su correo electrónico con un "Hola" o un "Hola" antes del nombre de la persona para abrir correctamente el correo electrónico.

Si la persona a la que estás respondiendo prefiere un saludo en particular o pide que la llames por su nombre, hazlo. Por ejemplo, si la persona prefiere que uses la versión abreviada de su nombre, como "Rob" en lugar de "Robert", hazlo.

3. Usa los signos de exclamación con moderación. Su respuesta a su correo electrónico debe ser correcta en términos de gramática, ortografía y puntuación. Sin embargo, el uso excesivo del signo de exclamación puede hacerte parecer poco sincero o demasiado emocionado. Evite usarlo a menos que sea apropiado.

Los signos de exclamación son una buena manera de felicitar a alguien o transmitir entusiasmo, pero si los usas demasiado, pierden su efecto.

4. Evite las fuentes extrañas en un correo electrónico. Mantenga su elección de fuente en una fuente clásica para que su correo electrónico se vea profesional. No utilice fuentes multicolores o una fuente como Comic Sans al enviar un correo electrónico.

Una opción clásica es utilizar Arial o Times New Roman de 10 o 12 puntos.

5. Preste atención a quién más le envía el correo electrónico como CC (una copia). A menudo puede ser útil copiar el correo electrónico a otras personas al mismo tiempo para que pueda incluirlas en una discusión. Un CC innecesario a un supervisor o compañero de trabajo realmente puede molestar o molestar a la persona a la que responde en primer lugar.

Si es necesario incluir a otra persona en la cadena de correo electrónico, puede utilizar la opción `copia oculta` o `CCO`, para que los destinatarios no sepan quién más ha recibido un correo electrónico.

6. Decidir a quién responder en un correo electrónico grupal. Si la respuesta correcta es responder a todos en el mensaje del grupo, elija "Responder a todos" cuando envíe su respuesta. Pero si necesita preguntar o explicar un tema o problema específico a una persona, responda directamente a esa persona.

Si hay un gran grupo de personas en la cadena de correo electrónico, pero solo necesita responder a algunas, solo elija a esas personas para responder.

7. No envíes un correo electrónico solo para decir gracias a menos que sea necesario. No hay necesidad de correos electrónicos cortos que no contribuyen a una conversación. A menos que el remitente le pida que confirme que recibió y entendió un correo electrónico, enviar un correo electrónico de "Gracias" es innecesario y molesto.

Propina: Si el remitente le envía un recibo de lectura, confirme que ha recibido el correo electrónico haciendo clic en la opción para enviarle un recibo.

8. Revise su correo electrónico y verifique el correo electrónico del destinatario antes de enviarlo. Un error ortográfico o gramatical puede hacer que su correo electrónico se vea poco profesional. Tómese un momento para leer su comentario antes de hacer clic en enviar. Verifique que la ortografía y la gramática sean correctas y asegúrese de enviar el mensaje a la persona adecuada.

No confíes ciegamente en el corrector ortográfico para corregirlo todo!

Lea su correo electrónico en voz alta antes de enviarlo para que pueda escuchar cómo suena.

Los programas de correo electrónico a menudo completan automáticamente las direcciones de correo electrónico a medida que escribe en la barra de direcciones para los destinatarios, lo que podría provocar el envío accidental de un correo electrónico a la persona equivocada.