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Este paso parece obvio, pero a menudo las personas que llaman lo olvidan. Si tiene un título de trabajo específico o una descripción de usted mismo que puede ser útil para el destinatario para la entrevista de seguimiento, inclúyalo después de su nombre. Por ejemplo, "Mi nombre es Dr. Versluis, radiólogo del Hospital Universitario de Amsterdam` o `Esta es Ariane Janssens, la madre de Chloë que está en clase con su hija`. 
Una forma sencilla de incluir su número de teléfono al comienzo de un mensaje es decir algo como "Este es (su nombre), mi número es (su número de teléfono)" o "mi nombre es (nombre) y estoy llamando ( número)`. A pesar de que las funciones de identificación de llamadas son omnipresentes, siempre se recomienda dejar su número de teléfono en caso de que la persona que se supone que debe llamarlo no haya guardado su número o en caso de que solicite que le devuelvan la llamada a otro número. 
Intente agregar una breve introducción que despierte el interés del oyente, como "Obtuve su número de Patrick, quien me dijo que estaba considerando vender su barco".` Incluso si no está realizando una llamada de negocios, es importante encontrar un punto de conexión para tranquilizar al destinatario. `Este es Bob, su vecino justo enfrente de usted` es más personal que `Este es Bob Vermeersch`. 
Por otro lado, un mensaje de correo de voz que es demasiado corto puede hacer que el destinatario sienta que no es importante, permitiéndole eliminarlo sin siquiera escucharlo. Esto es especialmente cierto cuando se llama desde un número privado. El propósito de dejar un mensaje de voz es hacer que alguien le devuelva la llamada. No es la intención brindar toda la información, ya que esa fue la intención de la conversación telefónica. 
No tienes mucho tiempo para expresar tu punto de vista. Si no eres heterosexual, tu oyente borrará el mensaje antes de que haya escuchado la información crucial. Es mejor traer malas noticias como `papá está en el hospital` directamente. Use el resto del mensaje para consolar y explicar. Al menos eso es mejor que evitar el tema y dejar que tu oyente se preocupe. 
Cuando suene como si estuviera leyendo un guión, su oyente sentirá que está haciendo otra llamada telefónica porque tiene que. 
Mencionar su número de teléfono más de dos veces al final de una llamada telefónica es excesivo y probablemente se interprete como grosero. No se preocupe por este paso si es un mensaje diario para un amigo o familiar. 
Terminar amablemente con algo como “Espero saber de usted” es más cálido y, por lo tanto, más eficaz que frases comerciales genéricas como “Que tenga un buen día”.` No se le permite recapitular o resumir su mensaje al final. Si el destinatario necesita escuchar un detalle en particular nuevamente, puede reproducir el mensaje más tarde.
Deja el mensaje de correo de voz perfecto
Contenido
Si su trabajo a menudo requiere que llame a los clientes, es muy probable que tenga que dejar un mensaje de voz con frecuencia. Pero, ¿qué debe decir exactamente después del pitido?? Puede ser estresante recordar toda la información pertinente que necesita comunicar, lo que significa que es posible que no se digan los detalles importantes. Al usar un sistema de correo de voz, nunca más tendrá que dejar mensajes de voz confusos e improvisados. Al revisar rápidamente una lista de verificación en su cabeza, puede asegurarse de haber proporcionado toda la información necesaria y de que tiene más posibilidades de que le devuelvan la llamada.
Pasos
Parte 1 de 3: Identifícate
1. Usa la entonación correcta. Desde el momento en que comienza la grabación de su mensaje, debe hablar de manera clara e inteligible. Trate de no murmurar o hablar demasiado rápido. Haz tu mejor esfuerzo para sonar interesado y alegre para captar la atención del oyente. Aunque el destinatario no pueda verlo, el teléfono captará su entonación general, así que asegúrese de transmitir la correcta.
- Articula todo lo que dices. La mala recepción puede distorsionar su voz y hacer que abandone. Incluso una voz normal puede sonar como un murmullo por teléfono.
- Su voz debe estar en sintonía con el tipo de llamada telefónica que realiza. Por ejemplo, está bien sonar alegre cuando deja un mensaje de voz para felicitar a su sobrino por graduarse de la escuela secundaria. Sin embargo, si desea expresar sus condolencias a un amigo en duelo, debe asegurarse de que su voz sea solemne y respetuosa.
2. menciona tu nombre. Lo primero que debe hacer es mencionar su nombre. Así la persona que te llama sabrá inmediatamente con quién está tratando. Un simple `este es (tu nombre)` es suficiente para la mayoría de las situaciones. Si aún no has conocido a alguien, puedes elegir `mi nombre es (tu nombre completo)`. Amigos y familiares te reconocerán sin necesidad de identificarte. Si se trata de una llamada de negocios, la otra persona tendrá inmediatamente un nombre para asociar con la voz y el mensaje, lo que quizás permita una forma de comunicación más personal.
3. Deja tu número de teléfono. Proporcione su número de teléfono inmediatamente después de ingresar su nombre. La mayoría de las personas que llaman esperan hasta el final del correo de voz para proporcionar su información de contacto, pero si el destinatario no puede escribirla correctamente la primera vez, se ve obligado a escuchar el mensaje completo nuevamente. Recuerde hablar despacio y articular todo cuando dé su número de teléfono para que sea comprensible.
4. proporcionar una conexión. Al escuchar correos de voz corporativos o mensajes de remitentes desconocidos, las personas sospecharán rápidamente o perderán interés si no saben quién es usted y por qué está llamando. Tranquilícelos mencionando a un amigo en común o referencia que le dio su número. De nuevo, esto asegura que la llamada sea más profesional. El correo de voz sonará menos intrusivo y será más probable que te devuelvan la llamada.
Parte 2 de 3: dé su opinión
1. Piensa de antemano en lo que vas a decir. Antes de dejar un mensaje de voz, asegúrate de tener una idea clara de lo que vas a decir. Esto no debería ser un problema si llamas por un motivo especial, pero escuchar el pitido al otro lado de la línea y darte cuenta de que te están respondiendo puede hacer que olvides lo que se dijo por un tiempo. Divida la información en puntos individuales y cubra cada uno antes de colgar.
- Para mensajes de voz muy urgentes o importantes, puede considerar escribir una versión aproximada del guión por adelantado.
- Si a menudo pierde la línea, concéntrese en decir en pocas palabras su nombre, un número para devolver la llamada y la razón por la que está llamando.
- Imagina enviar un mensaje de voz para hacer un seguimiento de la velada romántica de ayer. Redactar mentalmente su mensaje antes de grabarlo puede hacer una gran diferencia para parecer fresco, tranquilo y sereno o tartamudear y estar nervioso.
2. Mantenga su mensaje conciso. Limite sus mensajes de correo de voz a 20-30 segundos. No hay muchas situaciones en las que un mensaje de voz deba ser más largo. Se supone que no debes aburrir al destinatario con una introducción o historia muy larga. mantenlo conciso. Por cierto, un mensaje corto puede despertar más curiosidad y persuadir a alguien para que lo traiga cuando de otra manera no lo haría.
3. Comience con la información más importante. Sea directo e indique claramente el motivo por el que llama. Si solo realiza una encuesta, por ejemplo, cuando tiene una propuesta para comprar algo o si realiza un seguimiento de una transacción o desea confirmar una cita, debe dejar esto claro para el destinatario. Su oyente perderá interés rápidamente si no le dice por qué lo contacta al principio.
4. ser personal y sincero. Resista la tentación de adoptar una "voz de teléfono" artificial que suene genérica. Solo sé amable, sé tú mismo y habla con naturalidad. Las personas saben cuándo están tratando de vender algo de cierta manera y es más probable que te den una oportunidad si sienten que te estás dirigiendo a ellos como un igual.
Parte 3 de 3: Finalizar
1. Hacer una pregunta específica o solicitar algo. Al finalizar el mensaje, asegúrese de indicar específicamente por qué desea que el destinatario le devuelva la llamada. Haga una pregunta precisa o solicite algo que les indique que tomen el teléfono. Si después de escuchar el correo de voz se sienten confundidos o inseguros acerca de lo que quieres exactamente, entonces el correo de voz no alcanzó su objetivo.
- Prueba frases como “Avísame si te gustó la receta que te envié” o “Me encantaría escuchar tu opinión sobre esta propuesta.`
- Las personas están más motivadas para ponerse en contacto cuando ha mencionado una solicitud específica en lugar de simplemente la frase "devolver la llamada".
2. Por favor incluya su nombre e información de contacto. Complete su mensaje mencionando su nombre e información de contacto nuevamente. Repita su canción dos veces para que el oyente pueda escribirla correctamente y no malinterprete un número. Asegúrese de incluir cualquier detalle que sería útil para que su oyente le devuelva la llamada, como cuándo está disponible y cuándo no, y la mejor hora del día para llamar.
3. Evita un final largo. Cuando sea el momento de colgar, no extiendas el mensaje innecesariamente. A menos que sea una llamada telefónica cara a cara con un ser querido, no hay necesidad de desearle un buen día a nadie. La atención del destinatario desaparecerá a medida que continúe el mensaje, así que trate de no perder el foco al final. Agradézcales por su tiempo y déjeles el siguiente paso de comunicación.
Consejos
- Piensa en los mensajes de voz que recibiste donde pensaste `¿qué quiere esta persona de mí??`. Deja un mensaje de voz que te gustaría recibir tú mismo.
- Si es relevante para el destinatario, también puede mencionar su dirección de correo electrónico u otro método de contacto además de su número de teléfono.
- No olvide incluir la fecha si comparte información urgente.
- Sonrisa! Incluso a través del teléfono esto se puede sentir.
- Si está llamando sobre un tema delicado, debe limitar la información que incluye en el correo de voz en caso de que otras personas lo escuchen.
- En caso de emergencia o desastre natural, puede usar un mensaje de correo de voz saliente para que las personas sepan que está bien.
Advertencias
- Si está tratando de que alguien le devuelva la llamada, no hable sobre intentos fallidos de llamadas anteriores. Esto puede parecer molesto, lo que hace que el oyente se sienta menos cómodo hablando contigo.
- En circunstancias comerciales, siempre debe dejar un mensaje de voz si la persona a la que llama no responde. Ver múltiples llamadas perdidas sin mensajes de correo de voz socavará la importancia de su negocio.
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