Elaboración de un plan de gestión

Un plan de gestión describe cómo se gestiona una organización o empresa. Escribir un plan de gestión le permite formalizar su estructura y actividades de gestión. También asegura que todos estén en la misma longitud de onda y que se logren sus objetivos. Puede escribir fácilmente su propio plan de gestión con unos simples pasos.

Pasos

Parte 1 de 4: Comenzar su plan de gestión

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1. Determinar la necesidad de un plan de manejo. El plan de gestión tiene como objetivo formalizar los procedimientos y políticas que son críticos para su organización y las responsabilidades y poderes de todos los involucrados en su gestión. Sin un plan, su negocio puede ser inconsistente, las responsabilidades poco claras y la organización puede no estar preparada para ciertos eventos.
  • Un plan de gestión garantiza que todos en la organización conozcan claramente su lugar, incluido a quién le reportan, a quién le reportan y las responsabilidades de su puesto.
  • La definición de roles también crea responsabilidad al dejar en claro de quién fue la culpa de que algo sucediera o no sucediera.
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2. Haga una descripción general de su plan. Su plan de gestión deberá contener una serie de elementos clave. Cree un boceto simple, tal vez en una pizarra o en un procesador de textos, que describa las partes de su plan de gestión para que usted y su equipo las sigan. Su plan debe incluir lo siguiente:
  • Una descripción de la estructura de gestión.
  • Una sección que describe a los miembros de la gerencia y sus responsabilidades y autoridades.
  • Un diagrama o componente que detalla las interacciones y las responsabilidades de cada nivel de la organización.
  • Una sección que explica los diferentes aspectos de gestión de su organización y las políticas y procedimientos de esa gestión.
  • Un cronograma para actualizar, mejorar y hacer crecer la gestión y el plan de gestión.
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    3. Describir la estructura de gestión. Cada organización o empresa tiene una estructura de gestión ligeramente diferente. Al comienzo de su plan, describa claramente la estructura de gestión en palabras o diagramas. Indique quién toma las decisiones finales, ya sea la gerencia, la junta directiva o una persona. Mencionar a los tomadores de decisiones y asesores externos e internos. Si es necesario, explique cómo se distribuye la toma de decisiones entre los diferentes niveles de la jerarquía.
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    4. Enumere los diferentes aspectos de su organización que se gestionan según el plan. Dividir todos los procesos y funciones gestionados como parte del plan de gestión en categorías. Estas categorías pueden ser diferentes departamentos en una empresa grande o procesos comerciales en una empresa pequeña. Los aspectos comunes de las operaciones comerciales incluyen la gestión de empleados, la supervisión de las finanzas, la gestión de inventario, el marketing o las relaciones públicas y las operaciones comerciales (como la fabricación o las ventas). Desglose los diferentes aspectos de su organización para que pueda definir los roles y procedimientos de gestión para cada uno.

    Parte 2 de 4: descripción de la propiedad y la gestión

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    1. Tenga en cuenta qué tipo de política de propiedad está en vigor. Describa la propiedad de su negocio en términos claros. Debe distinguir si es una organización pública, privada o sin fines de lucro. Además, si hay varios propietarios o inversores, es posible que deba especificar cómo se dividen la autoridad, la responsabilidad y las acciones. Por ejemplo, la propiedad se puede dividir en un acuerdo de sociedad o accionistas en la empresa.
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    2. Nombra a los miembros de tu junta. Si su empresa tiene una junta directiva, debe nombrar claramente a sus miembros. Escriba un breve resumen de sus capacidades de liderazgo, experiencias pasadas, fortalezas y debilidades. Es poco probable que las pequeñas empresas privadas tengan una junta directiva. No es necesario incluir esta sección si no hay una junta directiva.
  • Incluya una copia de las políticas de la junta, incluida la política electoral, el mandato, la rendición de cuentas, los poderes y la resolución de conflictos. Esta información ya debería estar en el acuerdo de la junta u otros documentos fundacionales.
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    3. Mencione a los miembros más importantes de la junta. Enumere las calificaciones y la experiencia de cada miembro. Además de sus propietarios y miembros de la junta, esto puede incluir inversores, ejecutivos, gerentes, empleados y asociados clave, y empresarios. Describa los antecedentes de estos miembros, junto con sus características y cómo cada uno contribuirá al éxito de la empresa.
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    4. Presentar las fortalezas de cada individuo en el equipo directivo. Describa cómo estas cualidades son valiosas para los puestos que ocupa cada gerente. Incluya rasgos tales como habilidades de motivación, talentos financieros y destreza comercial.
  • Enumere los puestos y deberes anteriores de cada miembro que se aplican a sus deberes de gestión actuales. Explique cómo estas obligaciones enfatizan las habilidades apropiadas y fortalecen las funciones de gestión.
  • Explicar todos los antecedentes educativos relevantes para cada uno de los gerentes. Explicar cómo su formación beneficiará a la empresa. Mencione solo la educación que sea relevante para los puestos que ocupan actualmente.
  • Si es el único empleado en su empresa, incluya su propia experiencia y fortalezas.
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    5. Describir el proceso de reclutamiento. Explique sobre qué base se contratarán nuevos empleados. Indique las calificaciones y experiencia requeridas para cada puesto. Esto es especialmente importante si aún no ha contratado gerentes. Mencione el proceso de capacitación y cualquier programa de incentivos o recompensas que haya implementado. También se puede agregar una descripción del programa de beneficios de la empresa.
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    6. Menciona a los consultores o asesores externos que vas a contratar. Estas son las personas a las que puede dirigirse para obtener asesoramiento sobre marketing, personal y conocimientos financieros. Por ejemplo, su empresa puede contratar a los siguientes especialistas:
  • Abogados.
  • contadores.
  • corredores de seguros.
  • Consultores.
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    7. Resuma las capacidades de su equipo de gestión. Escriba un breve resumen de por qué este es un equipo exitoso. Al final del plan de gestión, debe indicar específicamente por qué este equipo garantizará el éxito de la empresa. Indique claramente cómo esta combinación de gerentes dentro de este modelo de negocio específico ayudará a su empresa en los próximos años. Esto debería conectar todos los diferentes puntos de su plan.
  • Por ejemplo: `Nuestro equipo, con su conjunto diverso de habilidades, incluye 40 años de experiencia en este campo. Con nuestra estructura democrática coordinada, puede trabajar en conjunto de manera efectiva para producir resultados. Con este equipo, estamos seguros de que nuestro negocio será rentable dentro de dos años.`
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    8. Describir las relaciones entre la gerencia, la propiedad y los empleados. Un aspecto importante de sus operaciones de gestión será la interacción entre los niveles de gestión y entre la dirección/propietarios y los empleados. Aclarar los poderes, responsabilidades y roles de cada nivel para cada aspecto de las actividades. Incluya procesos para la toma de decisiones compartida y la colaboración, junto con las reuniones o líneas de comunicación requeridas. Trabaje con cada nivel para asegurarse de que todos estén en la misma página cuando se trata de resolver disputas y compartir el poder.

    Parte 3 de 4: Formulación de políticas y procedimientos

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    1. Considere su necesidad de pólizas. Las políticas están destinadas a formalizar los procesos comerciales en una organización grande. Crean consistencia y aseguran que todos los procesos se ejecuten sin problemas. Pero es posible que una pequeña empresa u organización no necesite una política de este tipo. De hecho, definirlo de esta manera puede limitar la colaboración y ralentizar el trabajo de un grupo pequeño. Considere el tamaño y las necesidades de su organización antes de tomarse el tiempo para establecer políticas.
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    2. Reúna a un grupo de ejecutivos y empleados relevantes. Para cada aspecto de las operaciones comerciales, reúna un grupo de ejecutivos y empleados directamente asociados o responsables de ese proceso o área. Trabaje con el grupo para definir políticas y procedimientos para esa área, obteniendo información y confirmando detalles en el camino. Esto asegurará que el plan esté basado en procesos reales y les dará a sus empleados un sentido de influencia sobre el plan.
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    3. Desarrollar políticas y procedimientos para cada aspecto del negocio. Estos se utilizarán juntos para decirle a su gerencia y empleados cómo administrar una parte particular de la organización. Las políticas, la filosofía y las reglas de su organización están diseñadas para promover sus objetivos y mantener las operaciones comerciales fieles a los principios de la organización. Esta política se expresa a través de sus procedimientos o métodos específicos de cómo se deben hacer las cosas.
  • Por ejemplo, una política podría ser que solo use y venda materiales y productos naturales. Los procedimientos para respaldar esa política podrían incluir la compra a proveedores responsables reconocidos o la verificación del impacto ambiental de cada material o producto utilizado.
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    4. Compruebe si la política se ajusta a su cultura y filosofía. Sus políticas y, por extensión, sus procedimientos, deben diseñarse de acuerdo con sus filosofías y objetivos generales en mente. Verifique todas las políticas que ha creado para asegurarse de que todas estén trabajando juntas para lograr el mismo objetivo. Si algunos no parecen encajar o no está seguro acerca de ciertos procedimientos, cámbielos para que se adapten mejor a su misión.

    Parte 4 de 4: verificar su plan

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    1. Lea su plan cuidadosamente. Quiere que su plan de gestión se vea profesional. Debe estar libre de errores ortográficos, gramaticales y de tipeo. Debe estar impreso en papel blanco, sin arrugas y sin manchas.
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    2. Dale a tu plan un diseño claro. El diseño del plan de gestión debe ser el mismo que el resto de su propuesta comercial. Puede optar por marcar secciones importantes con encabezados en negrita. La fuente debe ser legible. La fuente Times New Roman de 12 puntos es la predeterminada. Puede enumerar la experiencia, las habilidades y las responsabilidades mediante viñetas, o puede crear párrafos breves con toda la información esencial.
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    3. Considere pedirle a un asesor comercial que revise el plan. Cuantas más personas lean tu plan, mejor. Un asesor comercial o un planificador financiero podrá brindarle mejores consejos una vez que tenga un borrador de su plan de gestión que antes. Siéntate con el asesor. Él o ella puede revelar cualquier brecha o conflicto en su plan de negocios.
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    4. Enviarlo a todos los propietarios. Es importante que todos los propietarios y altos directivos de la empresa estén de acuerdo con el plan de gestión. Asegúrese de que cada propietario tenga una copia. Pueden enviarle ediciones y revisiones. Por favor considere estos cuidadosamente. Si no está de acuerdo con alguno de sus cambios, siéntese con ellos para que pueda encontrar un compromiso para su negocio.
  • Si lo aprueban, haga que todos los propietarios firmen el plan antes de enviarlo a sus inversionistas, bancos o agencias de recaudación de fondos.
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    5. Prométeme que ajustarás tu plan si es necesario. Cualquier plan de gestión que cree no se probará y es probable que deba revisarse cuando comience a implementarlo. Por lo tanto, debe incluir disposiciones que permitan cambiar y revisar el plan durante su vigencia. Comience elaborando un cronograma para la revisión, incluidos los momentos en que un grupo se reunirá para discutir la efectividad del plan y el éxito o el fracaso de su implementación.
  • Asegúrese de que haya una manera para que todos los gerentes y empleados brinden sus comentarios sobre el plan.
  • Luego, cree un método para aprobar e implementar cambios en el plan.
  • Consejos

    • Muchos inversores leerán la sección de administración de su plan de negocios antes que cualquier otra sección, incluidas las de marketing y finanzas, así que asegúrese de presentar la mejor propuesta posible.

    Advertencias

    • No descuides tu plan de gestión en favor de tus planes financieros. Ambos son igualmente importantes para un plan de negocios.

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