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Lo que tu audiencia ya sabe? ¿Su audiencia está familiarizada con la organización y sus procedimientos?? ¿Conocen la terminología?? El lenguaje que utilice debe coincidir con el conocimiento y la contribución del lector. Las habilidades lingüísticas de tu audiencia. ¿Es posible que haya personas que no hablen su idioma cuando `leen` su POE?? Si es así, es una buena idea incluir imágenes con leyendas y diagramas. El tamaño de tu audiencia. Si muchas personas (en diferentes roles) leen su SOP al mismo tiempo, debe configurar el documento como un diálogo en una obra de teatro: el usuario 1 hace algo, luego el usuario 2, y así sucesivamente. De esa manera, cada usuario puede ver cómo él o ella es un engranaje en una máquina que funciona bien. 
Si es un proyecto que te sientes obligado a completar, no temas pedir ayuda a diario a las personas involucradas en el procedimiento. La realización de entrevistas es una parte común del proceso de creación de SOP. 
Además del propósito general y otra información relevante (fecha, autor, número de cédula, etc.).), solo contiene una lista de pasos. Si no se necesitan más detalles o aclaraciones, esto es suficiente. 
Para garantizar que se cumplan los estándares de cumplimiento Para maximizar los requisitos de producción para garantizar que el procedimiento no tenga efectos adversos sobre el medio ambiente Para garantizar la seguridad Para asegurarse de que todo vaya según lo planeado Para evitar defectos de fabricación Para ser utilizado como un documento de formación Saber qué enfatizar SOP hace que sea más fácil estructurar el documento en torno a esos puntos. También es más fácil ver qué tan importante es su POE. 
Alcance y aplicabilidad. En otras palabras, describa el propósito del proceso, sus límites, pero también cómo se usa. Agregue estándares, regulaciones, roles y responsabilidades, y entradas y salidas. Metodología y procedimientos. Esta es la carne en los huesos: enumere todos los pasos, incluidos los detalles necesarios y todo el equipo necesario. Incluir procedimientos posteriores y factores de decisión. Indique los puntos hipotéticos y las posibles infracciones o consideraciones de seguridad. Aclaración de terminología. Identificar abreviaturas y frases que no son de uso común. Alertas de salud y seguridad. Enumérelos en un capítulo separado y enumérelos junto a los pasos con los que se relacionan. No trivialices estas cosas. Equipo y suministros. Enumere lo que se necesita y qué equipo o estándares de equipo puede encontrar cuándo y dónde. Advertencias y problemas. El departamento de problemas, así que. Hable sobre todo lo que podría salir mal, a qué prestar atención y qué podría ser un problema para el producto final perfecto. Asigne a cada tema su propio capítulo (generalmente numerado) para evitar que su SOP sea demasiado lingüístico y confuso y para mantener las cosas accesibles. Esta no es una lista exhaustiva; esto es solo la punta del iceberg procesal. Su organización puede indicar qué otros aspectos requieren atención. 
Aquí está un malo ejemplo: Asegúrese de quitar todo el polvo de las tomas de aire antes de usarlas. Aquí está un Bien ejemplo`: Antes de usar, aspire todo el polvo de las entradas de aire. No hables de `tú` en general. Habla por si mismo. Habla activamente y comienza tus oraciones con el imperativo. 
Si las cosas no están claras, pida a diferentes personas que tengan en cuenta todos los roles y responsabilidades. Un miembro del equipo puede no adherirse al SOP y otro solo puede estar involucrado en parte de los actos. 
No los use solo para darle vida a su SOP o hacer que se vea más impresionante; solo hazlo si tiene sentido o si estás tratando de romper la barrera del idioma. 
Cada página debe tener un título corto o número de identificación, la fecha y un número de página. Es posible que necesite notas al pie; eso depende de la política de su organización en este punto. 
Al involucrarlos y hacerlos parte del proceso, es más probable que acepten este POE. Y sin duda tienen algunas buenas ideas! 
Use los sistemas de enrutamiento oficiales para obtener permisos de documentos, de modo que pueda estar seguro de que la ruta de aprobación está correctamente firmada. Esto difiere de una organización a otra. Solo quiere asegurarse de que todos hayan expresado su opinión y se sigan todas las reglas. Debe tener firmas. La mayoría de las empresas ya no tienen problemas con las firmas electrónicas. 
Asegúrese de que su SOP se mantenga actualizado. Si ese ya no es el caso, proporcione una actualización de inmediato, asegúrese de que las actualizaciones estén aprobadas y documentadas y envíe el SOP nuevamente. De ello depende la seguridad, la productividad y el éxito de su equipo.
Escribir un procedimiento operativo estándar
Contenido
Un procedimiento operativo estándar (SOP) contiene información sobre cómo realizar una tarea paso a paso. Un SOP existente solo necesita ser modificado y actualizado, pero también podría encontrarse en una situación en la que necesite configurar uno desde cero.
Pasos
Parte 1 de 3: Configuración de su SOP
1. Elige la configuración. No hay una forma correcta o incorrecta de escribir un POE. Pero su empresa probablemente ya tenga una serie de SOP que puede consultar para tener una idea de la configuración deseada. Utilice los SOP existentes, si los hay, como ejemplo. Si no hay ninguno, tienes algunas opciones:
- La configuración con los sencillos pasos. Esta forma es buena para los procedimientos de rutina, que son cortos, dan pocos resultados posibles y son bastante concretos. Además de la documentación necesaria y las instrucciones de seguridad, en realidad no es más que una lista de puntos que le dice al lector en oraciones simples lo que debe hacer.
- La estructura con los pasos jerárquicos. Esto funciona bien para procedimientos más largos, con más de diez pasos, que implican tomar decisiones, aclarar y explicar la terminología. Esta es generalmente una lista secuencial de los pasos principales y sus pasos secundarios.
- La puesta a punto con los diagramas de flujo. Si un procedimiento se parece más a un mapa, con muchos resultados posibles diferentes, un diagrama de flujo es la mejor solución. Debe optar por esta configuración cuando los resultados no se pueden predecir con precisión.
2. Piensa en tu audiencia. Hay tres cosas importantes a considerar antes de escribir un POE:
3. Piensa en `tu` conocimiento. La conclusión es esta: ¿Es usted la persona adecuada para escribir esto?? ¿Entiendes de qué se trata esto?? ¿Cómo podría salir mal?? Cómo hacerlo seguro? Si no, mejor cederle el trabajo a otra persona. Un SOP mal escrito, o peor aún, mal escrito, no solo conduce a una reducción de la productividad y fallas organizacionales, sino que también puede ser inseguro e impactar todo, desde su equipo hasta el medio ambiente. En definitiva, no hay riesgo de que quieras correr.
4. Elija entre un SOP corto o largo. Si está escribiendo o actualizando un SOP para un grupo de personas que están familiarizadas con el protocolo, la terminología, etc. y solo quiere un SOP breve y conciso, como una lista de verificación, puede ser breve.
5. Tenga en cuenta el objetivo del POE. Está claro que se trata de un trámite que se repite una y otra vez en su organización. Pero, ¿hay alguna razón específica por la que este SOP sea tan valioso?? ¿Debe enfatizarse la seguridad en él?? Medidas de Cumplimiento? Sirve para entrenar o para el dia a dia? Aquí hay algunas razones por las que su SOP es necesario para el éxito de su equipo:
Parte 2 de 3: escribir su SOP
1. Describir el material necesario. Los SOP técnicos generalmente constan de cuatro elementos, "además" del procedimiento en sí:
- pagina del titulo. Esto incluye 1) el título del procedimiento, 2) un número de identificación del SOP, 3) la fecha de emisión o modificación, 4) el nombre de la empresa, división o departamento al que se refiere el SOP, y 5) las firmas de quienes prepararon y aprobaron el SOP. Puede configurar esta página como desee, siempre que la información sea clara.
- Índice. Esto solo es necesario si su SOP es largo, por lo que puede buscarlo fácilmente. Una configuración estándar simple es lo que necesita aquí.
- Calidad y control de calidad. Un procedimiento no es bueno si no se puede comprobar. Asegúrese de tener disponibles los materiales y detalles necesarios para que el lector pueda comprobar si se ha logrado el resultado deseado. Esto puede ser en forma de otros documentos, como por ejemplo ejemplos de evaluación.
- Referencia. Asegúrese de tener una lista de todos los trabajos de referencia citados o citados. Cuando haga referencia a otros SOP, asegúrese de incluir la información necesaria en el archivo adjunto.
- Puede ser que su organización utilice protocolos distintos a estos. Si puede hacer referencia a los SOP preexistentes, deshágase de esta estructura y apéguese a lo que ya existe.
2. Durante el procedimiento en sí, asegúrese de cumplir con lo siguiente:
3. Mantenga sus escritos concisos y fáciles de leer. Es probable que su audiencia no los lea por diversión. Manténgalo breve y directo; de lo contrario, perderá el enfoque o no encontrarán el documento para pasar y será difícil de entender. Mantén tus oraciones lo más cortas posible.
4. Entreviste, si es necesario, a los empleados que se ocupan del proceso sobre cómo realizan el trabajo. Lo último que desea es escribir un SOP que simplemente no es correcto. Pones en peligro la seguridad, la eficacia y el tiempo de tu equipo y no tienes en cuenta los procedimientos que ya están en uso, algo que tus compañeros no te agradecerán. Haz preguntas si es necesario! Esto debe hacerse bien!
5. Divida grandes fragmentos de texto en fragmentos con diagramas y diagramas de flujo. Si está lidiando con uno o dos pasos que son especialmente complicados, facilítelo a sus lectores con un cuadro o diagrama. Se vuelve más fácil de leer y le da a la mente un descanso de todo el esfuerzo por entenderlo todo. Y para ti se ve mas completo y bien escrito.
6. Asegúrese de que cada página tenga la codificación correcta. Su SOP es, sin duda, uno de los muchos SOP. Por esa razón, su organización debe mantener una especie de base de datos en la que todo se mantenga en función de un determinado sistema de indexación. Su SOP es parte de esa indexación y, por lo tanto, necesita algún tipo de codificación para ser encontrado. Por eso debe quedar claro.
Parte 3 de 3: Garantizar el éxito y la precisión
1. Probar el procedimiento. Si no desea probar su procedimiento, probablemente no lo escribió lo suficientemente bien. Pídale a alguien con "comprensión limitada" del proceso (o alguien que sea representante del lector casual) que use y se guíe por su POE. ¿Con qué problemas se encuentran?? Si los hay, debe abordarlos y hacer los ajustes necesarios.
- Lo mejor es que algunas personas prueben su SOP. Diferentes personas se encuentran con diferentes cosas, lo que le dará muchas respuestas (con suerte, útiles).
- Asegúrese de que el procedimiento sea probado por alguien que nunca lo haya hecho. Alguien con conocimiento interno aún confiará en eso y no en primer lugar en su trabajo para progresar, por lo que pierde su objetivo.
2. Haga que los SOP sean revisados por quienes realmente realizan el procedimiento. No importa al final verdadero de lo que sus jefes piensan del SOP. Se trata de aquellos que Realmente tiene que cooperar. Entonces, antes de enviarlo a los jefes de arriba, muestra el fruto de tu pluma a aquellos que van a hacer o ya están haciendo el trabajo. Encontrar que ella de eso?
3. Haga que sus asesores y el departamento de control de calidad revisen su POE. Una vez que el equipo esté bien, puede reenviarlo a sus asesores. Es posible que tengan menos que decir sobre el trabajo en sí, pero le informarán si la configuración es buena, si olvidó algo, y le indicarán cómo hacer que todo sea oficial y parte del sistema.
4. Comience a usar su SOP tan pronto como se apruebe. Es posible que primero deba organizar la capacitación de los empleados involucrados, pero también puede significar que su papel se cuelga en el inodoro. De cualquier manera, asegúrese de que su trabajo se use! lo hiciste. Hora de un pequeño reconocimiento!
Consejos
- Use holandés simple para explicar los pasos.
- Recuerde involucrar a las partes interesadas cuando sea posible para que el proceso escrito sea el mismo que el proceso real.
- Ver si hay una versión anterior del SOP. Tal vez puedas limitarte a unos pocos ajustes rápidos. Asegúrate también de documentarlo bien!
- Tenga un historial de documentos con cada nueva versión.
- Use diagramas de flujo e imágenes para ayudar al lector a seguir el proceso.
- Presta atención al brillo. Asegúrese de que no sean posibles múltiples interpretaciones. Muestre el procedimiento a alguien que no esté familiarizado con él y pregúntele qué piensa: podría llevarse una sorpresa.
- Haga revisar su pieza antes de que la aprueben.
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