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Esto también es importante si desea parecer inteligente cuando envía el correo electrónico. Si pregunta algo cuando la respuesta ya está claramente indicada en el sitio web, pueden pensar en el servicio al cliente que usted es exigente y vago, y por lo tanto no rentable. Vea también las preguntas frecuentes (FAQ). A menudo, la pregunta que desea hacer ya está en las preguntas frecuentes. Es por eso que la mayoría de los sitios web tienen una página de este tipo, para mantener los correos electrónicos de servicio al cliente al mínimo.
Trate de encontrar un nombre para poner con su saludo. En las empresas más pequeñas, los nombres de los representantes de servicio al cliente a veces se mencionan en el sitio web, por lo que si los usa, su mensaje es más personal, lo que hace que sea más agradable trabajar con ellos. Puede terminar el saludo con una coma o dos puntos. mejor servicio al cliente, oMejor servicio al cliente:
Use la URL del producto si tiene una para que el empleado pueda ver de inmediato de qué se trata. También ponga su número de pedido en el correo electrónico, porque la mayoría de los empleados le preguntarán eso de todos modos. Este número de orden se refiere a cómo está la orden en su sistema. 
Por supuesto, debe agregar un archivo adjunto a una carta de presentación cuando se le solicite agregar su CV como un documento de Word. Además, nunca ponga nombres de usuario, contraseñas o detalles de tarjetas de crédito en él.
Enviar un correo electrónico a un representante de servicio al cliente
Contenido
A algunas personas les resulta difícil enviar un correo electrónico al departamento de atención al cliente de una empresa. ¿Cómo se redacta una carta de este tipo en forma de correo electrónico, mientras que en el pasado realmente se ponían en papel?? ¿Qué formularios o protocolos aplican cuando haces una consulta de atención al cliente?? Si bien esto varía según la industria, la región y la cultura, existen algunas pautas generales para ayudar a garantizar que su correo electrónico sea bien recibido por el servicio al cliente.
Pasos
Parte 1 de 3: Ver el sitio web
1. busca la respuesta. Antes de escribir un correo electrónico al equipo de servicio al cliente de una empresa, asegúrese de que la respuesta no esté solo en el sitio web. Muchas empresas ponen las respuestas a las preguntas más frecuentes en una página especial de su sitio web, normalmente bajo el título "Preguntas más frecuentes" o "Preguntas frecuentes".
- Por lo general, puede encontrar estas páginas desplazándose hasta el final de la página y haciendo clic en "Contacto" o "Servicio al Cliente".
2. Encuentra la página "Servicio al Cliente". Si no ve un enlace en la parte inferior del sitio web, a veces puede encontrar la página escribiendo la palabra en el cuadro de búsqueda. Por lo general, verá un campo con un ícono de lupa en la esquina superior derecha de la página de inicio. Escribe términos como "Servicio al Cliente" o "Contacto" y luego presione enter.
En la pagina "Contacto" por lo general contiene un formulario de correo electrónico donde los clientes pueden escribir quejas o comentarios.
Consulte esta página para ver si recibirá una copia del mensaje enviado; si no, busque en el sitio web una dirección de correo electrónico a la que pueda acceder desde su cuenta de correo electrónico personal para que tenga prueba de correspondencia.
3. Utilice el cuadro de búsqueda. Busque el tema sobre el que desea hacer una pregunta, en la misma ventana que utilizó para encontrar la dirección de correo electrónico de servicio al cliente. Si busca el tema o la pregunta de esta manera, puede encontrar la respuesta sin tener que enviar un correo electrónico.
4. Ver políticas de la empresa. Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta a través del cuadro de búsqueda o las preguntas frecuentes, aún puede buscar en la página "Sobre nosotros", o con la política de devolución. Desplácese hasta la parte inferior del sitio web nuevamente y vea qué enlaces hay. Busque un enlace que pueda contener la respuesta a su pregunta: sobre nosotros, pedidos y entregas, devoluciones, garantía y reparación, etc.
Incluso si no puede encontrar la respuesta en estos enlaces, puede ser útil consultar las páginas para que pueda encontrar información adicional sobre la empresa para incluir en su correo electrónico.
Parte 2 de 3: escribir el correo electrónico
1. Determinar si es una queja o un cumplido. No todos los mensajes de atención al cliente tienen que ser quejas o preguntas. Tal vez solo quieras agradecerles por el buen servicio. Los correos electrónicos positivos también son bienvenidos, al igual que los correos electrónicos con preguntas.
- Es un hecho que a veces es más rápido y directo pasar una queja por teléfono. El correo electrónico funciona mejor para expresar gratitud o hacer una pregunta que no necesita una respuesta inmediata, pero si desea resolver el problema de inmediato, llame al.
2. Escribe un tema claro. Asegúrese de que el asunto del correo electrónico sea claro y significativo. Desea que el representante de servicio al cliente vea su correo electrónico primero para obtener una respuesta más rápida. Mantenga el asunto breve, asegúrese de que resuma su correo electrónico brevemente y que el agente se sienta obligado a abrir el correo electrónico rápidamente.
Por ejemplo: "Perro se comió la tarjeta de garantía - necesita reemplazo"
3. Comienza con un saludo. Una vez que haya encontrado un buen tema, el siguiente paso es saludar al representante de servicio al cliente. No empieces con tu problema de inmediato. Primero saludas a alguien por teléfono, ¿verdad?? Podría ser algo realmente simple como "mejor servicio al cliente".
4. Apégate a los métodos de escritura estándar. Obtener el respeto del empleado mediante el uso de métodos de escritura estándar. No escriba todo en mayúsculas y no use fuentes extra grandes o gruesas. Usar puntuación, ortografía y mayúsculas normales. Entonces su correo electrónico será tomado en serio.
5. Escribe en un tono educado. Escriba cortésmente, incluso si presenta una queja o quiere expresar su frustración. Entonces será más valorado como cliente y probablemente será tratado con más cortesía.
6. di quien eres. Preséntate después del saludo. Escriba su nombre y explique qué tipo de cliente es, y si es un cliente nuevo o un cliente que regresa. En ambos casos, el empleado preferiría mantenerlo como cliente. Mencione también su ubicación geográfica si es relevante.
7. Se específico. Usa un lenguaje específico en tu correo electrónico. Evite términos genéricos como "mi producto". En su lugar, describa en detalle qué es el producto o servicio y por qué lo está enviando por correo electrónico. Describa todos los eventos relevantes para que el empleado sepa exactamente cuál es el problema. Si incluye esta información en el primer correo electrónico de inmediato, evitará un intercambio prolongado de correos electrónicos.
8. Haz preguntas claras. Sea claro en su correo electrónico. no te des la vuelta. Una vez que haya saludado al empleado y se haya presentado, comience un nuevo párrafo explicando lo que está pasando, en el mismo lenguaje específico mencionado en el paso anterior.
Solicite inmediatamente la compensación que desea. Tal vez no te atrevas a preguntar, pero deja tu timidez a un lado en tu email. Si quieres algo a cambio de un producto defectuoso, solo dilo.
9. Escribir párrafos cortos. Asegúrate de que tus párrafos sean cortos. Un párrafo de una, dos o un máximo de tres oraciones es más fácil de leer. Por lo tanto, el empleado puede escanear el correo electrónico más rápido para ver si tiene prioridad, y si ha escrito un gran bloque de texto, su mensaje puede colocarse en la parte inferior de la pila porque no entiende de inmediato lo que quiere decir.
10. Cerrar con una simple firma. Termine el correo electrónico con una oración de cierre que resuma su solicitud o cumplido, seguida de un saludo. Puedes terminar con "Atentamente", pero también puede simplemente poner su nombre o firma de correo electrónico de inmediato. También puede mostrar que le gustaría una respuesta rápida diciendo: "Esperando tu respuesta", O algo por el estilo.
Una firma de correo electrónico es un pequeño bloque de texto que contiene su nombre, profesión e información de contacto. Puede crear una firma de correo electrónico en la configuración de su cuenta de correo electrónico, para que siempre aparezca automáticamente debajo de un nuevo mensaje.
11. No enviar archivos adjuntos todavía. No envíe archivos adjuntos con un primer mensaje todavía. Muchos sitios web tienen filtros de correo no deseado que pescan los correos electrónicos con archivos adjuntos, poniendo su mensaje en la papelera antes de que se lea.
12. Vuelve a leer tu mensaje antes de enviarlo. Cuando su correo electrónico esté listo, no presione demasiado "exportar". Primero debe leer el correo electrónico nuevamente para asegurarse de que no haya errores tipográficos o de ortografía que resten valor a su mensaje. Incluso si escribió el correo electrónico en su teléfono inteligente, el mensaje automático es "Enviado desde mi iPhone" no hay excusa para cometer errores de ortografía o errores gramaticales.
13. Enviar un recordatorio. Si no ha recibido una respuesta a su correo electrónico después de unos días, es posible que su mensaje haya terminado en el buzón de correo no deseado o haya llegado al final de la pila. Escriba un correo electrónico mencionando el correo electrónico anterior y pregunte si fue bien recibido.
Parte 3 de 3: Ser cortés
1. Asegúrate de tener buena gramática y ortografía. Puede que no te des cuenta, pero la buena gramática y ortografía son parte de un tono cortés. Si hace todo lo posible por comunicarse con claridad, muestra respeto por la otra parte y demuestra que, en general, es una persona educada.
2. Demuestra que eres inteligente. No seas pretencioso, pero muestra tu inteligencia mostrando un extenso vocabulario. Al consultar el sitio web de la empresa y conocer sus políticas, puede demostrar que ha leído todo detenidamente pero aún no ha encontrado una respuesta a su pregunta.
3. no bromees. Los comentarios inteligentes y las bromas tienen su propio lugar, y no es en un correo electrónico que deba tomarse en serio, al menos no en la primera correspondencia. Ese tipo de lenguaje puede percibirse como inapropiado, y querrás evitarlo cuando estés tratando con una empresa.
Una vez que haya enviado un montón de correos electrónicos con un representante de servicio al cliente, es más probable que se acepten y comprendan las bromas.
4. No te expreses de manera agresiva. Si bien puede sentirse frustrado con la forma en que se ha manejado un producto o servicio, ponerlo en un correo electrónico enojado no lo llevará a ninguna parte. Si hablas de tu problema con respeto y cortesía obtendrás lo que quieres antes.
Recuerda que es difícil poner tus emociones en palabras. Si está molesto por un problema y quiere una solución inmediata, es mejor que llame.
5. Nombra tu lealtad y gratitud. Si escribe en su correo electrónico lo leal que siempre ha sido con la empresa, el empleado apreciará su mensaje y responderá más rápido.
Advertencias
Nunca incluya nombres de usuario, contraseñas o información de pago (tarjeta de crédito o números de cuenta) en un correo electrónico al servicio de atención al cliente.
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