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La mayoría de las aplicaciones de procesamiento de texto le permiten elegir entre varios tamaños de letra estándar. Elija el formato para una carta comercial formal y no el formato destinado a una carta personal o informal. Elija una fuente tradicional y fácil de leer, como Times New Roman o Helvetica. Normalmente en el cuerpo de la carta se opta por dejar dos líneas abiertas entre los párrafos, sin sangría. Si elige sangrar al principio de cada párrafo, no es necesario dejar dos líneas entre párrafos. 
Es la intención de que también incluya detalles de contacto adicionales en la carta, como un número de teléfono o una dirección de correo electrónico donde se le pueda localizar directamente. Si utiliza un membrete que ya contiene sus datos de contacto, en principio no es necesario incluir de nuevo su nombre y dirección. Solo si usa papelería que se refiera a su empleador en su conjunto y no a usted personalmente, también tendrá que agregar sus propios datos. Debe haber una línea para la fecha debajo de la dirección. Dependiendo del modelo que esté utilizando, también puede haber una línea de asunto. Como asunto, simplemente puede completar: `Asunto: Carta de recomendación para` seguido del nombre del candidato. En la mayoría de los casos querrás dirigir la carta a una persona específica. Si la carta será leída por más de una persona, simplemente diríjala al `Comité de Selección` o al `Comité de Admisión`. Si es posible, hable con el candidato para averiguar a quién es mejor dirigir la carta. 
La apariencia de la carta da una impresión tanto del candidato como de usted. Por lo tanto, es mejor asegurarse de que la carta se vea lo más profesional posible. El papel blanco de buena calidad está bien. Nunca use papel de copia barato. Sin duda puedes encontrar buena papelería en cualquier papelería o en una de las mejores casas de agua. 
Tenga en cuenta que normalmente su carta no debe tener más de una página. Una carta de recomendación académica puede tener hasta dos páginas. Esto le dará espacio para unos tres párrafos cortos en el cuerpo de su carta. Dado que el espacio es el criterio más importante, deberá escribir de manera eficiente para que cada palabra cuente. A veces puede ser una buena idea volver a hablar con el candidato mientras trabaja en el diseño de la carta. Infórmese un poco más sobre el trabajo o programa de estudios que está solicitando o al que le gustaría postularse, y qué cualidades o habilidades apreciará la persona que estará revisando la carta. 
El tipo de habilidades o características que incluya en esta sección dependerá tanto de su relación con el candidato como del propósito de su carta. La llamada referencia de carácter pretende mencionar rasgos de carácter exclusivos en la carta, mientras que una referencia de trabajo debe centrarse principalmente en habilidades específicas que el candidato domina y que lo hacen apto para el trabajo en cuestión. Las cartas de recomendación académica son, en cierta medida, una combinación de estos dos tipos de cartas. Además de las habilidades que hacen que el candidato sea apto para una formación o estudio específico, también podría agregar rasgos de carácter, como su inteligencia o el hecho de que el candidato es curioso por naturaleza. Esta debería ser la última oración de tu primer párrafo. Simplemente enumere las habilidades o rasgos; los discutirá más adelante en el siguiente párrafo. Por ejemplo, podría escribir: "Según mi experiencia, puedo decir que Jaap Jansen tiene la resistencia, las habilidades organizativas y de comunicación para ser una valiosa adición a su empresa".` 
No olvide que el espacio es un criterio importante y que la letra no debe ser demasiado larga. Por lo tanto, es mejor tratar de encontrar un ejemplo concreto que ilustre al menos dos, si no los tres, de los rasgos o habilidades que mencionó en la introducción. Algo concreto que hayas observado del candidato y que demuestre las habilidades o características que has mencionado es la manera más eficiente de dejar claro lo que quieres decir. Por ejemplo, podría escribir: `Jaap Jansen me ha demostrado que puede realizar varias tareas al mismo tiempo y realizar una serie de acciones diferentes relacionadas con el montaje o la impresión de botones al mismo tiempo. Por ejemplo, una vez se ofreció como voluntario para hacer trabajo extra cuando previó retrasos en la producción debido a que varios otros empleados estaban enfermos. Ha asumido regularmente responsabilidades adicionales y horas extras, mientras que al mismo tiempo también ha asumido un papel activo dentro de su comunidad y su familia.` 
Este párrafo no debe tener más de dos o tres oraciones. En una oración puede resumir el núcleo de la carta y recomendar al candidato. También puede incluir una oración que relacione el ejemplo del segundo párrafo con su trabajo futuro. Por ejemplo, podrías escribir: "Desde entonces, cuando evalúo el trabajo de mis otros empleados, siempre tengo en cuenta el trabajo de Jaap Jansen. Con su resistencia, habilidades de organización y comunicación, Jaap sería una valiosa adición a su empresa.` 
Indique una forma específica en que el destinatario puede comunicarse con usted, incluidos los días y las horas en que está o no está disponible. Por ejemplo, podría escribir: `Si tiene alguna pregunta o le gustaría hablar sobre mis experiencias con Jaap de una manera más completa, no dude en llamarme al (020) 123 45 67. Normalmente me pueden localizar en este número de lunes a viernes de 09:00 a 17:00.` 
Después de revisar cuidadosamente la carta y asegurarse de que no tenga errores, puede imprimir una copia en el membrete de su logotipo o en un membrete blanco de buena calidad. Firme la carta con tinta azul o negra. Haga una copia de la carta firmada para su propio archivo. También haga una copia para el archivo personal del candidato. Si envía la carta desde su puesto oficial como supervisor del candidato, es posible que deba hacer una tercera copia para los registros de la empresa. 
En particular, si está escribiendo una carta de recomendación académica o una carta de recomendación para obtener una licencia profesional, puede haber requisitos adicionales para enviar la carta. A veces puede simplemente entregar la carta al candidato y él o ella se la reenviará al destinatario, pero en otros casos debe enviarla directamente al destinatario y se supone que el candidato no debe entregarla. En cualquier caso, suele quedar mejor si envías la carta directamente al destinatario, que a través del candidato. De esa forma, el destinatario final sabe que el candidato no ha cambiado el contenido de la carta. Atención al plazo de presentación. Por supuesto que desea evitar que su carta se retrase o no se procese. Esto daría una mala impresión del candidato o le impediría conseguir el trabajo de sus sueños o ser admitido en la educación que desea.
Escribe una carta de referencia
Contenido
Si ocupas un puesto de liderazgo, ya sea en una empresa, escuela o universidad, o como voluntario en una asociación u organización sin fines de lucro, es posible que ocasionalmente te pidan que escribas una carta de recomendación para alguien. Las personas a menudo necesitan una carta de recomendación o una referencia para solicitar un trabajo o para solicitar una educación, curso o estudio en particular. La carta de recomendación que escriba debe ser formal tanto en formato como en tono y debe enfatizar los atributos o habilidades positivas que surgen del trabajo o comportamiento del candidato.
Pasos
Parte 1 de 3: Dar formato a una carta de referencia
1. Escriba su carta en la computadora usando un programa de procesamiento de texto. Puede parecer más personal escribir la carta a mano, pero una carta mecanografiada se ve mucho más profesional. Una carta mecanografiada también es mucho más fácil de leer para el destinatario.
- Prefiere usar un programa de procesamiento de textos especial para letras que el programa de escritura regular en su computadora. Por ejemplo, no encontrará todas las opciones que necesitará para el diseño de su carta en los programas de procesamiento de texto estándar.
- Si el candidato le pide que envíe la carta por correo electrónico, igual tendrá que escribir una carta por separado que pueda firmar a mano, para que luego pueda enviar la carta firmada como archivo adjunto en PDF con el correo electrónico. en lugar de simplemente escribir la carta en el propio correo electrónico.
2. Encuentra la plantilla de una carta comercial. La aplicación de procesamiento de textos que utiliza suele tener varias plantillas que le permiten elegir fácilmente el formato adecuado para su carta. La plantilla de carta comercial clásica generalmente tiene márgenes fijos y otras configuraciones predefinidas para que no tenga que configurarlo todo manualmente.
3. Ingrese el nombre y los detalles de la dirección. En la parte superior de la primera página de la carta, ingrese su nombre y dirección; para ser precisos en la esquina superior derecha de la página. Pones el nombre y la dirección del destinatario a la izquierda en la misma página.
4. Si lo tiene, use membrete con membrete. Si su empleador tiene papelería especial, o usted tiene su propia papelería personal, hará que la carta se vea mucho más profesional. En cualquier caso, asegúrese de imprimir la carta en papel de buena calidad.
5. Hacer un primer borrador. Por lo general, es una buena idea organizar sus pensamientos sobre el candidato antes de escribir la carta. Haz una lista de las características que quieres incluir en la carta y luego elige los puntos más fuertes.
Parte 2 de 3: Hacer un primer borrador
1. Preséntate a ti mismo y al candidato. Debe haber una línea debajo del asunto de su carta que comience con "Estimado", seguido del nombre de la persona que recibirá la carta. En la siguiente oración de apertura, menciona su nombre, el nombre del candidato y el motivo de su carta.
- Explique su relación con el candidato y cuánto tiempo lo conoce. Si tiene ciertas calificaciones que hacen que su referencia sea más valiosa, también debe mencionarlas.
- Confirme los detalles relevantes para la solicitud o solicitud del candidato. Si usted es su ejecutivo en el campo profesional, deberá indicar el nombre de la empresa y tanto su propio puesto como el del candidato (si corresponde), cuánto tiempo ha trabajado el candidato para la empresa y cuánto tiempo tiene usted. sido su supervisor.
- Por ejemplo, podrías escribir: `Mi nombre es Ben de Bie y trabajo como jefe de departamento en Jeans Factory. Estoy escribiendo esta carta de recomendación para Jaap Jansen, quien ha trabajado bajo mi liderazgo en Jeans Factory durante los últimos cinco años.`
2. Luego nombre al menos tres habilidades o cualidades excepcionalmente buenas que tiene el candidato. Inmediatamente después de su presentación, incluya una oración que enumere los rasgos y/o habilidades que describirá con más detalle en el cuerpo de la carta.
3. Dar ejemplos para ilustrar. En el segundo párrafo de su carta de recomendación, detallará cada una de las habilidades o características que enumeró al final del párrafo introductorio.
4. Escribe tu párrafo de cierre. En su tercer y último párrafo, puede terminar con una nota positiva al reiterar y resumir las habilidades o rasgos que enfatizó en el cuerpo de su carta. Además, puede indicar que cree que el candidato es apto para el trabajo o para el programa de estudio o el programa de estudio para el que desea postularse o ha postulado.
5. Invitar a hacer preguntas de seguimiento. En la última oración de su carta, es mejor indicar la forma más fácil en la que el destinatario puede comunicarse con usted si tiene preguntas o desea analizar más a fondo la información de la carta.
Parte 3 de 3: Cerrar la carta de referencia
1. Revisa bien tu carta. Una carta con errores ortográficos o gramaticales y un uso incorrecto de los signos de puntuación no solo da una imagen negativa del candidato, sino también de usted. Dependiendo del tipo de trabajo, curso o educación que haya solicitado el candidato, una carta de recomendación mal revisada puede tener un impacto negativo.
- El programa de procesamiento de texto que ha estado usando probablemente tenga un corrector ortográfico y/o gramatical, pero nunca debe confiar ciegamente en esas funciones.
- Imprime un borrador de tu carta y léela detenidamente. Leer la carta de atrás hacia adelante a veces revela errores que puede haber pasado por alto cuando simplemente leyó la carta de adelante hacia atrás.
- También puedes leer la carta en voz alta. Esto puede ayudarlo a detectar errores gramaticales, así como oraciones o estructuras extrañas que son confusas o difíciles de leer. Si se encuentra tartamudeando en ciertas partes mientras las lee en voz alta, vea si puede reescribir esas oraciones para que sean más fáciles de leer.
2. Pon tu firma debajo de la carta. Debe cerrar su carta con una frase de cierre oficial como "Atentamente", seguida de un espacio para su firma. Debajo tienes que escribir tu nombre completo, justo debajo del lugar donde vas a poner tu firma. También puede poner detalles de contacto debajo de su nombre escrito, pero eso no es necesariamente necesario.
3. Envía la carta. Pregúntele al candidato cómo enviar la carta al destinatario y siga esas instrucciones. Si envía la carta por correo electrónico, también puede considerar enviar una copia impresa de la carta por correo postal.
Advertencias
- Manténgase positivo y trate de no mencionar las debilidades u otras cualidades menos buenas que el candidato pueda tener.
- Si cree que no puede decir suficientes cosas positivas sobre el candidato, es mejor no aceptar la solicitud para escribir su carta de recomendación.
- Nunca olvide que al escribir una carta de recomendación, en realidad está arriesgando su propia reputación. Por lo tanto, es mejor no hacerlo si no tiene plena confianza en su idoneidad para el puesto que solicita.
- No indicar en la carta el género, origen o edad del candidato, si el candidato tiene una discapacidad, o cualquier otra información relacionada con la situación física o cultural del candidato. Son cualidades que el destinatario de tu carta no debe tener en cuenta a la hora de decidir si contratar o admitir al candidato.
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