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Algo que definitivamente debe incluir su agenda es una estimación del tiempo que se puede reservar para cada punto de discusión. Tener un cronograma aproximado por adelantado hace que sea más fácil no dejar que la reunión tarde demasiado. Si bien algunos de los elementos de su agenda pueden durar un poco más (y otros demoran un poco más), tener un cronograma hace que sea mucho más fácil vigilar esto e intervenir si es necesario. 
Las actas de reuniones anteriores pueden ser una importante fuente de información para usted como presidente. Estos son un resumen de las discusiones que han tenido lugar y las decisiones tomadas en reuniones anteriores, lo que hace que sea relativamente fácil y rápido volver a unirse. Incluso puede enviar actas de reuniones importantes a los participantes a través de su calendario. 
¿Está utilizando una presentación electrónica (como PowerPoint, etc.).), tómese un momento para familiarizarse con el control remoto o el clicker que usará para cambiar de diapositiva. Prefieres no perder el tiempo manipulando dispositivos cuando podrías estar discutiendo temas importantes. 
En lugar de enumerar las reuniones anteriores usted mismo, pídale a un secretario oficial o archivista que lea esas actas para darle al resumen un carácter formal. También puede considerar leer correspondencia importante o anuncios que hayan ocurrido desde la última reunión. Tenga en cuenta que si entrega copias de las notas/correspondencia a los asistentes, por lo general no es necesario leerlas en voz alta. 
Dependiendo de la cultura y las reglas en el trabajo, su empresa u organización puede tener procedimientos específicos para tomar una decisión; por ejemplo, la mayoría de los asistentes solo necesitan llegar a un consenso, o un grupo selecto de personas de alto rango puede asumir la tarea. para tomar todas las decisiones. Tenga en cuenta que algunas cosas son demasiado voluminosas para completarlas en el período entre dos reuniones. No es necesario detenerse necesariamente en la progresión de proyectos a largo plazo que aún no están listos. jeje deber sin embargo, presentar decisiones sobre proyectos en los que actualmente se requiere acción. 
Este paso es fundamental: es su última oportunidad de asegurarse de que todos salgan de la reunión sabiendo exactamente cuál es el estado del proyecto y qué se espera de ellos. 
Tenga en cuenta que no es "necesariamente" es necesario programar una nueva reunión si ha tratado todos los puntos anteriores y actuales durante la reunión actual. Sin embargo, si hay suficientes asuntos pendientes para justificar discusiones futuras, o si está pendiente del desarrollo de ciertos proyectos, probablemente sea una buena idea. 
Asegúrese de que se registren las decisiones importantes (si tiene un tomador de notas oficial o un archivista, asígnele esa tarea). Si va a hacer el esfuerzo de hacer las preguntas difíciles, querrá asegurarse de que las respuestas estén bien rastreadas. 
Presidir una reunión
Contenido
El trabajo comercial, especialmente en un entorno de oficina, requiere un grado de colaboración. Las decisiones importantes a menudo requieren la participación de más de una persona y los proyectos importantes a menudo requerirán la experiencia de varias personas. Las reuniones son una forma de hacer que la colaboración sea más estructurada y organizada, pero sin un propósito o una dirección, las reuniones pueden volverse demasiado largas e ineficientes rápidamente. Saber planificar, preparar y dirigir una reunión contigo en la presidencia puede marcar la diferencia entre una reunión eficaz o una pérdida de tiempo.
Pasos
Parte 1 de 3: Preparando la reunión
1. Discuta la próxima reunión con sus participantes. Cuando escuche que presidirá una próxima reunión, una de las primeras cosas que debe hacer es dedicar un tiempo a hablar con las personas que asistirán (especialmente aquellas de mayor rango o personas importantes). Pregúnteles si hay algo de lo que les gustaría hablar especialmente durante la reunión. Tome notas de sus respuestas y utilícelas como guía al escribir los puntos de la agenda.
- Preguntar a los participantes qué quieren discutir es una decisión inteligente, no solo porque facilita la elaboración de los puntos de la agenda, sino también porque los involucra antes de la reunión real. Las personas tienden a prestar más atención y asistir a una reunión cuando saben que se están discutiendo cosas que son importantes para ellos.
2. Escriba la agenda de la reunión y entréguela. La agenda de una reunión puede ser una herramienta valiosa para el presidente, pero también para los participantes. Las agendas contienen información valiosa sobre la reunión, como cuándo y dónde tendrá lugar y quién estará allí. Más importante aún, brindan una descripción general de todos los temas que se discutirán, para que todos puedan prepararse bien. Envíe los puntos de reunión a todos antes de que se lleve a cabo la reunión real: cuanto más importante sea la reunión, antes debe enviarla.
3. Investigue los temas de discusión y cualquier reunión anterior. Es posible que no todas las personas que asistan a la reunión se hayan puesto al día con los temas que desea discutir; algunas no han asistido a reuniones anteriores, mientras que otras simplemente se han olvidado. Como presidente, es una buena idea conocer la historia hasta el momento de un punto de discusión en particular. Trate de hablar con personas que hayan estado en reuniones anteriores para conocer cualquier asunto pendiente importante que debería estar discutiendo en su reunión. También puede pedirle al archivista las actas para ayudar a guiar la planificación.
4. Asegúrese de reservar una sala de reuniones con suficiente antelación. El día anterior a la reunión, deberá verificar que la sala de reuniones esté limpia, presentable y lista para acomodar a los participantes de la reunión. Deberá asegurarse de que las partes tecnológicas de la reunión (como presentaciones, proyectores, pantallas, etc.).) funcionan correctamente y se pueden usar de inmediato: la burocracia técnica puede hacer perder un tiempo valioso y retrasar su reunión.
Parte 2 de 3: presidir la reunión
1. Indicar que la reunión puede comenzar. Cuando sea el momento de abrir la reunión y todos los participantes (o al menos todos los importantes) estén presentes, llame la atención de todos en la sala. Preséntese como presidente e indique el propósito de la reunión. Deje en claro cuál es el marco de tiempo previsto para la reunión al informar a todos cuánto tiempo desea dedicarle; esto puede ser tarde o temprano, pero establecer una hora de finalización por adelantado como límite ayudará a mantener la reunión en el buen camino. Si algunos de los participantes no se conocen, tómese un momento para presentarse brevemente e indicar su función, y presente a los asistentes clave.
- Tenga en cuenta que algunas empresas y organizaciones tienen procedimientos estrictamente regulados para abrir y celebrar una reunión. La Federación Estadounidense de Empleados Estatales, del Condado y Municipales (AFSCME) opera un sistema llamado Reglas de Orden de Robert, que consiste en pasar órdenes golpeando con un mazo y reglas muy específicas para presentar y aprobar mociones.
2. Enumere los puntos relevantes de reuniones anteriores. Al comienzo de las reuniones que forman parte de un proyecto a largo plazo, es importante actualizar a todos los asistentes sobre el estado actual de las cosas resumiendo brevemente los eventos o decisiones relevantes de reuniones anteriores. No todos los asistentes saben tanto sobre los puntos de discusión como usted, por lo que actualizar rápidamente a todos los asistentes sobre el estado actual del proyecto puede contribuir en gran medida a que su reunión sea eficiente y efectiva.
3. Ofrezca a los asistentes clave la oportunidad de informar sobre el estado de las cosas. Luego, haga que personas con conocimientos relevantes informen a los asistentes sobre desarrollos nuevos o recientes que han ocurrido desde la reunión anterior. Esto puede ser casi cualquier cosa, por ejemplo, se pueden abordar nuevos problemas que enfrenta su empresa u organización, cambios en la fuerza laboral, desarrollos de proyectos y cambios estratégicos. Los asistentes también querrán ser informados sobre los resultados de las acciones específicas tomadas en respuesta a las decisiones tomadas en la reunión anterior.
4. Indique qué asuntos aún no se han completado. Si hay temas sin resolver o decisiones que no se tomaron en la reunión anterior, intente plantearlas antes de pasar a otros temas. Cuanto más se prolonguen los problemas antiguos, menos responsable se sentirá el participante de la reunión, así que intente identificar los problemas pendientes durante la reunión. Por lo general, los temas inconclusos se enumeran específicamente como "indeciso" o "presentado para discusión futura" en actas de reuniones anteriores.
5. Manejar todos los casos nuevos. Entonces trae el nuevos problemas, preocupaciones y puntos que necesitan ser discutidos. Estas deben ser cosas que surjan naturalmente de los desarrollos que han tenido lugar en el período entre las reuniones anteriores y la actual. Intente que los asistentes tomen decisiones concretas y definitivas: cuantos más puntos queden sin decidir, más asuntos pendientes tendrá que mencionar en la próxima reunión.
6. Resumir las conclusiones de la reunión. Habiendo cubierto todos los asuntos pasados y presentes, tómese un momento para enumerar todas las conclusiones de la reunión para todos los asistentes. Desglose los resultados de todas las decisiones y, si es necesario, describa las acciones específicas que los asistentes deberán realizar antes de la próxima reunión.
7. Termine sentando las bases para la próxima reunión. Finalmente, dígales a todos qué esperar en la próxima reunión y, si ya la está preparando, cuándo esperarla y dónde. Esto ayuda a dar a los asistentes una sensación de continuidad de un proyecto importante o una decisión a la siguiente, y les brinda un marco de tiempo dentro del cual completar o desarrollar sus tareas asignadas.
Parte 3 de 3: Dirigir la reunión de manera efectiva
1. Dirija la discusión como una guía, pero no la domine. Una de sus funciones como presidente de una reunión es asegurarse de que la discusión continúe y esté orientada a la tarea. tu papel es no tener una opinión sobre cada punto individual o mantener la discusión en un orden exacto. Se Flexible. Permita que los demás asistentes hablen libremente y permita que se agreguen nuevos puntos de discusión, incluso si no están en la agenda. Es posible que descubra que necesita finalizar sutilmente ciertos temas para que la discusión se desarrolle de acuerdo con el plan, pero no tiene que sentir que tiene que controlar todos los aspectos de la reunión. Es, después de todo, un proceso colaborativo.
- Esté atento a la agenda a medida que avanza la reunión. Si se está quedando atrás, es posible que deba omitir ciertos puntos de discusión o programarlos para otro momento, a favor del tiempo. No tenga miedo de hacer esto si los temas que bien a discutir son muy importantes.
2. Anime a todos los asistentes a participar en la discusión. Como presidente de la reunión, es su trabajo garantizar una reunión abierta y productiva. Si nota que ciertos asistentes que tienen conocimientos relevantes no se involucran en la discusión, anímelos a comenzar a hablar. No tienes que preguntarles o desafiarlos directamente, solo di algo como, "Creo que la experiencia de la Sra. Smith puede ser útil aquí " es una excelente manera de involucrar a los miembros menos activos de la reunión.
3. Asegúrese de que todos entiendan lo que se está discutiendo. Puede ser difícil recordar que no todos los presentes en la reunión tienen la misma experiencia o conocimiento sobre un punto de discusión en particular. Para asegurarse de que todos los asistentes a la reunión hayan usado su tiempo sabiamente, puede explicar de manera breve y simplificada ciertos temas o problemas complejos. Los participantes con menos conocimientos sin duda lo agradecerán.
4. No ignore las preguntas difíciles o extrañas. Si no están controladas por un presidente competente, las reuniones pueden volverse notablemente improductivas. Trate de asegurarse de que todos los puntos importantes de la agenda estén cubiertos. No permita que los asistentes se culpen unos a otros o presenten excusas vagas por problemas que no se han abordado. Trate de establecer u obtener respuestas sobre puntos de los que nadie quiere hablar. Si bien no es necesariamente lo que todos los asistentes querrán, este tipo de preguntas extrañas pueden ser exactamente aquellas que necesitan una respuesta para que la reunión sea lo más efectiva posible.
5. Mantenga un registro de su tiempo. Hay una razón por la que las reuniones tienen mala reputación: muchas personas las consideran una gran pérdida de tiempo. Para evitar que la reunión se retrase, use el poder que tiene como presidente para mantener la discusión. No tenga miedo de posponer ciertos puntos o discusiones sin importancia para una fecha posterior, si la reunión se está demorando más de lo que esperaba. Esté preparado y dispuesto a ajustar el horario a medida que se reúna, para asegurarse de que nadie pierda el valioso tiempo.
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