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También puede escribir: "Por favor confirme su asistencia: Reunión de recursos humanos 6/10". 
Es importante mencionar también el tema de la reunión para darles una idea de qué esperar. 
Si la reunión no es necesaria, podría escribir: `Reunión propuesta 6/10 sobre tácticas de investigación eficientes. 
Sin embargo, está bien usar abreviaturas comunes y de uso común como "RSVP", "HR" y "Wo". 
Por ejemplo: "6 de octubre, 10:30 a. m. - 11:45 a. m.". Si la reunión es en línea, indique la zona horaria para que las personas en diferentes zonas horarias no se la pierdan debido a una falta de comunicación. Por ejemplo, podría escribir: 6 de octubre, 10:30 a. m. - 11:45 a. m. (UTC+1). 
Cuando dé instrucciones, sea lo más detallado posible. Por ejemplo: `Venga a la sala de reuniones 592 en Timarengebouw (209 Hoofdstr.). La habitación 592 está ubicada en el piso 12 del edificio, en el lado sur del edificio (a su izquierda después de salir del ascensor).` 
10:30 - 10:45 Actualización del estado del proyecto 10:45 - 11:10 Comparar y seleccionar propuestas adecuadas 11:10 - 11:30 Lluvia de ideas y objetivos de lanzamiento 
Lea su correo electrónico en voz alta para asegurarse de que su redacción sea clara y concisa antes de enviarlo. 
Asegúrese de que sea un momento en el que usted y los asistentes previstos estén disponibles. Dependiendo de la aplicación de su empresa, es posible que deba ajustar su configuración de visualización para mostrar el calendario de todos (además del suyo). 
Si hay personas que no pueden asistir, se marcarán sus nombres. El asistente incluso mostrará los horarios recomendados para usted y los asistentes previstos. 
Agregar la hora de finalización tiene en cuenta la hora de los otros asistentes para que sepan qué esperar y planifiquen su viaje o trabajo alrededor de la reunión. 
Si no ve su entrada en la pantalla de la cita, regrese y repita el proceso hasta que aparezca. 
Proporcione la dirección del lugar, incluso si cree que ya lo saben. Haz clic en `Enviar` cuando hayas terminado.
Organizar una reunión por correo electrónico
Contenido
La organización de una reunión requiere que toda la información relevante se comunique de manera clara y concisa. Tienes que hacerle saber a la gente cuándo es, dónde está y qué necesita ser discutido. Puede ser útil agregar algunas notas en caso de que se necesite algún trabajo preparatorio o suministros para la reunión. Ya sea que esté utilizando su correo electrónico o una aplicación como Outlook, asegúrese de incluir todos los elementos básicos para que sus invitados conozcan todos los hechos y sepan qué esperar.
Pasos
Método 1 de 3: Inventa una línea de asunto sólida
1. Escriba una línea de asunto breve y relevante con la fecha y el tema de la reunión. Incluir estos detalles garantiza que los invitados sepan cuándo es y qué se debe discutir, sin siquiera abrir el correo electrónico. Por ejemplo, podría escribir: “Reunión 8/12: Nuevas pautas para la presentación de informes.`
Advertencia: Omitir el tema de la reunión es probable que las personas respondan preguntando si es relevante para su departamento o si su asistencia es obligatoria, así que asegúrese de incluir el tema!
2. Solicitar confirmación de presencia en la línea de asunto. Si desea saber quién asistirá a la reunión, solicite confirmación en el asunto. De esa manera, saben responder lo más rápido posible, incluso antes de abrir el correo electrónico. Podría escribir: `Reunión de recursos humanos del viernes 6/10, por favor z.s.metro. para confirmar.`
3. Hágales saber en la línea de asunto si se trata de una reunión de emergencia. Si se trata de un tema urgente o urgente que amerita una reunión de inmediato, agregue un sentido de urgencia a la línea de asunto. Por ejemplo, podría escribir algo como "Reunión de emergencia el lunes 31/2": Ciberseguridad.
4. Indicar si es necesaria o no la asistencia. Si trabaja para una gran empresa, es posible que no se requiera la presencia de algunas personas para todas las reuniones. Mencione el departamento correspondiente en la línea de asunto o informe a los destinatarios si deben asistir. Por ejemplo, podría escribir: "Reunión de marketing obligatoria 6/10".
5. Use palabras completas en su línea de asunto para evitar confusiones. Las abreviaturas pueden parecer eficientes, pero no son tan específicas como las palabras completas y pueden causar confusión. Por ejemplo: `SEV` puede significar `sistemas y procesamiento` o `estado y progreso`, dependiendo de quién esté o no familiarizado con la jerga que esté utilizando.
Método 2 de 3: escribe el cuerpo de tu correo electrónico
1. Escriba una introducción corta y amistosa y una nota corta. Presentarse es necesario si trabaja para una gran empresa o si aún no conoce a todos. También es importante mencionar en esta breve introducción si es necesario completar y/o traer a la reunión algún documento o material.
- Haz que tu presentación sea personal o relevante para el trabajo. Por ejemplo: `Hola equipo, esperando el lanzamiento del nuevo programa la próxima semana!
Propina: Recuerde a los destinatarios cuándo completar tareas o traer algo a la reunión. Por ejemplo: `Como recordatorio, traiga cuatro copias impresas de las listas de contactos de sus proveedores.`
2. Mencione la fecha y la hora de la reunión en una línea separada para que se destaque. Esta es información esencial para que las personas asistan a la reunión, por lo que desea que sea clara y se destaque del resto del texto. Mantenga dos líneas en blanco arriba y abajo del texto y/o póngalo en negrita.
3. Indique la ubicación después de la fecha y la hora. Haga que la ubicación se destaque tanto como la fecha y la hora, especialmente si se van a reunir en un lugar nuevo, si es difícil de encontrar o si sabe que algunos destinatarios no están familiarizados con el área. Para reuniones virtuales (a través de un foro en vivo o chat de video), proporcione un enlace al foro o videollamada para facilitar el acceso.
4. Comparte el propósito de la reunión. Informe a los destinatarios el propósito de la reunión. Proporcione una breve agenda para la reunión para ayudar a identificar las tareas que deben realizarse con anticipación. Simplemente puede especificar el tema (como "Actualización de ciberseguridad") o puede especificar una línea de tiempo:
5. Revise su correo electrónico para detectar errores gramaticales y fácticos. Las cosas más importantes para revisar son la fecha, la hora y el lugar de la reunión, así que asegúrese de tenerlo correcto! También puede revisar su introducción, agenda o cualquier otra nota que haya incluido para asegurarse de haber cubierto al menos lo básico.
Método 3 de 3: usar Outlook o una aplicación de calendario integrada
1. Haga clic en `Nueva reunión` en la pestaña Inicio en Outlook. Si su empresa utiliza una base de datos de comunicación con un calendario integrado, como Outlook, utilícelo para configurar su reunión. Esa suele ser la forma más común de mantenerse en contacto con las personas con las que trabaja.
- Si su empresa no usa Outlook o similar, puede usar su correo electrónico de trabajo para enviar la invitación.
2. Seleccione una hora y fecha en la ventana `Asistente de calendario`. Después de crear una nueva reunión, aparecerá la ventana `Calendario`. Haga clic en `Asistente de calendario` e indique una hora y fecha disponibles para la reunión.
3. Agregue participantes escribiendo su nombre o usando su libreta de direcciones. Haga clic en la barra de texto para ingresar nombres manualmente o explore su libreta de direcciones y seleccione sus nombres de la lista. Use la función `Asistente de calendario` para verificar la disponibilidad de otras personas.
4. Establecer la hora de inicio y finalización de la reunión. Asegúrese de que la fecha de la reunión sea la fecha que seleccionó anteriormente y haga clic en el botón del calendario para realizar cualquier cambio. Luego use las flechas hacia abajo a la derecha de las listas de tiempo para seleccionar la hora de inicio y finalización correcta.
5. Haga clic en `Cita` en la pestaña `Reunión` en la parte superior de la pantalla. Al hacer clic en este botón, volverá a la ventana de citas generales y verá la fecha programada de la reunión. Desde aquí puedes agregar un asunto, ubicación y notas.
6. Sea específico al ingresar el asunto, la ubicación y las notas. Informe a los destinatarios en pocas palabras de qué se trata la reunión (p. `Próxima prueba del producto`). Sea específico sobre la ubicación y dé instrucciones si no es un lugar de reunión típico o si es difícil llegar allí. Incluya cualquier nota adicional (como el trabajo de preparación) relevante para la reunión.
Propina: Evite temas que sean demasiado amplios, como "lluvia de ideas", porque eso no les dice mucho a las personas sobre el propósito de la reunión. En su lugar, podría decir: "Lluvia de ideas de vendedores para un nuevo producto".
Consejos
- Al revisar su correo electrónico o invitación, sea breve y sencillo.
- Use un estilo de escritura amigable y profesional.
- Vuelva a verificar la lista de destinatarios para asegurarse de que todos los que deben estar allí estén invitados.
- Escriba las direcciones en la línea `bcc` si desea que las direcciones de los otros destinatarios se oculten de los destinatarios.
Advertencias
- No envíe la invitación o correo electrónico sin fecha, hora y lugar. Probablemente frustrará a sus invitados y recibirá muchas preguntas solicitando esa información.
- No pongas todo en mayúsculas, se verá como gritos y muy poco profesional.
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