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Use texto como: `Asunto legal: acción requerida`, `Cambiar circunstancias personales: necesita atención inmediata`, `Pregunta de política urgente` o `Entrevista reciente: gracias`. 
Comience con "Estimado [nombre completo del empleado]" y termine con "Atentamente" o "Gracias por su tiempo, [su nombre completo]". 
Si contactas con Recursos Humanos para preguntar sobre vacantes, no estás hablando de un problema. Entonces será mejor que te presentes, y dejes claro tu último contacto con la empresa. Sea claro sobre las acciones que espera o desea que tome el empleado de recursos humanos. 
Si es posible, debe presentar evidencia de problemas legales a Recursos Humanos. Desafortunadamente, la mayoría de los departamentos de recursos humanos intentarán proteger a la empresa en la medida de lo posible. Si experimenta acoso o discriminación, mantenga registros de las fechas de los incidentes y guarde toda la correspondencia escrita que contenga lenguaje abusivo. Conserve copias en papel y electrónicas de la documentación que proporcione a Recursos Humanos. Debe conservar el original y proporcionar copias a Recursos Humanos. 
Para cuestiones de circunstancias personales cambiantes, la comunicación puede ser menos formal. Si se va de licencia por paternidad, por ejemplo, probablemente ya haya notificado a su jefe sobre su estado y lo esté redondeando a través del departamento de recursos humanos. 
Asegúrese de conocer los costos de un abogado. La mayoría será costosa, por lo que tendrá que sopesar estos problemas presupuestarios con su necesidad de protección legal. 
Por ejemplo, si siente que no tiene suficientes descansos durante las horas de trabajo, verifique primero las reglas de descanso. Su empresa puede tener solo una política de descanso informal, en lugar de codificada, lo que significa que no hay mucho que Recursos Humanos pueda hacer para ayudarlo en una capacidad oficial. 
No espere que Recursos Humanos tenga conversaciones informales sobre estos temas. Una vez que lo reportes, están obligados a actuar. 
Esto probablemente requerirá que complete el papeleo con Recursos Humanos, así que tenga en cuenta este procedimiento. 
Si cree que no hay recursos adecuados para personas con discapacidad, por ejemplo, Recursos Humanos puede abordar este problema. La sala también puede proporcionar un área designada para madres lactantes. 
Si no ha recibido una respuesta después de una semana, puede enviar un correo electrónico de seguimiento. Después de eso será mejor que dejes ir la compañía. 
Escribir un correo electrónico al departamento de recursos humanos de una empresa
Contenido
Las empresas emplean profesionales de recursos humanos para manejar todo, desde cuestiones de nómina y políticas hasta asuntos legales. Si tiene una pregunta legal o de política, o un problema grave con uno de sus colegas, es posible que deba comunicarse con el departamento de recursos humanos (HR). Recursos humanos también puede ser el primer departamento con el que se comunique dentro de una empresa en particular. Es una buena idea comenzar esta conversación con un correo electrónico simple y formal, explicando su problema específico al destinatario.
Pasos
Método 1 de 3: escribir y enviar el correo electrónico
1. Dirija su correo electrónico a la persona adecuada. Consulte la lista de recursos humanos y vea si hay una persona responsable de manejar su asunto específico. También puede haber un punto de contacto para el departamento de la empresa donde trabaja. Si le preocupa la seriedad con la que se está tomando su problema, también puede comunicarse directamente con el jefe de recursos humanos.
- Vuelva a verificar que solo la persona con la que desea contactar esté indicada en el correo electrónico. Especialmente si se trata de un asunto personal o delicado, no querrás enviárselo accidentalmente a la persona equivocada. Sobre todo, asegúrese de eliminar las listas que el correo electrónico enviaría a un grupo fijo de empleados.
2. Indique un tema específico en el que deje claro qué acción se necesita. Una línea de asunto clara transmite tanto su problema como el grado de urgencia que le asigna, y ayudará a Recursos Humanos a priorizar su problema. Si deja esta línea en blanco o no está clara, su correspondencia podría perderse en la bandeja de entrada de alguien.
3. Use un saludo formal al principio y al final de su correo electrónico. Desea establecer un tono formal y profesional al principio de esta conversación. Esto le permitirá a Recursos Humanos saber que usted se toma en serio el manejo del asunto. Incluso si no conoce personalmente al empleado de recursos humanos, recuerde que se trata de un negocio y no de una conversación amistosa.
4. Escribir en términos claros, directos y específicos. Mantén tus oraciones cortas y al punto. No des más información de la necesaria, porque no quieres que el lector pase mucho tiempo en tu correo electrónico. No use detalles que puedan confundir a Recursos Humanos sobre su problema. Puede manejar casos complicados personalmente.
5. Describa el problema exacto. Explique la naturaleza exacta de su problema. Proporcione un cronograma de cuándo comenzó o comenzará el problema. Aclare si cree que se trata de un problema legal o un problema que puede ser manejado por la propia empresa.
6. Tenga en cuenta si tiene documentación de su problema. Recursos humanos quiere saber de inmediato cómo responder a los problemas legales o de políticas. Su documentación puede afectar su respuesta, ya que ayudará a aclarar la gravedad del problema y las ramificaciones legales que puede enfrentar un empleado en particular. Deje en claro cualquier `evidencia` en su posesión al oficial de recursos humanos y ofrezca llevarla a una reunión.
7. Explica lo que hiciste para resolver el problema. Es posible que ya haya intentado resolver el problema antes de activar HR. Tal vez haya tenido una conversación con su jefe o un compañero de trabajo, o incluso les haya informado que se iba a comunicar con Recursos Humanos. La persona de recursos humanos apreciará esta información, ya que les ayudará a comprender quién ya está al tanto del problema.
8. Pide una conversación personal. Una conversación en la que usted y el empleado de recursos humanos se sientan cara a cara lo ayuda a analizar el problema en detalle. Esto le dará al representante la oportunidad de hacer preguntas de seguimiento o aclaración. Su correo electrónico es el lugar perfecto para comenzar a planificar esa reunión importante. Organizar un tiempo adecuado con los demás.
9. Asegúrese de que se proporcione la información de contacto. Recursos humanos puede querer contactarlo por teléfono, así que proporcione varios detalles de contacto en la parte inferior de su correo electrónico. Esta información puede estar directamente bajo su nombre después del cierre. Por favor, compruebe la exactitud de los números de teléfono y correos electrónicos que proporciona.
10. Revise su correo electrónico en busca de errores tipográficos, ortográficos y gramaticales. La mayoría de los servicios de correo electrónico tienen un corrector ortográfico. Luego lea su correo electrónico nuevamente para corregir las palabras que faltan y los errores gramaticales, así como las ambigüedades.
Método 2 de 3: envía un correo electrónico de seguimiento
1. Agradecer a Recursos Humanos por cada respuesta que envíen. Primero, agradézcale al empleado por tomarse el tiempo de revisar su caso, ya que esto establece inmediatamente un tono cortés en su conversación. Asegúrese de responder a cualquier respuesta de recursos humanos con prontitud. Esto indicará que todavía está preocupado por el problema y preferiría solucionarlo lo antes posible.
2. Organiza todo el material necesario para tu reunión personal. Prepárate para la reunión armando una carpeta especial con todos los documentos que quieras llevar contigo. Si tiene una pregunta sobre la política, marque el Manual del empleado en la política correspondiente. Esto hará que la conversación fluya sin problemas desde el principio.
3. Considere contratar a un asesor legal si desea plantear problemas legales. Si le preocupan las acciones que la empresa podría tomar en su contra, hable primero con un abogado. Pueden brindarle información sobre sus derechos y usted puede decidir traerlos con usted en cada conversación cara a cara. Puede ser conveniente informar a Recursos Humanos sobre sus planes de contratar a un abogado si elige seguir este camino.
4. Envíe un correo electrónico por segunda vez si no ha recibido una respuesta durante una semana. Una semana generalmente se considera un tiempo apropiado antes de que pueda enviar un correo electrónico de seguimiento. Si está lidiando con un problema particularmente urgente, puede enviar un seguimiento después de 24 horas. En lugar de preocuparse por parecer un llorón, recuerde que tienen muchas responsabilidades. Es posible que necesiten un recordatorio de que usted es una de esas responsabilidades.
Método 3 de 3: Decidir si contactar o no a Recursos Humanos
1. Resuelva el problema usted mismo si puede. Si tiene un problema simple y no legal que no está relacionado con la política de la empresa, es posible resolverlo usted mismo. Si es posible, discuta el problema con su jefe o colegas, para resolver el problema con ellos. Recursos humanos apreciará los pasos que tomó para encontrar una solución antes de acercarse a ellos.
- Por ejemplo, si siente que su jefe ha programado demasiados fines de semana, hable primero con su jefe. Tampoco querrás molestar a Recursos Humanos con una queja no urgente como "No me gusta mi lugar de trabajo".`
2. Revise su manual del empleado para verificar las políticas de la empresa. Puede sentir que hay una violación de la política de la empresa. Antes de ponerse en contacto con Recursos Humanos, vuelva a leer las políticas específicas relacionadas con su problema. Deberá poder dar estos ejemplos en conversaciones que tenga con recursos humanos.
3. Comuníquese con Recursos Humanos de inmediato si está siendo acosado en el trabajo. No dude en denunciarlo si experimenta cualquier forma de acoso verbal, físico o sexual de cualquier fuente en el trabajo. Está legalmente protegido contra este tipo de comportamiento, y RRHH está obligado a ayudarlo y protegerlo.
4. Comuníquese con Recursos Humanos si sus circunstancias personales cambian. Recursos humanos puede ayudarlo a planificar los próximos cambios en su situación laboral, por ejemplo, si está de baja por paternidad. Ellos pueden asegurarse de que usted reciba todos sus beneficios y seguros. También pueden ponerlo en contacto con personas de la empresa que necesitan estar al tanto de sus circunstancias cambiantes.
5. Comuníquese con Recursos Humanos si necesita protección del gobierno. Ciertas situaciones pueden presentarse en el trabajo que dan lugar a protección o compensación por parte del gobierno. Por ejemplo, si se lesionó en el trabajo, Recursos Humanos puede ayudarlo a organizar la cobertura de sus gastos médicos.
6. Comuníquese con recursos humanos si desea ser considerado para capacitación. Los programas de capacitación o tutoría pueden estar disponibles para ayudarlo a avanzar en su carrera dentro de su empresa. HR puede brindarle toda la información necesaria sobre estas opciones y posiblemente ayudarlo con la solicitud para estos programas. Esta sería una gran oportunidad para llevar tu carrera al siguiente nivel.
7. Pida ayuda al personal con las adaptaciones requeridas. Recursos humanos también puede ayudarlo con cualquier necesidad individual que pueda necesitar en el trabajo. Su entorno de trabajo debe brindarle las mismas oportunidades de éxito que cualquier otro empleado.
8. Contacta con RRHH si estás buscando trabajo. A veces, ponerse en contacto con un representante de recursos humanos específico puede brindarle información sobre nuevas ofertas de trabajo u oportunidades para conversaciones informales e "informativas" con los empleados. También puede comunicarse con Recursos Humanos para agradecer una conversación reciente que tuvo con su empresa.
9. Prefiero no contactar a Recursos Humanos debido a quejas personales. Tenga en cuenta que RR. HH. trabaja primero para la empresa, por lo que no son las personas a las que acudir si solo quiere desahogarse. Si bien no debe dejar de informar situaciones que lo hagan sentir incómodo o discriminado, debe tener cuidado al distinguir entre problemas que son simplemente molestos o triviales, o problemas legales más serios.
Consejos
- Manténgase lo más tranquilo posible con cada correo electrónico y contacto cara a cara que tenga con Recursos Humanos. Esto ayudará a mantener conversaciones corteses y profesionales.
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