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Fecha y hora. Estos se pueden agrupar juntos, o en sus propias secciones separadas. Ubicación. Si su empresa tiene varias ubicaciones, puede anotar la dirección, pero si solo hay una ubicación, puede nombrar la sala donde se reunirá (por ejemplo,. Sala de reuniones #3). asistentes. Los títulos de trabajo suelen ser opcionales pero no obligatorios. Personas especiales que asisten. Estos podrían ser invitados especiales, oradores o líderes de reuniones. 
Por ejemplo, si queremos escribir una declaración de objetivos para una reunión de presupuesto, podemos usar esto: "Objetivo: Resuma los objetivos fiscales clave para el año fiscal 2014-2015 y discuta medidas de ahorro de costos a largo plazo. Además, el director O & O Marcus Feldman presentando los resultados de una reciente encuesta de competencia." Si alguna vez ha escrito en un contexto científico, vea la declaración de objetivos como el resumen de la reunión. Básicamente dices, en términos generales, lo que se debe discutir en la reunión, sin entrar en detalles. 
Indique cada período de tiempo con cualquiera la hora de inicio y finalización programada, o la cantidad de tiempo que desea que tome cada parte. Elija un sistema u otro y sea consistente: mezclar las cosas parece poco profesional. En otras palabras, desea marcar cada período de tiempo con la hora de inicio y finalización de ese tema de conversación, o simplemente escribir cuánto tiempo desea que dure. Por ejemplo, una regla de ejemplo podría ser "14:00 - 14:05: Introducciones y presentación" o "5 minutos: Introducciones y presentación". Sin embargo, debe evitar cambiar entre los dos sistemas. 
Para evitar vergonzosos problemas de horario, comuníquese con los invitados con anticipación para averiguar cuánto tiempo necesitará cada uno para su tema de conversación. 
Si llega al final de su reunión y nadie tiene preguntas o comentarios adicionales, siempre puede terminar la reunión antes. Muchos de sus asistentes probablemente le agradecerán por esto! 
Además, puedes comprobar que no hay errores en tu calendario, puedes hora guardar y tu visión porque perder tiempo explicando una agenda llena de errores puede estropear tu reunión y ser vergonzoso para ti, especialmente si hay personas importantes presentes. 
Sin embargo, las reuniones a menudo no salen según lo planeado, así que prepárese para compensar si alguna parte de su reunión toma más tiempo del que le gustaría. Sea flexible al discutir tanto como sea posible en el tiempo limitado que tiene para su reunión. Por ejemplo, si parte de su reunión se retrasa, puede acortar la discusión para otras partes de su reunión u omitir por completo partes relativamente poco importantes de la reunión para asegurarse de que termine a tiempo. 
Comenzar temprano también le brinda la ventaja de poder recibir comentarios sobre la agenda de su reunión. Compartir un borrador de su calendario con colegas o supervisores y solicitar su opinión puede ayudarlo a corregir fallas y agregar detalles faltantes que no estaban allí antes. Si espera hasta el último segundo para escribir su calendario, es posible que no tenga tiempo para solicitar esta retroalimentación. Si bien puede salirse con la suya escribiendo agendas para reuniones diarias regulares el día anterior a la reunión, puede llevar semanas prepararse para una reunión importante. 
Dependiendo de la importancia de la reunión, probablemente querrá darles a los asistentes la agenda al menos una o dos horas antes de la reunión. Para reuniones grandes e importantes, puede ser necesario enviar la agenda con un día o más de anticipación. Dado que las personas suelen estar ocupadas u olvidadizas, es una buena idea traer algunas copias adicionales de la agenda a la reunión en caso de que alguien olvide la suya.
Preparar la agenda para una reunión
Contenido
Una reunión ordenada requiere una agenda bien escrita. Asegúrese de que su reunión no se vuelva tan tediosa y eficiente como muchas reuniones parecen ser. Al apegarse a una agenda detallada pero flexible, puede mantener su reunión optimizada y enfocada para lograr todos los objetivos de la reunión en el menor tiempo posible. Ya sea que desee escribir su propio calendario, usar una plantilla o aprovechar al máximo uno que ya tiene, consulte el Paso 1 a continuación para comenzar!
Pasos
Parte 1 de 2: escribir un calendario
Crear un calendario desde cero
1. Comience por darle un título a su calendario. Desde la mejor literatura hasta la hoja de cálculo más seca, casi todos los documentos importantes necesitan un título, y las agendas de las reuniones no son una excepción. Su título debe decirle al lector dos cosas: primero, que él o ella está leyendo una agenda, y segundo, el tema del que trata la reunión. Una vez que haya tomado una decisión, coloque su título en la parte superior de su documento en blanco. El título no tiene que ser florido o complicado; en un contexto comercial, los títulos simples y directos suelen ser los mejores.
- Resista la tentación de usar fuentes separadas o grandes para su título. En la mayoría de los casos, querrá usar una fuente simple y decente como Times New Roman o Calibri, y hacer que su título tenga el mismo tamaño que el resto de las letras del documento (o solo un poco más grande). Recuerde que el propósito de su título es informar a los lectores sobre lo que están viendo, no necesariamente entretenerlos o distraerlos.
2. articulación "Quién?", "cierto?" y "Cuándo?" añadir datos al encabezado. Después del título, las agendas de las reuniones suelen tener un encabezado que puede variar en detalle dependiendo de qué tan formal sea su lugar de trabajo. Este encabezado suele ser una línea debajo del título. Por lo general, en el encabezado, se pone brevemente información objetiva sobre la reunión que no tiene nada que ver con el tema a tratar. Esto es para que las personas que no están presentes en la reunión sepan cuándo y dónde se llevó a cabo y quién estuvo presente. A continuación hay algunas cosas que puede agregar; independientemente de los datos que elija, asegúrese de etiquetar claramente cada parte de la información (aquí funciona bien poner el texto de la etiqueta en negrita):
3. Escriba una breve declaración con objetivos. Las reuniones que no tienen un propósito claramente definido corren el riesgo de perder un tiempo valioso cuando los asistentes deciden de qué hablar. Omita una línea después de su encabezado y use texto en negrita o subrayado para indicar la sección de sus objetivos con un título como "Objetivo" o "Meta", seguido de dos puntos o de una nueva línea. Luego describe, en unas pocas oraciones breves e ingeniosas, los puntos que se discutirán antes de la reunión. Trate de escribir alrededor de 1-4 oraciones aquí.
4. Escriba un resumen de los puntos principales de la reunión. Los horarios ayudan a combatir la tendencia de las reuniones de negocios a prolongarse demasiado. Omita una línea después de su declaración de objetivos, dé a su horario un título en negrita o subrayado y comience a crear tiempos (que deben coincidir con los puntos clave de discusión) en su horario. Para que sea fácil de leer, asigne a cada período de tiempo su propia línea.
5. Reserve tiempo en el programa para cualquier invitado especial. Cuando los invitados vengan a su reunión para discutir temas importantes, querrá reservar tiempo en la reunión para estas personas. Dale a cada invitado su propio período de tiempo, incluso si tienen más de un tema de conversación. De esta manera, cada uno puede organizar sus propios temas como lo desee.
6. Deje tiempo extra al final de la reunión para una encuesta. Durante ese tiempo, las personas pueden pedir explicaciones sobre temas confusos, expresar sus propias opiniones, sugerir temas para futuras reuniones y hacer otros comentarios. Puede hacer que esta pregunta sea explícita incluyéndola como el último elemento de su agenda, o puede plantearla usted mismo después del último punto de la reunión.
7. Puede dar una visión general de los temas de conversación si lo desea. Por lo general, el cronograma es la mayor parte de la agenda de la reunión: la parte que la gente mira para guiar la discusión. Sin embargo, aunque no es esencial hacer este esfuerzo adicional, brindar una descripción general adicional de los puntos clave puede ser muy útil para los asistentes distraídos. Una descripción general recuerda a los asistentes la organización de las ideas presentadas en la reunión y ayuda a las personas que tienen dificultades para realizar un seguimiento de cada tema mencionado. A continuación se muestra un ejemplo del tipo de descripción general que probablemente desee utilizar:
- I. Elementos de presupuesto de alta prioridad
- a. Presupuesto de viaje de los empleados
- B. Tarifas distribuidores
- I. Negociar un trato mejor?
- C. Costos de cabildeo
- Yo. Medidas para mejorar la facturación
- a. Acuerdos de servicios alternativos
- I. Presentación de opciones a los clientes
- yo. Solicitar comentarios
- B. Reinversión en tecnología móvil
- ...y así.
8. Revisar la agenda en busca de errores antes de entregarla. Debido a que algunos asistentes dependen en gran medida de la agenda de la reunión, es una muy buena idea verificar si hay errores antes de entregarla. Hacer esto no es solo un favor para los asistentes, sino que también se refleja positivamente en su atención a los detalles y el valor que le da a su puesto.
Usar una plantilla de calendario
- Si bien cada procesador de texto es ligeramente diferente, la mayoría con la capacidad de plantilla le permitirá navegar a las plantillas a través de la barra de menú en la parte superior de la ventana del programa.
- Si su procesador de textos puede usar plantillas, pero no tiene las plantillas adecuadas para las agendas de las reuniones, puede descargar una del sitio web del creador del programa. Por ejemplo, las plantillas para Microsoft Word están disponibles en la oficina.microsoft.com, mientras que puedes encontrar plantillas para Pages para Mac en la tienda de aplicaciones de Apple.
- Guardar plantillas de Word: este sitio profesional ofrece muchas plantillas de calidad para Microsoft Word.
- Plantillas de Word en línea: otro buen recurso para las plantillas de Word. Sin embargo, esta página solo ofrece algunas opciones.
- iWorkCommunity: una buena plantilla de calendario para Pages. Sin embargo, esta plantilla es para versiones anteriores de Pages (anteriores a `09).
- La App Store también tiene toneladas de plantillas para páginas. Desafortunadamente, no todos estos están disponibles de forma gratuita.
- No deje ningún campo en blanco. Nada parece más aficionado que, digamos, una línea en un horario que dice solo "Escriba aquí". Si por alguna razón hay partes de la plantilla que no desea completar, elimínelas en lugar de dejarlas en blanco.
- Por ejemplo, si cree que una plantilla en particular se ve muy bien, pero su encabezado es tan largo que distrae, siéntase libre de eliminar las secciones innecesarias del encabezado como mejor le parezca, siempre y cuando lo haga de una manera que no arruinar el diseño del documento o hacer que el calendario se vea feo.
1. Use una plantilla provista con su procesador de textos. Muchos programas de procesamiento de texto, como Microsoft Office, Pages para Mac, etc., tienen plantillas estándar para una variedad de documentos personales y profesionales, incluidas agendas de reuniones. Con estas plantillas puede crear un documento de aspecto profesional de forma sorprendentemente rápida y sencilla. Por lo general, este tipo de plantillas se organizan en secciones lógicas con un diseño estéticamente agradable: solo necesita escribir los datos relevantes en los espacios correspondientes y listo!
2. También puede descargar una plantilla de una fuente externa. Si su procesador de textos no viene con plantillas de calendario de forma predeterminada y no puede obtenerlas en el sitio oficial, no se preocupe, hay muchas plantillas gratuitas disponibles en línea. Una búsqueda simple en su motor de búsqueda preferido, por ejemplo "plantilla de agenda de reunión" le dará docenas de resultados relevantes. Sin embargo, debido a que no todos estos resultados provienen de fuentes oficiales y confiables, es importante hacer una distinción al elegir qué plantillas usar. A continuación se muestran algunos sitios externos que puede visitar:
3. Rellena los campos de tu plantilla. Una vez que haya encontrado una plantilla adecuada en su procesador de textos, o haya descargado una que le guste, todo lo que necesita hacer es completar la plantilla con la información requerida. La mayoría de las plantillas tendrán áreas claramente marcadas para escribir nombres, horas, temas de conversación, títulos de secciones, etc. Complete todos los campos relevantes para completar su agenda y verifique su trabajo en busca de errores después. A pesar de lo útiles que pueden ser las plantillas de calendario, no lo protegerán de errores ortográficos, gramaticales y fácticos.
4. Haz pequeños cambios para adaptar tu calendario a tus necesidades. Las plantillas de calendario de reuniones pueden ser muy útiles, pero no hay ninguna razón por la que deba ceñirse exactamente al estilo y diseño del calendario predeterminado. Siéntase libre de hacer cambios en el contenido y el estilo de la plantilla como mejor le parezca para asegurarse de que su agenda cumpla con los estándares que su empresa ha establecido para usted y los estándares que usted estableció para la reunión.
Parte 2 de 2: mejores prácticas para usar un calendario
1. Seleccione primero los temas más importantes. Al programar reuniones, generalmente es una buena política poner el tema más importante primero en el programa. Esto logra dos cosas. En primer lugar, permite que todos discutan estos temas importantes cuando están en su mejor momento y aún no están fatigados al comienzo de la reunión. En segundo lugar, en caso de que la reunión finalice antes de tiempo o algunos asistentes tengan que irse antes del final, asegura que los temas importantes ya se hayan tratado.
- Las reuniones no siempre salen según lo planeado. Si se eliminan temas menores y sin importancia al final de una reunión, es posible que pueda resolverlos usted mismo o programar otra reunión más tarde. Sin embargo, si no puede cubrir los principales temas de conversación, su reunión no logró algunos de sus objetivos, lo que puede ser tanto frustrante como vergonzoso para usted. Poner los temas más importantes en la parte superior de su agenda evita principalmente este problema.
2. Cíñete a tu horario, pero sé flexible. Al planificar y realizar una reunión, uno de los mayores peligros es que tarde más de lo planeado. Los empleados suelen tener una disgusto reuniones que son demasiado largas, y con razón, porque pueden ser realmente aburridas e impiden que las personas hagan un trabajo real en su lugar. Para asegurarse de que su reunión se mantenga a tiempo, vigile el reloj y, si tiene la oportunidad, cortésmente continúe diciendo algo como: "realmente necesitamos pasar al siguiente tema si queremos salir de aquí a tiempo."
3. Comience a escribir su agenda mucho antes de la reunión. Si bien los calendarios no son necesariamente tan importantes como otros tipos de documentos comerciales (como informes, hojas de cálculo de datos, diapositivas de presentación, etc.).), aún desea que su agenda se vea lo más profesional y elegante posible, especialmente si la comparte con sus colegas durante la reunión. Para asegurarse de tener suficiente tiempo para producir un documento de calidad, comience a escribir su agenda lo antes posible.
4. Compartir la agenda con los asistentes antes de la reunión. Para asegurarse de que todos se presenten a la reunión con pleno conocimiento del tema a tratar, querrá compartir la agenda con todos con anticipación. Dependiendo de la cultura corporativa en la que trabaje, esto puede significar imprimir varias copias y entregarlas en persona, o simplemente enviar el calendario por correo electrónico como un archivo adjunto. Independientemente de cómo distribuya su calendario, asegúrese de que esté libre de errores técnicos antes de enviarlo.
Consejos
- Si alguien no puede asistir a la reunión, considere una "Ausencia anunciada" sección en la parte superior de la agenda, o deje espacio para esto y simplemente anúncielo durante la reunión.
- Una excelente herramienta para un productivo la reunión está usando "DARV": Objetivos, Calendario, Roles & Responsabilidades. Su reunión primero debe ser una objetivo tener. Si solo está organizando una reunión para proporcionar información, no pierda el tiempo de las personas en reuniones. Envíales un boletín. El objetivo debe tener un componente activo y, si es posible, un producto para mostrar: "Determinar las metas trimestrales para el equipo". La agenda es una lista de temas que abordas para lograr ese objetivo, con un límite de tiempo para mantenerte encaminado. Por ejemplo "1. Consultar el estado de los goles del último cuarto (15 minutos), 2. Pedir sugerencias de objetivos (20 minutos), 3. Elija los 5 mejores goles (10 minutos), etc." Para funciones y responsabilidades, usted determina quién dirige la reunión, quién toma las actas y quién asigna los puntos de acción resultantes de la reunión.
- Si su empresa tiene un formulario especial para calendarios, use este formulario como plantilla. Para algunos lugares es esencial apegarse a la fórmula.
- Dependiendo de lo que prefieran sus colegas, puede ser útil establecer una fecha límite para que las personas propongan ideas para la agenda. Nombra una fecha y hora de cierre y respétala. Deje espacio para adiciones donde mejoren el calendario, o cuando los eventos tomen el lugar de su calendario original.
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