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Los costos directos más comunes son, como se mencionó anteriormente, mano de obra y materiales. En pocas palabras, usted paga los costos de las cosas sobre la línea de montaje, mientras que usted paga los costos indirectos sobre la línea de montaje tú mismo. 
Sea consistente con sus cuotas: si calcula los costos indirectos mensualmente, haga lo mismo con sus costos directos. Los programas de computadora como QuickBooks, Excel y Freshbooks pueden ayudarlo a mantener su lista de gastos organizada y accesible. No te preocupes por el destino exacto de cada gasto todavía. Debe ver la imagen completa de sus costos antes de poder calcular los costos generales. 
Verifique los informes de gastos y recibos anteriores para asegurarse de no perderse nada. No olvide los costos recurrentes que ocurren de manera irregular, como la renovación o la solicitud de permisos. Estos también cuentan como gastos generales. 
Si tiene una contabilidad antigua, puede usarla para calcular los costos para el próximo año. Esos números serán comparables a menos que planee hacer cambios importantes en su plan de negocios. Tome el costo promedio de los últimos 3 a 4 meses para corregir la irregularidad estadística. 
Si aún no está del todo claro, cuando piense en los gastos generales, piense en los costos en los que aún incurriría si detuviera toda la producción porque no obtiene más clientes. Si tienes un restaurante y no vienen clientes, entonces no se hace ni se sirve comida. Entonces, ¿qué hace que su restaurante funcione todos los días mientras espera que lleguen los clientes?? Actualice esta lista cada vez que incurra en nuevos costos. 
Un ejemplo: si mi empresa es de 100€.000 al mes de jabón y me cuesta 10€.000 para mantener mi oficina en funcionamiento, luego gasto el 10% de mis ventas en gastos generales. Cuanto mayor sea este porcentaje, menor será su margen de beneficio. 
Todas las empresas pagan gastos generales, pero son aquellas que administran bien sus gastos generales las que obtienen grandes ganancias. Dicho esto, los gastos generales bajos no lo son todo. Por ejemplo, si sus costos generales se gastan para promover la satisfacción de los empleados, sus empleados serán más productivos, lo que significa que puede realizar más ventas y, por lo tanto, aún podrá obtener una ganancia relativamente grande.
Calcular gastos generales
Contenido
Los costos generales son costos que paga para mantener su negocio en funcionamiento, independientemente de si hay una demanda alta o baja de su producto. Al documentar adecuadamente sus costos generales, podrá identificar mejor las formas de ahorrar dinero, cobrar un mejor precio por su producto o servicio y pensar en formas de optimizar su modelo comercial. Solo podrá aprovechar estos beneficios si reserva con mucha precisión. Así que sigue leyendo para descubrir la mejor manera de calcular los gastos generales de tu empresa.
Pasos
Método 1 de 3: Encontrar sus gastos generales
1. Comprenda que los gastos generales son costos que no están directamente relacionados con su producto. También se les conoce como costos indirectos. Por ejemplo, los costos indirectos incluyen el alquiler, el personal administrativo, las reparaciones, la maquinaria y los costos de comercialización que son esenciales para el funcionamiento de una empresa. Estos costos se incurren regularmente.
- En nuestro ejemplo, los costos indirectos, como las tarifas postales y los seguros, son necesarios para operar un negocio, pero no para producir el producto en sí.
2. Saber que los costos directos son los costos involucrados en la producción de un bien o servicio. Estos costos fluctúan dependiendo de la demanda de su producto y el precio de mercado del material requerido. Si inicia una panadería, los costos directos consisten en mano de obra e ingredientes para el pan. Si administra una clínica de salud, sus costos directos son los salarios de sus médicos, estetoscopios, etc.
3. Elaborar una lista con todos los costos de un mes, trimestre o año. Puede elegir un plazo usted mismo, pero la mayoría de las empresas realizan un seguimiento de sus costos por mes.
4. Tener en cuenta los gastos generales comunes (costes indirectos). Todas las empresas incurren en costos inevitables que incluyen impuestos, alquiler, seguros, tarifas de licencia, servicios públicos, departamentos legales y de contabilidad, personal administrativo, mantenimiento de instalaciones, etc. No dejes nada sin probar!
5. Use costos o estimaciones anteriores si aún no conoce los costos exactos. si eres un es un hombre de negocios nuevo o prometedor, entonces deberá realizar una investigación exhaustiva sobre el costo de los suministros, la mano de obra y los posibles gastos generales.
6. Divida su lista en costos directos e indirectos según su modelo de negocio. Cada empresa es diferente y depende de usted determinar a qué tipo de costos pertenece algo. Por ejemplo, los costos judiciales generalmente son costos generales, mientras que en realidad contribuyen directamente a la producción si dirige un bufete de abogados.
7. Sume todos los costos indirectos para obtener los costos generales totales. Esta es la cantidad de dinero que necesitas para seguir funcionando. En el ejemplo anterior, nuestros gastos generales serían de 16 €.ser 800. Conocer esta cifra es crucial a la hora de crear un plan de negocio.
Método 2 de 3: comprender lo que dicen los costos generales sobre su empresa
1. Calcula tu porcentaje de gastos generales. Este porcentaje muestra qué porcentaje de los costos directos, el costo de producción, consiste en costos generales. Así es como calcula su porcentaje de gastos generales:
- Divide los costos indirectos entre los costos directos. En el ejemplo anterior, nuestra relación de gastos generales es 0,35 (porque 16.800 / 48.000 = 0,35).
- Multiplique esta relación por 100 para obtener su porcentaje de gastos generales. Así que aquí está el 35%.
- Esto significa que por cada dólar gastado en producción, su empresa gasta 0,35 centavos en costos generales, como costos legales, personal administrativo, alquiler, etc.
- Cuanto menor sea su porcentaje de gastos generales, mayor será la ganancia. Entonces, un bajo porcentaje de gastos generales es bueno!
2. Utilice su porcentaje de gastos generales para comparar su empresa con empresas similares. Suponiendo que todas las empresas comparables tienen aproximadamente los mismos costos directos, eso significa que las empresas con un porcentaje de gastos generales más bajo ganan más dinero vendiendo sus productos. Al reducir su porcentaje de gastos generales, puede ofrecer sus productos más baratos o cobrar el mismo precio y obtener más ganancias.
Método 3 de 3: usar los gastos generales para mejorar su negocio
1. Divida sus costos generales por sus costos de mano de obra para ver qué tan eficientemente está usando sus recursos. Multiplique esto por 100 para calcular el porcentaje de gastos generales "utilizados" por empleado.
- Si esta cifra es baja, significa que su empresa está gastando sus gastos generales de manera eficiente.
- Si esta cifra es demasiado alta, es posible que tenga demasiados empleados.
2. Calcule qué porcentaje de su facturación se gasta en gastos generales. Divida sus gastos generales por los ingresos y multiplique ese resultado por 100 para obtener el porcentaje. Esta es una manera fácil de verificar si está vendiendo suficientes productos o servicios para continuar.
3. Trate de reducir sus gastos generales si estos números son demasiado altos. ¿Se pregunta por qué no está obteniendo muchas ganancias?? Tal vez esté pagando demasiado alquiler o necesite vender más productos para cubrir los gastos generales. Tal vez tiene demasiados empleados y no gasta su dinero lo suficientemente bien como para mantener a todos esos empleados. Utilice estos porcentajes para observar más de cerca su modelo de negocio y hacer los ajustes correspondientes.
Consejos
- Si calcula los costos generales de un período anterior, puede usar datos fijos para sus cálculos. Si desea estimar los costos generales de un período futuro, tendrá que usar promedios anteriores para hacer una buena estimación. Para calcular los costos indirectos futuros, puede, por ejemplo, estudiar varios períodos y calcular un promedio para cada artículo de costo que luego puede usar como una estimación para el futuro (cercano). Exactamente lo mismo se aplica a una estimación de los costos directos futuros. Los costos de mano de obra directa se pueden calcular multiplicando el salario promedio por hora por el número promedio de horas trabajadas durante un período determinado. El resultado, por supuesto, no es exactamente igual a los costos de mano de obra directa que pagará en el futuro, pero ciertamente estará cerca.
- El seguimiento de los porcentajes de gastos generales a lo largo del tiempo, por ejemplo, cada mes, trimestre y año, lo ayudará a normalizar las variaciones causadas por las consideraciones estacionales, los patrones de compra de los consumidores y la disponibilidad y el costo de los recursos.
Advertencias
- Los pasos detallados aquí tienen como objetivo darle una mejor idea de cómo cuantificar los datos de su empresa. Cada empresa es diferente, por lo que no se puede aplicar ningún principio aplicable universalmente para juzgar si sus costos generales son demasiado altos o demasiado bajos y si se están gastando bien o mal.
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