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Si la persona parece distraída, dígale que hablará más tarde cuando esté más disponible. Por ejemplo, si necesita hablar con alguien pero está ocupado con otra cosa, hágale saber que necesita hablar y que quiere su atención. No grites ni le grites a alguien para llamar la atención: acércate a esa persona y dirígete personalmente cuando sea posible. 
Esto es especialmente cierto cuando estás hablando con alguien de una cultura diferente a la tuya. Puede suponer que entienden la jerga u otro idioma, pero no está de más preguntar. Si alguien se ve confundido, trate de explicar mejor. 
El sarcasmo se puede malinterpretar fácilmente. Aunque puede tener la intención de ser divertido, aún puede dar lugar a malentendidos si dice lo contrario de lo que realmente quiere decir. Las personas pueden confundirse acerca de lo que realmente quieres decir. El sarcasmo también puede ser involuntariamente malo. 
Esto puede ayudar a las personas a sentirse cómodas al hacer preguntas o pedir aclaraciones. Cuando dé instrucciones, pídale a la persona que las repita para que sepa que él o ella entiende. En algunos casos, es apropiado proporcionar un breve resumen. Por ejemplo, "Para que quede claro, primero abordaremos la cuenta de Ramaker y luego tendremos una reunión rápida sobre cómo solucionar los problemas de comunicación". Comprendido?` 
Si cree que se ha equivocado en la comunicación, aproveche este momento para aclarar todo y aclarar lo que podría ser confuso. 
No solo escuche las palabras que dice la persona, sino también la información y la forma en que se comunica. Por ejemplo, la voz de la persona puede cambiar si habla de algo emotivo o se siente incómoda. 
Dejar que alguien termine su mente significa que escuchas completamente y no te importan tus propias palabras. De esa manera, la persona se sentirá más cómoda compartiendo todo y sin olvidar algo que quería decir porque la conversación se desvió. 
Si la persona sigue hablando y no quieres interrumpir, escribe la pregunta para que no te olvides de hacerla. 
Si tiende a escribir correos electrónicos o mensajes de texto largos, es probable que las personas los hojeen en lugar de leerlos por completo. Si no puede evitar sus cartas largas, considere poner las cosas más importantes primero. Tenga en cuenta que los correos electrónicos no envían señales sociales como expresiones faciales y tono de voz. Por lo tanto, use un lenguaje claro y evite el sarcasmo. Los emojis son útiles en los correos electrónicos sociales, pero no en la mayoría de los correos electrónicos comerciales. 
Si insiste en tratar varios temas al mismo tiempo, proporcione una delimitación clara. Use viñetas u organícelo de manera diferente para ayudar a aclarar el contenido. 
Prevención de la falta de comunicación
Contenido
La falta de comunicación puede ser divertida y frustrante. Si desea reducir los malentendidos, hable con claridad y no asuma nada. Verifique con la persona para asegurarse de que lo entienda. Cuando se comunique electrónicamente, sea claro, conciso e informativo. Ser un buen oyente también puede ayudar a prevenir la falta de comunicación. Mantener su enfoque en sus conversaciones puede reducir la posibilidad de falta de comunicación.
Pasos
Parte 1 de 3: comunícate claramente
1. Piensa antes de hablar.Pensando primero en lo que vas a decir ¿Puedes organizar tus pensamientos y prepararte para decir algo significativo?. Especialmente si estás a punto de tener una conversación importante, asegúrate de que tus palabras estén en orden para que puedas decir lo que quieres decir.
- Recuerda que tu actitud y tono pueden transmitir mucho. Limite su atención al tema y trate de no desviarse de él.
- Si tiene problemas para decir lo que quiere decir, anote algunos puntos para asegurarse de no olvidar lo que quiere decir.
- Haz una pausa consciente antes de hablar. A menudo tenemos una tendencia a saltar de cabeza en una conversación, pero si tomamos descansos deliberadamente y nos tomamos unos momentos para organizar nuestros pensamientos antes de hablar, es más probable que nuestra comunicación sea clara y que los espectadores estén dispuestos a escuchar.
2. llamar la atención. Tener la atención de una persona significa asegurarse de que escuche y comprenda lo que está diciendo. Haz contacto visual y asegúrate de que la persona esté escuchando. Si la otra persona está distraída u ocupada con otra cosa, pide su atención o inténtalo en otro momento. Si la otra persona parece distraída con otra cosa, pide atención diciendo "Quiero asegurarme de que entiendas" o "Apreciaría toda tu atención".
3. Comprueba tus suposiciones. Puedes asumir que todos entienden lo que dices o lo que les pides que hagan, pero solo para estar seguro, aclara cualquier cosa de la que la persona no esté segura. Por ejemplo, si está dando instrucciones, explique lo que la persona aún debe hacer para prepararse. Puede sobreestimar o subestimar el conocimiento o las habilidades de alguien, por lo que es mejor preguntar.
4. Ser cortés. Ser cortés en la comunicación significa ser abierto, honesto y amistoso. No dices nada que pueda ser pasivo-agresivo, sarcástico o hiriente hacia o sobre la persona con la que estás hablando. Concéntrese en ser amable y decir lo que quiere decir de una manera que sea fácil de entender. Si interrumpes a otras personas, eres grosero o irrespetuoso, no te comunicarás de manera efectiva.
5. Comprobar la comprensión. Comprueba si la persona te ha entendido. Usted hace esto simplemente preguntando: `¿Está claro?` o: `¿Tienes alguna pregunta??Esto le da a la persona la oportunidad de expresar cualquier duda o problema que pueda tener.
6. Hacer un seguimiento. Verifique con la persona con la que se está comunicando para asegurarse de que se haya comunicado claramente. Por ejemplo, si enviaste un correo electrónico, envía otro preguntando "¿Cómo estás?? Tiene usted alguna pregunta?` Si ha hablado con alguien, pregúntele unos días después: `Solo comprobaba. Todo bien?`
Parte 2 de 3: ser un buen oyente
1. Comprender el lenguaje corporal. Gran parte de la comunicación es no verbal. Préstale atención; puede ser muy importante. Mantenga el contacto visual y preste atención a cualquier cambio en su propio contacto visual o en el contacto visual de la otra persona. Preste atención a la postura y las expresiones faciales de una persona y vea si hay alguna contradicción. Si nota alguna diferencia, vuelva a preguntar o solicite una aclaración.
2. escucha cuidadosamente. Presta toda tu atención cuando alguien hable. Muchas personas tratan de pensar qué decir a continuación, pero se mantienen involucradas con la persona que está hablando. Las personas aprecian cuando se sienten escuchadas y comprendidas, y una de las mejores maneras de hacerlo es a través de la escucha activa. Gira tu cuerpo hacia ellos e inclínate hacia ellos. No se distraiga (por ejemplo, con teléfonos móviles) y manténgase presente con la persona.
3. No interrumpas a los demás. Cuando alguien más esté hablando, haz tu mejor esfuerzo para no interrumpirlo. Deje que la persona termine sus pensamientos antes de agregar o decir algo más. Esto demuestra que estás escuchando y que te importa lo que dice la persona. Si tiendes a interrumpir a las personas con frecuencia, es posible que se sientan frustradas y no digan todo lo que les gustaría decir.
4. Hacer preguntas. Si algo no está claro o si no entiende completamente algo, asegúrese de hacer una pregunta al respecto. Trata de decir algo como "¿Podrías aclarar lo que quieres decir con ___?` o `No estoy seguro de entender ___. ¿Puedes explicar eso??`
Parte 3 de 3: comunicación electrónica
1. Organizar la información. Si está tratando de transmitir información, debe asegurarse de que la información llegue a la persona de manera efectiva. Por ejemplo, si está planeando un evento, debe proporcionar detalles importantes: lugar, hora y lo que las personas deben traer. Brinde instrucciones o pasos claros para que las personas sigan y asegúrese de que la información sea clara.
- Antes de enviar la información o invitación, por favor, compruebe que contiene toda la información necesaria.
2. Usa menos palabras. Cuando se comunique a través de mensajes de texto o correo electrónico, vaya al grano. Un correo electrónico largo puede confundir lo que quieres transmitir. Por ejemplo, si hace una solicitud, vaya directo al grano y haga su solicitud. Puede decir por qué se debe realizar la solicitud, pero no continúe para siempre. Simplemente diga lo que necesita y finalice el correo electrónico poco después.
3. Concéntrate en un tema. Mantenga el mensaje lo más simple posible. No divagues ni entres en muchos detalles adicionales, y no abarques varios temas en un solo correo electrónico. Es mejor concentrarse en un elemento o tema a la vez que en muchas cosas en un solo correo electrónico. Si tiene varias cosas que discutir, discuta una a la vez por correo electrónico. De esa manera, la persona puede borrar cualquier correo electrónico cuando haya terminado con cada tema, sin olvidar hacer o cubrir nada.
4. Ve al grano. Si bien está bien comenzar tus correos electrónicos con "¿Cómo estás??` o alguna otra amabilidad, no pierdas demasiado tiempo hablando de algo que no tiene nada que ver con lo que quieres transmitir. Concéntrese en su solicitud o en la información que desea compartir con la persona. No te andes con rodeos y no hagas una presentación larga. En lugar de eso, ve al corazón de lo que quieres o necesitas decir.
Consejos
- Asegúrate de no usar sarcasmo en chats, mensajería instantánea o correos electrónicos sin emojis. El sarcasmo a menudo no se comunica bien a través de mensajes de texto, así que es mejor hacerlo en persona.
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