Instrucciones de paso a paso gratis 
El tiempo de una tarea grande no es útil sin mirar las partes que componen la tarea. Si analiza los componentes, puede buscar ineficiencias. No vas a retrasar a la persona, solo estás abortando la tarea con fines de registro. Por ejemplo, si el trabajo es revisar el correo, entonces los componentes pueden incluir caminar hasta el departamento postal, recoger el correo, devolver el correo al escritorio, abrir sobres, leer el correo y tirar o manipular cualquier carta. Puede ser útil observar en grupo. De esa manera, puede pedirle a una persona que trabaje con el cronómetro, a una persona que tome el tiempo y a una persona que tome notas. También puede aplicar este enfoque a usted mismo. En ese caso, anota cada parte a medida que lo haces. 
Probar la tarea por un período de tiempo. Por ejemplo, puedes probarlo durante una semana o incluso un mes. 
La clave es encontrar el nivel de detalle adecuado. No desea ser demasiado detallado, ya que no es útil medir el tiempo que se tarda en presionar un solo botón. Pero tampoco desea trabajar de manera demasiado amplia, porque entonces no tendrá suficientes datos para trabajar en la eficiencia. Digamos que revisas tu correo electrónico. Puede dividir esto en iniciar sesión en su computadora y correo electrónico, eliminar el correo electrónico no deseado sin abrirlo, leer correos electrónicos, redactar respuestas y organizar el correo electrónico en carpetas. 
Para mayor precisión, incluya los datos de varios días. 
Si revisa y lee constantemente el correo electrónico a lo largo del día, distrae constantemente su mente de lo que sea que esté haciendo. A menudo es mejor hacer todas las tareas a la vez, como leer correos electrónicos por la mañana, por la tarde y justo antes de dejar de trabajar. 
Por ejemplo, si tiene que almacenar documentos en otra habitación fuera de su oficina todos los días, considere hacerlo todo a la vez. Caminar constantemente de un lado a otro le quita tiempo que podría dedicar a otras tareas. ">
Realizar un estudio de tiempos y movimientos
Contenido
Se utiliza un estudio de tiempos y movimientos para analizar la eficiencia laboral a través de la observación y el momento de las tareas. Puede ayudarlo a ver dónde podría ser más eficiente su día, ahorrándole tiempo y energía, algo que todos pueden usar! Puedes realizar uno por ti mismo u observar a otra persona. Primero debe decidir qué método usar, desde la observación en tiempo real hasta un enfoque de muestreo, y luego observa y cronometra la tarea. Una vez que haya completado la investigación, puede usar los datos para crear un proceso de trabajo más eficiente.
Pasos
Parte 1 de 3: elegir un método para registrar datos
1. Use `muestras de trabajo` si tiene poco tiempo. Con este enfoque observas a la persona en ciertos momentos en lugar de continuamente. Los intervalos pueden ser regulares o aleatorios. Observa a la persona durante un período de tiempo y luego extrapola de las muestras cuánto tiempo dedica a cada tarea. Este tipo de investigación funciona mejor en tareas que tienen menos componentes o empleados que generalmente realizan menos tareas diferentes.
- Por ejemplo, si el trabajo principal de alguien es la facturación, el muestreo aleatorio podría funcionar porque cada vez que se registra, obtiene una instantánea de lo que está haciendo la persona. Una vez que tenga todos los datos, puede averiguar en qué tarea o parte la persona pasa más tiempo observando con qué frecuencia y durante cuánto tiempo aparece en cada muestra aleatoria.
- La ventaja de este método es que puede observar a más de una persona en un período de tiempo dado rotando a cada persona.
- Si está usando este método usted mismo, configure una alarma para que suene a intervalos específicos para que pueda registrar lo que está haciendo durante un período de tiempo específico.
2. Observa la tarea en tiempo real para hacer preguntas. En este enfoque, usted está en la habitación con la persona que realiza la tarea. Observe lo que hacen y divida la tarea en partes más pequeñas mientras registra los tiempos. Cada parte debe tener sentido como un todo sin ser tan detallada que no puedas seguir el ritmo.
3. Grabe un video para ayudar al participante a actuar de una manera más natural. En lugar de observar las tareas en tiempo real, grabas un video. De esa manera, puede volver más tarde y analizar cuánto tiempo lleva cada tarea. No te perderás mucho ya que siempre puedes rebobinar el video para ver algo nuevamente.
4. Grabe un video de usted mismo para un examen más detallado. Si investiga usted mismo, este enfoque será mucho más fácil que los otros dos. Coloque una cámara en un trípode en un lugar que pueda capturar lo que está haciendo. Haga que la cámara grabe mientras realiza alguna tarea, como escribir un informe.
Parte 2 de 3: Realización de la investigación
1. Crear una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los datos. Necesitas un lugar para escribir cuál es la tarea, y una hoja de cálculo es ideal. También necesita un lugar para llevar la cuenta del tiempo. Los trabajos a menudo se ejecutan en lotes. Si es así, deberá registrar el tiempo de cada parte de cada tarea en algún lugar. Todo lo que necesita son algunas casillas numeradas para esta parte. También agregue una columna para notas.
- Por ejemplo, si la tarea es revisar el correo electrónico y uno de los componentes está leyendo el correo electrónico, registre el tiempo que lleva leer cada correo electrónico en las casillas numeradas junto al componente.
2. Divide el trabajo en pequeñas categorías. Parte de realizar una encuesta de tiempo y movimiento es averiguar exactamente cuánto tiempo se dedica a cada tarea. En general, la única forma de mejorar la eficiencia es observar las pequeñas acciones dentro de cada tarea. Mientras se realiza el trabajo, identifique cada parte de la tarea y escriba una breve descripción.
3. Lleve un registro del tiempo para cada tarea. Comience con un cronómetro. Mantenga un registro del tiempo para cada parte de la tarea, indicando el tiempo que tomó completar cada parte. A menudo es más fácil simplemente detener e iniciar el temporizador, según el tiempo transcurrido. Puede volver más tarde y averiguar cuántos segundos se gastaron en cada tarea.
4. Lleve un registro del tiempo usando la grabación de video. Al usar un video, debe detener e iniciar el video para cada parte que desee cronometrar. Así tienes tiempo para anotar tus apuntes y los tiempos de cada parte.
Parte 3 de 3: analizar los resultados y realizar cambios
1. Calcular el promedio de los tiempos para cada componente. Cuando haya terminado, tome los tiempos para cada parte y encuentre el promedio. Para encontrar un promedio, sume todas las veces de un evento y divida la suma por la cantidad de veces en ese grupo.
- Por ejemplo, si lee correos electrónicos como parte, los tiempos podrían ser 65 segundos, 210 segundos, 240 segundos, 39 segundos y 354 segundos. Suma los números: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 = 908. Divide la suma por el número de veces. En este caso, son cinco, así que divide 908 entre cinco y obtendrás un promedio de 181,6 segundos por correo electrónico.
2. Determinar el tiempo promedio para la tarea. La forma más fácil de encontrar el tiempo promedio para toda la tarea es sumar todos los promedios de las partes. Eso le dará el promedio de toda la tarea.
3. Asigna un valor alto o bajo a tus tareas. Asignar un valor alto o bajo a cada tarea puede ayudarlo a priorizar lo que es importante. No tiene que asignar un número, solo tiene que marcarlos como valor alto o bajo. Por ejemplo, responder correos electrónicos en el trabajo puede ser importante, pero a menos que esté en el servicio de atención al cliente, probablemente valga menos que completar un informe importante.
4. Reduzca las tareas de poco valor y que consumen mucho tiempo. Después de calificar sus tareas, vea qué tareas consumen mucho tiempo pero tienen poco valor en general. Esas son las tareas en las que tienes que pensar en una forma de reducirlas. También es importante observar las tareas que requieren mucho tiempo, pero que tienen un alto valor. No hay nada de malo en tratar de hacer que estas tareas sean más eficientes.
5. Cuidado con la multitarea. La multitarea en muchos casos hace que las tareas individuales tomen más tiempo porque no puede prestarle toda su atención a ninguna de las tareas. En los casos en los que realiza múltiples tareas, como ir y venir entre el correo electrónico y escribir un informe, debe intentar cambiar eso. Establece un período en el que solo hagas una cosa. Si está escribiendo un informe, ignore sus correos electrónicos.
6.Busque cosas que son ineficientes para reducir. A menudo encuentra tales problemas en las rutinas que cronometra y describe. Eliminar el comercio ineficiente puede ayudarlo a trabajar mejor y hacer más en el tiempo que tiene.
Artículos sobre el tema. "Realizar un estudio de tiempos y movimientos"
Оцените, пожалуйста статью
Similar
Popular
