Delegar

1. Deja tu ego a un lado. Un gran obstáculo mental en el camino hacia la delegación es la idea de que si quieres hacer algo bien, es mejor que lo hagas tú mismo. No eres la única persona en la tierra que puede hacerlo de la manera correcta. Usted está quizás el único que puede hacerlo bien en este preciso momento, pero si te tomas el tiempo de entrenar a alguien, eventualmente podrá hacerlo bastante bien. Tal vez la otra persona pueda hacerlo incluso más rápido o mejor que tú y eso no solo es algo que aceptar, sino también algo que agradecer.

• Piense de manera lógica y realista: ¿puede hacer este trabajo usted mismo?? Tendrá que trabajar hasta la muerte para poder combinar este trabajo con sus responsabilidades normales? Si es así, será mejor que te asegures de delegar parte de tu trabajo. No hay necesidad de avergonzarse o sentir que no es lo suficientemente bueno; de hecho, está haciendo su trabajo de manera más eficiente cuando busca ayuda cuando la necesita.

2. No espere a que la gente se ofrezca como voluntaria. Si tiene problemas para delegar tareas, es posible que sufra el llamado síndrome del mártir leve: todo puede ser demasiado para usted y, a menudo, se pregunta por qué las personas ni siquiera se ofrecen a ayudarlo. Sea honesto con usted mismo: cuando lo hagan, no rechace su ayuda, más o menos automáticamente o por cortesía, la mayor parte del tiempo? Preguntándome por qué no empujaron un poco más? ¿Siente que si sus roles fueran invertidos, probablemente ayudaría a esos otros sin dudarlo?? Si haces estas preguntas con "sí" tendrá que trabajar en su capacidad para controlar la situación. Cuídalo tú mismo que obtenga la ayuda que necesita, y no espere a que le llegue la ayuda, porque es posible que no llegue en absoluto.

3. Deja de ver una solicitud de ayuda como algo negativo. Muchas personas se sienten incómodas al tener que pedir ayuda. Puede sentirse culpable, o sentir que es una carga para los demás, o avergonzarse porque (por alguna razón) cree que debería poder resolver todo usted mismo.

4. Aprende a confiar en los demás. Si tiene miedo de delegar porque no cree que nadie pueda hacer un trabajo tan bien como usted, piense en dos cosas: primero, el hecho es que con suficiente práctica, casi cualquiera puede llegar a ser bueno en algo, y segundo, usted tal vez no sean para nada un talento mundial como podrías pensar. Cuando delega trabajo, no solo libera tiempo para usted, sino que al mismo tiempo le da a la persona que lo ayuda la oportunidad de practicar una nueva habilidad o hacer un nuevo tipo de trabajo. Sea paciente: si le da suficiente tiempo, su asistente probablemente hará el trabajo que le ha delegado tan bien como usted podría haberlo hecho. A menos que el trabajo que está delegando sea muy importante, probablemente no será un problema si su asistente aprende a hacerlo bien con el tiempo. Si el trabajo es muy importante, es mejor pensarlo bien antes de delegarlo!

1. Rodar la pelota. El primer paso es el más difícil, pero al mismo tiempo el más importante. Debe dar el paso y pedirle a alguien que lo ayude (o, si usted es el supervisor, decirle a alguien que él o ella deber ayudar.) No te sientas culpable por esto: siempre que seas educado, agradable y elegante, no hay nada de grosero en pedir (o dar instrucciones) a alguien que te ayude. Trate de ser amable y comprensivo sin perder de vista la gravedad de su solicitud.

• Si no está seguro de cómo pedirle específicamente a alguien que haga parte de su trabajo por usted, trate de que sea breve y sencillo. Por ejemplo, di algo como: "Oye, ¿podría hablar contigo un segundo?? Me preguntaba si podría ayudarme a instalar esa gran pila de discos duros que acabamos de recibir. no puedo porque hoy no estoy en la oficina. ¿Puedes tal vez ayudarme??" No presione al ayudante, pero asegúrese de que sepa que se necesita su ayuda.
• Pide ayuda y (probablemente) la obtendrás. No tengas miedo de delegar porque crees que parecerás grosero o autoritario. Míralo de esta manera: ¿cómo te sientes cuando otros te piden que hagas algo por ellos?? ¿Se siente insultado o tratado injustamente?? ¿O estás (normalmente) demasiado dispuesto a ayudar? Este último es probablemente el caso!

2. No te tomes una negativa como algo personal. A veces, las personas simplemente no pueden ayudarte sin importar cuánto lo deseen; es una pena, pero es cierto. Esto puede deberse a varias razones: la más común es que la persona que te pide ayuda ya esté muy ocupada con su propio trabajo. No lo tomes como algo personal: solo porque alguien no pueda (o no quiera) ayudarte en este momento, no significa que te odie. Por lo general, solo significa que la otra persona está ocupada o es demasiado perezosa para eso, nada más y nada menos.

3. Delega el objetivo final, no el procedimiento. Esta es la clave para no convertirse en la pesadilla de lo que se conoce como micromanager. Establezca pautas claras sobre el tipo de resultado que espera y muestre a la otra persona cómo hacerlo, pero también diga que la otra persona puede hacerlo a su manera, siempre que se haga bien y a tiempo.

4. Esté preparado porque tendrá que capacitar a su asistente. En casi todos los casos necesitarás dedicar un poco de tu tiempo a enseñar a la persona que te va a ayudar a realizar la tarea que le has delegado, aunque sea un trabajo relativamente sencillo. Recuerde que los procesos que pueden parecer bastante simples y directos para usted pueden no ser tan simples para alguien que nunca los ha tratado antes. Esté preparado no solo para explicar paso a paso a su asistente el trabajo que le ha delegado, sino también para responder con paciencia cualquier pregunta que pueda querer hacerle.

5. Determinar qué herramientas se necesitan para completar la tarea. Es posible que tenga a su disposición ciertas herramientas que son necesarias para realizar la tarea, mientras que la persona a quien le encomienda la tarea puede no tener acceso a ellas. Cosas como datos protegidos con contraseña, dispositivos especializados y algunas otras herramientas pueden ser necesarias para realizar el trabajo, así que asegúrese de que su asistente tenga todo lo que necesita para realizar el trabajo con éxito.

6. Comprenda que su ayudante no puede hacer más de una cosa a la vez. Mientras su asistente lo está ayudando, esa persona no está cumpliendo con sus responsabilidades habituales. Recuerda que tu asistente probablemente tenga una agenda ocupada, al igual que tú. Hágase la siguiente pregunta: ¿qué tipo de trabajo dejará atrás para hacer su trabajo?? Al delegar una tarea a alguien, asegúrese de saber la respuesta a esta pregunta.

7.Se paciente. Quienquiera que delegue cometerá errores de todos modos mientras aprende a realizar la nueva tarea. Eso es parte del proceso de aprendizaje, así que inclúyalo en su horario. No delegue una tarea asumiendo que su asistente hará el trabajo a la perfección a menos que él o ella ya tenga conocimientos y experiencia demostrables en el área en cuestión. Si el resultado de un proyecto no es exactamente como usted quería porque su pareja no pudo completar una tarea completamente nueva que usted le delegó perfectamente, entonces es culpa suya, no de él o ella. Asegúrese de que la persona que lo está ayudando pueda confiar en usted para que el trabajo delegado se convierta en una experiencia de aprendizaje interesante para ellos, no en algo que deba temer.

8.Prepárese para problemas predecibles. Configure planes de respaldo y esté listo para intervenir si algo sale mal. Sepa qué sucederá si se pierde un momento importante o una fecha límite. Obstáculos y desafíos inesperados están constantemente presentes, ya sea que esté en el trabajo o en casa, incluso la tecnología falla a veces. Asegúrese de que su asistente pueda confiar en que si sucede algo inesperado, usted lo comprenderá y lo ayudará a cumplir con el plazo; no culpe a su asistente por el primer problema.

9. Reconoce la ayuda de tu asistente cuando se lo merece. Delegar tareas en otra persona es necesario si cada vez tienes que asumir más responsabilidades. Pero es contraproducente si delegas una tarea, dejas que tu asistente trabaje duro en ella y luego te llevas todo el crédito. Reconocer y elogiar los esfuerzos que otros han hecho en su nombre.

10. Decir: "Gracias." Cuando alguien hace algo por ti, es importante agradecerle, reconocer la importancia de su ayuda y hacerle saber a la persona que te ayudó que la aprecias. Si no lo hace, dará una mala impresión, aunque no sea. Recuerda que la gente no puede leer tu mente. La posibilidad de que alguien te ayude de nuevo es mucho mayor si se siente apreciado.